Создание шаблона письма в MS Word в соответствии c новым ГОСТ Р 7.0.97-2025

С 18 августа 2025 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.97-2025[1]. В статье расскажем, как разработать шаблон письма на угловом и продольном бланках в MS Word (версия 2019 года) в соответствии с требованиями обновленного стандарта. А также обратим внимание, какие именно изменения внесены в ГОСТ Р 7.0.97-2025 относительно утратившей силу редакции стандарта 2016 года.

Шаблон письма на продольном бланке

Начнем с разметки шаблона письма на продольном бланке и расположения реквизитов на нем (рис. 1).

Напомним, что для указания параметров полей, отступов, интервалов шаблона необходимо работать со вкладкой Макет (рис. 2).

Требования к оформлению документов в ГОСТ Р 7.0.97-2025 

При разработке шаблона письма необходимо учесть следующие требования к оформлению документов, зафиксированные в ГОСТ Р 7.0.97-2025.

• Гарнитуру и размеры шрифтов, которые компания будет использовать в официальной переписке и локальных нормативных актах, отныне определяет сама компании. Рекомендуемые размеры шрифтов – № 12, 13, 14. При оформлении таблиц, а также реквизитов 8 (Справочные данные об организации) и 25 (Отметка об исполнителе) можно использовать шрифты меньших размеров (ранее это касалось только оформления таблиц).
• Длина самой длинной строки реквизита на угловом бланке – не более 8 см (ранее было 7,5 см).
• Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
• Абзацный отступ – 1,25 мм.
• Локальными нормативными актами компании может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов бланка, а также фрагментов текста полужирным начертанием. Ранее это касалось конкретных реквизитов: «Адресат», «Заголовок к тексту», «Подпись».
• Реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» помещаются посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа). Также реквизит «Товарный знак (знак обслуживания)» может быть размещен слева на уровне реквизита «Наименование организации».
• В реквизите «Справочные данные об организации» указываются почтовый адрес организации, номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес сайта в сети Интернет. Исключено дополнение о том, что может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом.
• Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем шрифтом меньшего размера. В ГОСТ Р 7.0.97-2025 сделано уточнение, что в случае оформления реквизита шрифтом меньшего размера рекомендуется использовать кегль на два пункта меньше, чем основной текст.

Кроме того, хочется отметить, что в ГОСТ Р 7.0.97-2025 наконец-то сделано верное уточнение относительно грифа об ограничении доступа к документу. В новом стандарте реквизит 14 называется «Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу».

Также в перечне реквизитов появился новый реквизит: 31 – штрих-код (QR-код) документа. В компаниях с обширной перепиской он уже активно используется.