Этой статьей мы завершает тему количественных показателей оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. Организациям, оказывающим услуги, важно оперативно обрабатывать заказы, а также оперативно выполнять работу. Рассмотрим, какие возможности СЭД позволяют ускорить эти процессы.
Используя СЭД, можно сократить время обработки заказов на 25–50 % и сроки исполнения заказов и предоставления услуг на 25–40 %.
Сокращение времени обработки заказов возможно за счет следующих действий:
- централизации приема заказов в СЭД;
- использования шаблона заказа с предопределенным сроком обработки, участниками и маршрутом обработки.
Рассмотрим подробнее суть каждого действия и разберем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.
Работа с заказами клиентов
Централизация приема заказов в СЭД
Заказы от внешних клиентов могут поступать по следующим каналам:
- через форму заявки на портале организации;
- в виде запроса предложения по внешнему юридически значимому электронному документообороту;
- по электронной почте и др.
Важно, чтобы они аккумулировались в СЭД независимо от способа поступления.
Многие сервисные компании организуют прием заявок со своего официального сайта (рис. 1). В дальнейшем полученные заявки передаются непосредственно в СЭД.
Другим популярным каналом приема заявок остается официальный адрес электронной почты организации, откуда поступающие заявки переносятся в СЭД уже в виде документов (рис. 2).
Удобство приема заказов по разным каналам и передача их в СЭД обеспечиваются интеграцией интернет-портала организации, почтового клиента, платформы оператора электронного документооборота с СЭД (рис. 3).
[1] См.: Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем операционные и административные расходы. Часть 1 // Секретарь-референт. 2025. № 1. С. 21–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время на документирование и трудозатраты сотрудников. Часть 2 // Секретарь-референт. 2025. № 2. С. 23–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем трудозатраты делопроизводственного персонала. Часть 3 // Секретарь-референт. 2025. № 3. С. 31–38. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем трудозатраты делопроизводственного персонала. Часть 4 // Секретарь-референт. 2025. № 4. С. 21–28. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем сроки прохождения документов в организации. Часть 5 // Секретарь-референт. 2025. № 5. С. 33–39. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: ускоряем получение управленческой отчетности по документообороту. Часть 6 // Секретарь-референт. 2025. № 6. С. 29–37. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем потери документов. Часть 7 // Секретарь-референт. 2025. № 7. С. 25–33. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время поиска документов. Часть 8 // Секретарь-референт. 2025. № 8. С. 29–35. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время согласования документов. Часть 9 // Секретарь-референт. 2025. № 9. С. 21–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время подписания документов. Часть 10 // Секретарь-референт. 2025. № 10. С. 29–33. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: ускоряем исполнение документов и поручений. Часть 11 // Секретарь-референт. 2025. № 11. С. 33–40.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам