За кулисами новогоднего чуда: как семейный офис готовит дом к празднику

Подготовка к Новому году или любому другому торжественному событию (дню рождения, юбилею, свадьбе и т.д.) в частной резиденции или семейном офисе – комплексный управленческий проект, требующий точного планирования, слаженности действий и высокого уровня сервиса. Хотя многие могли воспринимать такой процесс как эстетическую задачу. В отличие от корпоративных мероприятий, в праздниках семейного офиса внимание сосредоточено не на массовом эффекте, а на создании уюта, гармонии и индивидуальности, отражающей стиль и настроение владельца семейного офиса[1] и его семьи.

Роли ассистента и управляющего, их взаимодействие и зоны ответственности

Для профессионального ассистента и управляющего резиденцией любой праздник – это экзамен на организационные способности и управленческую зрелость. Применительно к Новому году от взаимодействия этих специалистов зависит, будет ли дом к 31 декабря выглядеть безупречно, а атмосфера – естественной и ненавязчивой.

В структуре семейного офиса ключевые фигуры – ассистент и управляющий загородным домом / резиденцией. Они работают в тесной связке, координируя процесс и контролируя его на месте, при этом обеспечивая баланс между его всему его составляющими.

Ассистент выполняет функции координатора:

• взаимодействует с руководителем и подрядчиками;
• ведет календарь проекта и финансовую отчетность;
• контролирует сроки и качество визуальных решений;
• оформляет документы и акты приемки;
• информирует управляющего о ключевых этапах.

Управляющий загородным домом работает непосредственно на объекте:

• контролирует подготовку дома и доступ подрядчиков;
• следит за монтажом и технической безопасностью;
• проверяет исправность электрики и освещения;
• фиксирует этапы и принимает работы;
• организует демонтаж и хранение декора.

Обратите внимание! Если должности управляющего резиденцией (property manager) нет в структуре – все задачи берет на себя ассистент.

Этапы реализации праздничного проекта

Любое праздничное событие начинается с планирования. Вы должны так выстроить процесс, чтобы сократить издержки и снизить риски. Оптимальная модель подготовки к празднику строится по принципу «проектного цикла».

На организацию события надо заложить примерно 2–2,5 месяца. Далее на примере празднования Нового года покажем основные этапы проекта.

Планирование новогоднего сезона в семейных офисах традиционно начинается в октябре. Период в 2–2,5 месяца позволяет спокойно согласовать концепцию, выбрать подрядчиков, закупить декор и спланировать монтажные работы без суеты и аврала. Ниже покажем, как должна выглядеть дорожная карта проекта «Украшение загородного дома шефа к Новому году».

Таким образом, реализация любого праздничного проекта состоит из следующих этапов:

1. Постановка задачи. Выбор концепции. Согласование бюджета.
2. Подбор подрядчиков. Заключение договора.
3. Подготовка площадки.
4. Монтаж и проверка готовности.
5. Финальная приемка и настройка атмосферы.
6. Проведение праздника и пост-мероприятия.