Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: ускоряем исполнение документов и поручений. Часть 11

Продолжаем тему оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1].

В предыдущей статье цикла мы рассмотрели процесс подписания документов и разобрали факторы, позволяющие его ускорить. Сегодня поговорим, какие возможности СЭД помогают ускорить исполнение документов и поручений и не допустить просрочки исполнения.

Используя СЭД, можно снизить уровень нарушения сроков исполнения документов и поручений на 50 %. Своевременное исполнение документов и поручений возможно за счет следующих действий:

• наличия системы контроля исполнительской дисциплины в организации;
• контроля исполнения поручений по документам и иных поручений по срокам и по существу;
• использования инструментов мониторинга за показателями исполнительской дисциплины;
• удобного интерфейса контроля исполнительской дисциплины сотрудников с рабочего места руководителя.

Подробно рассмотрим суть каждого действия и разберем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.

Наличие системы контроля исполнительской дисциплины в организации

Есть некоторое количество небольших организаций, где контроль исполнительской дисциплины как функция документационного обеспечения управления отсутствует. Если же организация растет и количество сотрудников увеличивается, то, как следствие, увеличивается объем документооборота и количество поручений по документам и тем самым повышается риск их неисполнения. Цена такого риска для организации может быть очень высока. В связи с этим приходит осознание необходимости создать систему контроля исполнения документов и поручений. В рамках решения этой задачи необходимо ответить на два вопроса:

1. Исполнение каких документов нуждается в контроле?

2. Кто будет осуществлять контроль?

По первому вопросу могут быть выделены отдельные, наиболее важные виды документов, подлежащие контролю, например, входящие письма от управляющей компании, запросы надзорных органов, обращения граждан и др. Возможен и другой подход: контролируется всё, что требует исполнения, – входящие письма, требующие ответа, поручения по приказам и протоколам, решения коллегиальных органов и др.

По второму вопросу, как правило, устанавливают децентрализованную систему контроля исполнения, при которой документы и поручения руководства контролируются секретариатом либо группой контроля службы делопроизводства, а документы и поручения структурных подразделений – ответственными за делопроизводство этих структурных подразделений.

Оба момента закрепляются в положении о делопроизводстве либо в отдельном локальном нормативном документе – положении о контроле исполнения документов и поручений. В них также отражаются типовые сроки исполнения документов, инструменты для контроля, форматы отчетности по исполнительской дисциплине.

Безусловно, наиболее подходящей технологией контроля исполнительской дисциплины является использование возможностей СЭД. На контроль можно поставить объект системы: карточку документа, задачу, действие.

С помощью СЭД осуществляются все этапы контроля исполнения документов и поручений. Перечислим их.

Постановка документов и поручений на контроль. Документы ставятся на контроль автоматически, если в локальном нормативном акте предусмотрен контроль для этого вида документа, либо в индивидуальном порядке, если требование контроля содержится в резолюции руководителя (рис. 1). При этом определяется конкретный контролер.

---

[1] См.: Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем операционные и административные расходы. Часть 1 // Секретарь-референт. 2025. № 1. С. 21–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время на документирование и трудозатраты сотрудников. Часть 2 // Секретарь-референт. 2025. № 2. С. 23–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем трудозатраты делопроизводственного персонала. Часть 3 // Секретарь-референт. 2025. № 3. С. 31–38. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем трудозатраты делопроизводственного персонала. Часть 4 // Секретарь-референт. 2025. № 4. С. 21–28. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем сроки прохождения документов в организации. Часть 5 // Секретарь-референт. 2025. № 5. С. 33–39. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: ускоряем получение управленческой отчетности по документообороту. Часть 6 // Секретарь-референт. 2025. № 6. С. 29–37. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем потери документов. Часть 7 // Секретарь-референт. 2025. № 7. С. 25–33. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время поиска документов. Часть 8 // Секретарь-референт. 2025. № 8. С. 29–35. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время согласования документов. Часть 9 // Секретарь-референт. 2025. № 9. С. 21–29. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время подписания документов. Часть 10 // Секретарь-референт. 2025. № 10. С. С. 29–33.