5 ошибок в обращении с приказами: как их избежать

Ошибки, которые чаще всего допускают секретари и другие сотрудники при работе с приказами организации, разнообразны. Но мы рассмотрим те, которые действительно могут повлечь за собой последствия. Не обязательно это будет штраф. Беспорядок в документах или часы, затраченные на поиск какого-то приказа за прошлый год, – тоже немалое наказание для уважающей себя компании.

В статье мы будем оперировать понятиями «распорядительные документы» и – для краткости – «приказы». Если не оговорено другое, то под приказами понимаем то же, что и под распорядительными документами – и приказы, и распоряжения.

Поговорим и о возможных последствиях каждой ошибки. Одно из них – штрафы по ст. 13.20 и 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ).

Статья 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» (за исключением случаев, указанных в ст. 13.25 КоАП РФ) предусматривает штраф за то, что документы в организации присутствуют, но система их архивного хранения не выстроена. Нет номенклатуры дел и архивных описей, документы не систематизированы и не подшиваются и т.д. Сумма штрафа – от 3 до 5 тыс. руб. – для должностных лиц, от 5 до 10 тыс. руб. – для организации. Поэтому не так страшен штраф, как предписание быстро устранить обнаруженные нарушения. А вот на это уже придется серьезно потратиться.

Статья 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» применяется, если компания не сохранила свои документы: они были утрачены, несвоевременно уничтожены, погибли из-за ненадлежащего хранения и в ненадлежащих условиях и т.д. Штраф по этой статье составляет от 2,5 до 5 тыс. руб. – для должностных лиц, от 200 до 300 тыс. руб. – для организации.

Ошибка 1. Не соблюдать правила составления текста приказа 

Приказы оформляются не так, как предписано делопроизводственными правилами. Например, не используется бланк организации или приказы распечатываются на бланке для писем.

Возможные последствия 

Незначительные ошибки в оформлении не критичны, разве что демонстрируют непрофессионализм автора-исполнителя. 

Критичными ошибками можно назвать отсутствие идентификатора документа (бланка, наименования вида документа), неверно оформленную задачу, отсутствие подписи или подписание электронного документа электронной подписью с просроченным сертификатом. Здесь уже страдает юридическая сила документа, и само его существование сводится к нулю.

Как нужно делать 

Правила оформления распорядительных документов изложены в Примерной инструкции по делопроизводству[1], а правила оформления реквизитов – в ГОСТ Р 7.0.97-2025[2].

Для приказов ГОСТ Р 7.0.97-2025 предписывает утвердить в организации специальный бланк и даже приводит его образец. На этом бланке может быть эмблема (логотип) организации, но не должно быть справочных данных – адреса, телефонов, ОГРН, ИНН и пр. Приказ – внутренний документ, и надо полагать, что сотрудники организации в курсе адреса и номеров телефонов своей работы.

Текст приказа обязательно начинается с преамбулы – основания издания документа. Не нужно относиться к преамбуле формально. Наоборот, работа над ее формулировкой помогает автору текста структурировать информацию и зафиксировать то, что стало причиной для работы над приказом.

Управленческие решения излагаются в приказе последовательно и нумеруются арабскими цифрами. «Последовательно» означает «в том же порядке, в котором исполнитель будет производить предписанные ему действия».

Обязательно нужно указать исполнителей и сроки исполнения либо ответственных лиц, иначе получится приказ «на деревню дедушке»: задание дано, а кто и когда должен его выполнить – неизвестно.

В целом об оформлении приказа по основной деятельности можно сказать следующее: хотя его форму иногда называют «свободной», она довольно жестко структурирована. Под «свободной» формой подразумевается отсутствие унифицированной, а не анархия в оформлении. Отступать от формы приказа не рекомендуется, чтобы не подвергать опасности юридическую силу и исполнительскую нагрузку распорядительного документа.