В статье мы рассмотрим:
- Правила управления информацией.
- Рабочие процессы и системы для повышения продуктивности.
- Особенности организации рабочего процесса. Чек-лист для помощника руководителя.
- Инструменты для эффективного взаимодействия шефа и помощника, планирования, управления проектами и командами.
Начало рабочего дня.
Обсуждая с коллегой по мобильному телефону график руководителя, вы прерываетесь на входящий звонок на вашем рабочем телефоне. Параллельно мессенджер уведомляет вас о новых сообщениях, а электронная почта наполняется письмами каждые 15 минут. И это только входящий поток информации. Затем вам нужно ее обработать, распределить и передать, а также подготовить материалы и аналитические справки, упаковать данные в файлы и презентации и обеспечить надежное хранение документов. Звучит как вызов?
Так оно и есть. Но нам все по силам. Если в компании грамотно организуются и обрабатываются информационные потоки, бизнес-ассистенты и личные помощники смогут оперативно передавать и распределять любые данные, а топ-менеджеры – сосредотачиваться на стратегических задачах, убирать инфошум и эффективно использовать свое время.
Находясь в центре событий, взаимодействуя напрямую с руководителями и лидерскими командами, мы, помощники, должны быть готовы к большим объемам информации. А еще к тому, что придется приложить усилия и потратить время на организацию бизнес-процессов и систем. Именно это позволит нам приручить хаос и достичь высоких результатов работы.
Ключевые задачи помощника руководителя – уметь выстраивать и поддерживать бизнес-процессы, управлять большими объемами информации, создавать системы, которые позволяют компаниям работать более слаженно и продуктивно.
Об этих задачах редко сообщают напрямую и лишь иногда упоминают в вакансиях. На практике же мы видим, что выстраивание процессов и систем – своего рода фундамент, на котором строится вся работа помощника руководителя. Закладывайте его прочно и основательно.
Именно этой задаче мы должны уделять внимание как на этапе знакомства с рабочими процессами в новой компании, так и при аудите существующих алгоритмов и систем.
Информационный взрыв
Постоянное увеличение скорости и объемов информации в современном обществе получило название «информационный взрыв»[1]. За пять предыдущих лет человечество произвело данных больше, чем за всю предшествующую историю, а ежегодный рост их объема составляет 30 %.
Принимая во внимание растущие объемы информации, увеличение скорости обмена данными, постоянные изменения и внутренние трансформации, через которые проходят организации, топ-менеджеры прилагают огромные усилия, чтобы держать фокус на руководстве компаниями и бизнесами. А помощник руководителя – та «невидимая сила», которая содержит в порядке документы, управляет потоками, упорядочивает и структурирует их за счет грамотно выстроенных сценариев и систем.
Пока ученые спорят, какие опасности таит в себе информационный взрыв, предлагаю ассистентам научиться создавать такие рабочие процессы и системы, которые позволят им оставаться эффективными в нашем высокотехнологичном мире.
Наблюдая за работой личных помощников в течение 15 лет, я не перестаю удивляться, насколько творческой она может быть! Они создают и придумывают, упрощают и оптимизируют, предлагают нестандартные решения и пробуют современные инструменты. Все чаще привносят инновации в свои компании и становятся лидерами внедрений передовых систем и технологий, управляют проектами по поручению своих руководителей параллельно с выполнением рутинных задач.
Добавьте к этому жесткие временные рамки, приоритетность задач, особенно если вы работаете с первым лицом компании, и ожидание исключительно высоких результатов. Можно подумать, что вы находитесь в ситуации стресса. Совсем нет, если знаете, как выстроить рабочие процессы и системы.[1]clck.ru/3PBTUg
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам