Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: сокращаем время подписания документов. Часть 10

Продолжаем тему оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1].

В предыдущем материале мы рассмотрели процесс согласования документов, основной сложностью которого является оптимизация времени на его исполнение. Следующий за согласованием процесс – подписание документов. Расскажем, какие возможности СЭД позволяют его ускорить.

Используя СЭД, можно сократить время подписания документов в два и более раза. Это осуществимо за счет:

• возможности подписания документа с применением мобильного клиента;
• использования сокращенного интерфейса для автоматизированного рабочего места руководителя;
• возможности задать уточняющие вопросы или вернуть документ на доработку с этапа подписания;
• напоминаний об окончании срока подписания;
• делегирования подписания, назначения замещающих и помощников.

Рассмотрим подробнее суть каждого действия и разберем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.

Возможность подписания документа с применением мобильного клиента / мобильного приложения

Мобильный клиент / мобильное приложение СЭД (рис. 1) позволяют руководителям осуществлять подписание документов с мобильного устройства, где бы они ни находились. Мобильный клиент / мобильное приложение удобно за счет того, что:

• отсутствуют лишние разделы. Вместо них имеется мобильная панель с часто используемыми разделами и операциями;
• поступают push-уведомления о новой задаче;
• имеет интуитивно понятный интерфейс;
• происходит адаптация под разные размеры мобильных устройств.

В мобильном клиенте / мобильном приложении есть возможность подписывать документы усиленной квалифицированной (неквалифицированной) электронной подписью, если закрытый ключ сертификата расположен на сервере или использовать облачную подпись (DSS).

Помимо подписания руководителям в мобильном клиенте / мобильном приложении доступно согласование в режиме правок: выделяется фрагмент текста и к нему добавляется правка, которая в дальнейшем отправляется на согласование изменений. Режим удобен тем, что с файлом могут работать параллельно несколько пользователей.

Использование сокращенного интерфейса для автоматизированного рабочего места руководителя

Если руководитель работает в СЭД на стационарном рабочем месте, то время выполнения им операций по работе с документами также можно сократить и ускорить процесс подписания документов.

Интерфейс рабочего стола СЭД настраивается под роль пользователя. И для рядовых сотрудников обычно он многофункциональный: есть реестры разных документов, календарь, отчеты, внутренняя почта и др. (рис. 2).

Руководителю же важно видеть задачи своих подчиненных, оперативно отслеживать изменения по задачам, поступление задач на подписание/утверждение документов, оценивать объем срочных работ. Поэтому нужно, чтобы интерфейс рабочего стола СЭД руководителя имел сокращенный набор виджетов и был максимально удобен для работы (рис. 3).

Вид рабочего стола определяется автоматически исходя из данных о помощниках, заместителях, руководителях подразделений.