Электронная версия журнала

Особенности работы помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте

«Секретарь-референт» №10 2013 / Делопроизводство

Современные российские компании, предлагающие вакансии претендентам на административные позиции, зачастую в наименовании вакансии указывают совсем не ту позицию, которую описывают в части пояснения обязанностей сотрудника и требований к кандидату.

Секретарь, офис-менеджер, референт, ассистент, помощник руководителя – эти должности по своему содержанию очень похожи, однако не только специалисты знают о существенных различиях между ними. Так, к примеру, работа помощника руководителя предполагает ведение делопроизводства, но в отличие от работы секретаря это главным образом поддержка деятельности руководителя, а делопроизводство является лишь малой частью функциональных обязанностей – документационной поддержкой деятельности руководителя. А вот львиная доля рабочего времени секретаря направлена именно на организацию системы документооборота в компании, контроль исполнения внутренних положений и инструкций, принятых на предприятии, систематизацию хранения документов, их передачу в архив и т. д.

Очень часто специалистам, которые приходят на одну из вышеперечисленных позиций, приходится выполнять различные дополнительные обязанности. Например, и секретарь, и помощник руководителя, и офис-менеджер работают делопроизводителями, исполняют личные поручения руководителей, а также вышестоящих должностных лиц (т. е. не только руководителей, но и других сотрудников организации), обеспечивают организационно-распорядительную деятельность руководителя, а также занимаются оформлением приказов или распоряжений по инициативе практически любого сотрудника организации. По большей части это связано с тем, что современные компании предпочитают не «раздувать» штат и поручают все одному сотруднику, не принимая во внимание тот факт, что подобная многозадачность может повлиять на качество исполнения сотрудником его непосредственных обязанностей.

Из подобной ситуации могут быть как минимум два выхода: первый – отказаться от работы в компании, второй – научиться работать в условиях предлагаемой многозадачности.

Помощник руководителя и помощник руководителя проекта

Основная задача ассистента или помощника руководителя – обеспечение деятельности руководителя. Проще говоря, помощь руководителю во всех вопросах, которые касаются выполнения им его обязанностей. Не зря помощника руководителя часто называют его доверенным лицом, его правой рукой, т.к. профессиональный ассистент – это незаменимый или, скажем точнее, труднозаменяемый человек, который находится в курсе многих – едва ли не всех – профессиональных задач своего руководителя, а в некоторых случаях – и в курсе личных дел.

Специфика работы профессионального ассистента руководителя строительного проекта исключительно отраслевая, т. е. необходимо иметь представление о том, что такое инвестиционно-строительный проект, какова зона ответственности руководителя строительного проекта, какие требования руководитель может предъявлять к своему помощнику и как обеспечить качественную и профессиональную поддержку деятельности такого руководителя.

Что такое инвестиционно-строительный проект?

Как правило, компании, которые ищут сотрудника на замещение должности помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте, отдают предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в строительном проекте или строительной организации. Ваша осведомленность наверняка станет большим плюсом при рассмотрении вашей кандидатуры. Если у вас нет требуемого опыта, то на этапе прохождения собеседования вам будет полезно задать некоторые профессиональные вопросы HR-специалисту или непосредственно будущему руководителю о структуре строительного проекта и его особенностях.

К сведению

В широком смысле инвестиционный проект – это проект, связанный с вложением финансовых средств юридического или физического лица, реализация которого направлена на получение инвестором прибыли. Инвестиционно-строительный проект от инвестиционного проекта отличает то, что инвестор получает прибыль от вложения капитала в строительство каких-либо объектов (это может быть строительство как жилого комплекса, так и завода по производству, к примеру, строительных материалов).

Поскольку инвестиционно-строительный проект – это проект, состоящий из комплекса неких действий и процессов, первое, что необходимо уточнить у руководителя проекта, – кто является действующими лицами и участниками процессов. Как правило, это непосредственно инициатор проекта, инвестор, а также заказчик, проектировщик и подрядчик, но в зависимости от специфики проекта список участников может быть расширен – например, к списку можно добавить поставщика оборудования (см. схему). Стоит также отметить, что в качестве участников проекта могут выступать как физические, так и юридические лица. К примеру, в роли проектировщика – проектные организации и проектные институты, а в качестве подрядчика – строительные организации и холдинги, выполняющие для заказчика определенные виды работ. Руководитель проекта в большинстве случаев представляет заказчика, фактически он возглавляет службу заказчика, например, создаваемую в форме отдельного юридического лица. Иначе службу заказчика называют техническим заказчиком, дирекцией заказчика.

  

Инициатор проекта – им может быть любой из участников проекта – является автором идеи, готовит обоснование проекта, создает и защищает бизнес-планы.

Инвестор – юридическое или физическое лицо, которое вкладывает инвестиции в проект с целью получения прибыли. Инвестор контролирует ход реализации проекта.

Заказчик – это главный участник, который отвечает за реализацию проекта. Заинтересован в большей степени в достижении результата. Будущий владелец реализованного проекта.

Руководитель проекта – юридическое или физическое лицо, которое наделяется всеми полномочиями для реализации проекта. Руководитель проекта составляет план реализации, контролирует исполнение и сроки, координирует и контролирует выполнение работ со стороны всех участников проекта.

Генеральный подрядчик – юридическое лицо, которое выполняет работы, согласованные в контракте с заказчиком, направленные на реализацию проекта. Генподрядчик может привлекать для выполнения работ субподрядчиков.

Генеральный проектировщик – организация, которая выполняет проектные, изыскательские работы для заказчика.

Руководитель проекта ведет переговоры с поставщиками, управляет персоналом – инженерно-техническими работниками, следит за исполнением интересов инвестора, а также совместно с подчиненной ему службой заказчика осуществляет контроль реализации строительного проекта с момента утверждения бизнес-плана до ввода готового объекта в эксплуатацию, проводит анализ хода проекта, взаимодействует с подрядчиками. Для полного понимания содержания своей деятельности и составления плана работы на период реализации строительного проекта помощнику руководителя проекта необходимо знать все направления работы своего руководителя. Круг обязанностей руководителя отдельно взятого проекта является индивидуальным, однако в основном направления его работы соответствуют этапам проектирования и строительства.

Предпроектный этап. Это первый этап строительства, в процессе которого осуществляются сбор и оформление исходно-разрешительной документации. Под исходно-разрешительной документацией (ИРД) в общем смысле понимают полный комплект различных документов, обязательных в соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации для получения разрешения на строительство. В состав ИРД входят в т.ч.: технические условия на подключение к инженерным сетям (ТУ на водоснабжение, газ, электроэнергию), постановления и распоряжения органов исполнительной власти, различные согласования, материалы инженерных изысканий и заключения надзорных служб, переписка по вопросам получения разрешений и согласований, различные чертежи (к примеру, план земельного участка), документы о праве собственности или аренды земельного участка под строительство и др.

Проектный этап. На этом этапе заказчик выдает проектировщику техническое задание на проектирование, согласно которому проектировщик выполняет непосредственно проектирование. Здесь важно отметить, что проектирование имеет две стадии: «Проект» (стадия «П») и «Рабочее проектирование» (стадия «РД»). Документация, подготовленная на стадии «П», утверждается, проходит государственную экспертизу согласно законодательству РФ, затем разрабатывается рабочая документация (РД), в соответствии с которой выполняется строительство.

Помощнику руководителя не обязательно наизусть знать весь перечень документов, входящих в состав исходно-разрешительной или проектной документации, однако при поступлении документов от руководителя проекта или сотрудников проекта необходимо дополнительно уточнять, как надлежит классифицировать тот или иной документ.

Поскольку реализация проекта, проектирование, строительство – процессы довольно длительные, помощнику руководителя проекта необходимо создать оптимальную надежную систему учета, оформления, согласования, хранения документации, а также обеспечить такую систему работы с документами, при которой обмен документацией и необходимыми данными между всеми участниками проекта будет максимально оперативным.

Делопроизводство и документооборот

Для организации делопроизводства и документооборота рекомендована стандартная, вполне универсальная схема:

  1. Разработка, согласование и утверждение инструкции по ведению делопроизводства в организации.
  2. Разработка журналов регистрации  входящей и исходящей документации.
  3. Разработка, согласование и утверждение бланков организации: исходящего письма, протокола совещания, актов приема-передачи документов и др. – по потребности.
  4. Разработка, согласование и утверждение положения и порядка согласования документов в организации.
  5. Разработка, согласование и утверждение положения о печатях и штампах, используемых в организации.
  6. Разработка положения о праве подписи документов или подготовка приказов о наделении правом подписи сотрудников организации определенных видов документов.

Наш совет

Прежде чем начать работу по организации делопроизводства в компании, необходимо приказом назначить ответственного за ведение делопроизводства в компании. Приказ может быть составлен в произвольной форме на бланке организации. В последующем возможно указывать лишь номер приказа и дату его издания при оформлении документов от имени компании.

Рассмотрим некоторые особенности ведения делопроизводства в инвестиционно-строительном проекте.

В инвестиционно-строительном проекте количество поступающих и исходящих писем и документов очень велико, поэтому лучше всего вести электронные журналы регистрации и учета, например, в формате Excel. Это облегчит вам систематизацию, поиск документов, а также оперативный обмен со всеми участниками проекта.

Для учета входящей и исходящей документации и корреспонденции внутри отдельной книги Excel следует создать несколько листов по количеству основных участников инвестиционно-строительного проекта, назвав их, например: Инвестор, Генподрядчик, Генпроектировщик, Поставщик. Помните о том, что при приеме документации обязательно должно быть сопроводительное письмо, содержащее дату поступления документа, количество страниц приложения к письму. Если документ получен по электронной почте, то вам необходимо распечатать электронное письмо, в котором указаны дата и отправитель. Это нужно прежде всего в том случае, если документ вы будете хранить отдельно, в специальном томе, а сопроводительное письмо – в папке с входящими письмами.

К входящему номеру письма необходимо добавить индекс, включающий аббревиатуру, обозначающую участника проекта, например:

ГП – генподрядчик;

Инв – инвестор;

ПР – генпроектировщик;

Пост – поставщик.

Таким образом, входящий номер письма от генподрядчика может иметь, например, следующий вид: № 13/ГП от 14.11.2013.

После создания книги Excel у вас получится примерно следующее:

 

Даже если участников проекта будет гораздо больше, отнюдь не для всех потребуется создавать отдельную нумерацию, отдельный журнал и место для хранения. Вы можете создать общий журнал регистрации и том для хранения входящей корреспонденции.

Для регистрации исходящей корреспонденции лучше всего дополнительно создать журнал, в котором нумерацию вы будете вести в соответствии с тем, кто был исполнителем письма. Для создания такого журнала необходимо уточнить у руководителя строительного проекта, кто именно из сотрудников имеет право подписывать исходящие письма и кто из них вероятнее будет самым активным исполнителем – инициатором подготовки писем. Как правило, инициаторами являются: генеральный или исполнительный директор, руководитель проекта, главный инженер (или служба главного инженера, в которую входят также главный энергетик, главный механик и т.д.), финансовый директор или бухгалтер и помощник руководителя проекта.

Для регистрации исходящей корреспонденции рекомендуется разработать индексы к номерам писем, состоящие из числительных, чтобы не путать письма с теми, которые направляются участникам проекта и регистрируются в журналах, описанных выше, например:

01 – генеральный директор;

02 – руководитель проекта;

03 – помощник руководителя;

04 – служба главного инженера;

05 – финансовый директор/бухгалтер.

Таким образом, исходящий номер письма, инициатором-исполнителем которого является руководитель проекта, может иметь, например, следующий вид: 34/02 от 15.09.2013.

Общий журнал регистрации исходящей корреспонденции будет выглядеть так:

 

По желанию в общий журнал можно добавить также журнал регистрации приказов и распоряжений.

Обратите внимание!

Если вы ведете электронные журналы регистрации, рекомендуется раз в квартал/полугодие и по окончании календарного года распечатывать журналы регистрации, прошивать в надлежащем порядке и заверять подписью генерального директора и печатью организации.

В инвестиционно-строительном проекте крайне важно регулярно создавать резервные электронные копии всех исходящих и входящих писем с целью обеспечения сохранности оригиналов писем и документов, а также более оперативного обмена документами.

Систематизация документов в соответствии с этапами проектирования

В соответствии с требованиями руководителя проекта или по вашей инициативе документы, касающиеся проектирования и строительства, могут быть систематизированы по этапам проектирования и строительства.

К сведению

Оригиналы документов, имеющих важное значение в процессе проектирования и строительства (например, разрешение на строительство, технические условия, документы, подтверждающие право собственности на земельный участок, и др.), желательно хранить в отдельном сейфе или закрывающемся на ключ шкафу, доступ к которому имеет ограниченное число сотрудников организации.

Рекомендуется создать следующие тома для систематизации и хранения документации:

  • Исходно-разрешительная документация: согласования государственных и муниципальных органов, постановления и распоряжения органов местного самоуправления и др.
  • Технические условия: на подключение к электросетям, на газ, водоснабжение, канализацию и др., в т.ч. копии переписки с различными организациями по вопросам получения технических условий.
  • Документы на земельный участок: оригиналы или копии свидетельств о праве собственности на земельный участок, кадастровые планы, копия договора на аренду земельного участка и др.
  • Различные чертежи и схемы: ситуационный план участка, генеральный план и др.

К сведению

Оригиналы чертежей и схем рекомендуется хранить в тубусе во избежание повреждения. При этом на тубус можно наклеить табличку с номером дела по номенклатуре дел.

  • Технические задания: в случае если технические задания оформляются в ограниченном количестве экземпляров, то они подшиваются к договору с организацией, которая выполняет работы в соответствии с этим заданием, и тогда в этом томе останутся только копии. Однако чаще всего техническое задание оформляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у заказчика.
  • Учредительные документы: копии, поскольку оригиналы учредительных документов, как правило, хранятся у бухгалтера или финансового директора.
  • Акты приема-передачи документов: в инвестиционно-строительном проекте не рекомендуется выдавать документы из архива без соответствующей резолюции руководителя проекта и оформленного в надлежащем порядке акта приема-передачи документов (чертежей, томов проекта и др.). Акты приема-передачи желательно хранить в отдельной папке с целью получения оперативной информации о том, какие документы, в каком составе, для каких целей, на какой срок были выданы из архива управления проектом.

К сведению

Рекомендуется создавать резервные копии всех вышеперечисленных документов, т.к. в ходе реализации проекта многие из перечисленных документов будут многократно запрашиваться у вас сотрудниками команды проекта, участниками проекта и сторонними организациями. Наличие электронной версии любого документа существенно облегчит вам в последующем предоставление документов, оперативную отправку в электронном виде, поиск документа. Для резервных копий необходимо создавать электронные папки, соответствующие наименованиям дел/томов согласно существующей номенклатуре.

Проектная документация

Проектная документация, разработанная на стадии «П» и стадии «РД», предоставляется заказчику в десятках томов (в зависимости от сложности проекта), кроме того, в нескольких экземплярах. Не вся документация будет постоянно храниться у заказчика, т.к. проектную документацию необходимо на каком-то этапе предоставлять на прохождение экспертизы, однако первоначально она должна быть получена заказчиком и зарегистрирована по описи в офисе заказчика у делопроизводителя.

Заранее позаботьтесь о том, чтобы для хранения документации было достаточно места в шкафах. Согласуйте с вашим руководителем требования к хранению проектной документации и в случае необходимости организуйте покупку дополнительного шкафа.

Как быть с адресом стройплощадки?

Зачастую стройплощадкам изначально присваивается временный почтовый адрес, например: Промплощадка, д. 1. Почтовый адрес, как правило, присваивают уже после строительства зданий, сооружений, объектов, а до окончания строительства часто возникают сложности с получением почтовых отправлений на строительной площадке.

Рекомендуется с самого начала организации системы делопроизводства и документооборота в проекте позаботиться об аренде абонентского ящика в почтовом отделении того населенного пункта, где находится временный офис команды проекта. Своевременное получение корреспонденции почтой имеет огромное значение в свете того, что множество писем и документов, в т.ч. необходимых для проектирования согласований от госорганов и служб, отправляются заказчику по указанному почтовому адресу. Потеря или неполучение оригинала такого документа влечет за собой необходимость повторно запрашивать важный документ, что напрямую влияет на сроки реализации проекта.

Полезный документ

МДС 12-37.2007 «Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации»

Протоколирование технических совещаний

Проведение и протоколирование именно технических совещаний крайне важны в инвестиционно-строительном проекте. Технические совещания, проводимые при участии заказчика и команды проекта, инвестора, генерального подрядчика, генерального проектировщика, а также других участников, содержат ключевую проектную информацию, т.к. зачастую – даже будучи посвящены процессам – содержат массу технических деталей, имеющих решающее значение для развития проекта.

Помощник руководителя проекта, ответственный за делопроизводство, должен:

  • заблаговременно сообщить участникам информацию о месте, дате, времени и участниках технического совещания;
  • в повестке проводимого совещания перечислить всех участников с указанием организаций, которые они представляют, Ф.И.О., должностей;
  • в случае если кто-то из участников не имеет возможности присутствовать на совещании, своевременно сообщить об этом инициатору и председателю совещания, которым, как правило, является руководитель проекта;
  • при оформлении протокола технического совещания точно указать дату проведения и номер протокола, поэтому желательно вести регистр нумерации протоколов технических совещаний заказчика;
  • максимально точно и полно указать содержание задач, поручений, фамилию ответственного лица и срок исполнения им задачи; в случае если задача не была выполнена ответственным лицом, обязательно укажите это в протоколе с комментарием, по какой причине поручение не удалось выполнить;

К сведению

Если в процессе обсуждения вопросов во время технического совещания какие-то вопросы, на ваш взгляд, недостаточно освещены, вы как секретарь совещания вправе уточнить «для протокола», что следует отметить по обсуждаемому вопросу. Если во время совещания уточнений оказалось недостаточно для ясной и четкой формулировки при оформлении протокола, вы можете прояснить неточные моменты у председателя совещания или непосредственно у того участника, который докладывал по конкретному вопросу.

  • после оформления предоставить протокол на подпись председателю совещания, а также всем участникам. Особенно важно иметь подписи тех лиц, которые являются ответственными по определенным задачам согласно протоколу.

Окончательно оформленный протокол технического совещания (см. Пример) – оригинальный экземпляр – хранится у инициатора совещания, т.е. у заказчика, а участникам совещания необходимо направить копии (это могут быть электронные копии) протокола. Обязательно нужно получить подтверждение получения документа – узнать входящий номер или должность и фамилию принявшего документ должностного лица.

Стоит отметить, что зачастую в обязанности помощника руководителя проекта входит также контроль исполнения поручений и задач, поставленных в ходе совещания и зафиксированных в протоколе. В этом случае он отслеживает сроки и ход исполнения поручений. Как правило, помощник руководителя проекта по поручению и от имени руководителя проекта запрашивает у участников совещания информацию о ходе выполнения задачи. Запрос может быть сделан по электронной почте или по телефону с последующей систематизацией полученной информации и докладом руководителю проекта.

Помощник руководителя строительного проекта должен быть также готов к тому, что довольно часто некоторые поручения и задачи сотрудникам проекта руководитель проекта будет отдавать через него. Рекомендуем вести таблицу по текущим или оперативным вопросам, касающимся реализации проекта. В этой таблице помощник руководителя проекта составляет собственный план работы и делает заметки о ходе исполнения поручения.

Так, к примеру, в таблице может быть задача: Отправить главному инженеру техническое задание и передать поручение руководителя проекта о необходимости корректировки.

Помощник руководителя проекта отправляет документ, передает поручение руководителя проекта и просит доложить о возможных сроках исполнения поручения.

После этого помощник руководителя делает заметку в своей таблице: Поручение будет выполнено главным инженером к 17.30 и докладывает руководителю проекта. Помощник руководителя проекта должен также отследить выполнение задачи и доложить руководителю проекта.

Описанная выше схема постановки задач сотрудникам команды проекта и контроля исполнения поручений руководителя проекта будет в диковинку тем помощникам руководителя, которые привыкли к соблюдению четкой иерархии в организации, когда нижестоящий по должности сотрудник не имеет полномочий отдавать поручения вышестоящим по должности сотрудникам. Однако стоит помнить о том, что полномочия отдавать поручения от имени руководителя проекта его помощник получает напрямую от него, и, как правило, в случае если руководителю удобна подобная схема, то он ставит об этом в известность сотрудников проекта на первых же оперативных совещаниях с участием всех членов команды.

При реализации такой схемы помощник руководителя проекта не управляет другими сотрудниками, а является «диспетчером», т.е. передает задачу сотруднику, а затем передает результат выполнения задачи руководителю проекта.

Руководителю удобнее осуществлять контроль через своего помощника, поскольку количество одновременно текущих проектных процессов требует оптимизации использования временного ресурса, т.к. в большинстве случаев время необходимо для концентрации на ключевых вопросах, без постоянного отвлечения на мелкие задачи. Не забывайте, что руководителю порой гораздо удобнее узнать обо всех текущих вопросах и проблемах от своего помощника, чем самостоятельно по каждому вопросу обращаться к разным сотрудникам и участникам проекта для уточнения какой-то текущей информации.

Помощнику руководителя проекта, прежде чем приступить к своим обязанностям, необходимо взвесить свои силы и возможности. Инвестиционно-строительные проекты имеют строго определенные сроки, и зачастую время для отпуска появляется только по завершении строительства. Кроме того, работа помощника руководителя строительного проекта требует большой внимательности, ответственности, преданности своему руководителю и заинтересованности в оказании ему необходимой профессиональной поддержки. Если вы готовы получить опыт работы помощником руководителя строительного проекта, то можете быть уверены, что получите новые знания, умения, навыки, массу интересных профессиональных уроков и задач, благодаря чему накопите неоценимый опыт не только для последующей работы помощником руководителя, но также менеджером проекта, а возможно, и руководителем собственного проекта в вашей профессиональной области.


ПРОТОКОЛ

16.10.2013                                                                                                                                                                                                                                                                     № 15

еженедельного технического совещания

Строительная площадка Заказчика, г. Видное, Промзона, стр. 1

Председатель – руководитель проекта ООО «Строящийся завод» Петров Л.В.

Секретарь – помощник руководителя проекта ООО «Строящийся завод» Алексеева Н.А.

Присутствовали:

Со стороны Заказчика, ООО «Строящийся завод»:

Генеральный директор – Слобода Н.В.

Руководитель проекта – Петров Л.В.

Главный инженер – Власенко М.Д.

Начальник производства – Лебедев Ю.С.

Со стороны Генподрядчика, ОАО «Группа компаний»:

Генеральный директор – Дроздов А.А.

Руководитель строительства – Алексеев С.А.

Главный инженер – Ванеев Н.М.

Специалист по охране труда – Матвеев К.В.

Начальник ПТО – Михайлов П.Д.

Сметчик – Леонидов Т.М.

Обсуждаемые вопросы

Ответственное лицо

Ход выполнения

План

Срок

Контроль

Примечания

1. Выполнение работ по забивке свай

Алексеев С.А.

Работы выполнены на 35 %

Выполнение работ в текущем режиме согласно утвержденному плану

Согласно плану

Со стороны Заказчика – Власенко

 

2. Страхование ввозимого оборудования

Генподрядчик

Работы не начаты

Необходимо назначить ответственного со стороны Генподрядчика за решение вопроса о страховании оборудования, составить план мероприятий

До 18.10.2013

Со стороны Заказчика – Петров, со стороны Генподрядчика – Ванеев

 

3. Организация места хранения для оборудования

 

 

 

 

 

 

4. Согласование сметной документации

 

 

 

 

 

 

 

Председатель                                                                                Петров                                                                              Л.В. Петров

Секретарь                                                                                    Алексеева                                                                          Н.А. Алексеева

Участники совещания:

Слобода Н.В.                                   Слобода

Петров Л.В.                                      Петров

Власенко М.Д.                                  Власенко

Лебедев Ю.С.                                   Лебедев

Дроздов А.А.                                    Дроздов

Алексеев С.А.                                   Алексеев

Ванеев Н.М.                                       Ванеев

Матвеев К.В.                                     Матвеев

Михайлов П.Д.                                 Михайлов

Леонидов Т.М.                                 Леонидов

 

А. И. Данилова, ассистент руководителя, переводчик

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2013.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.