Электронная версия журнала

Методика построения системы внутрихозяйственной отчетности

«Справочник экономиста» №3 2012 / Управление финансами

 

Управленческий учет появился на Западе под влиянием развития и углубления рыночных процессов в практической деятельности организаций. На данный момент управленческий учет как система представляет собой учет, планирование, контроль, анализ данных о затратах и результатах хозяйственной деятельности в разрезе управляемых объектов, оперативное принятие на этой основе различных управленческих решений. Отличительной чертой управленческого учета является его «внутренний» характер, отсутствие нормативной регламентации и унифицированных форм отчетности. В данной статье мы обсудим методику построения внутренней отчетности, ее состав и содержание.

 

Как показывает практика ведения управленческого учета на российских предприятиях, всю управленческую отчетность можно разбить на три блока:

● управленческая отчетность о финансовом положении, результатах деятельности и изменении финансового положения предприятия (бюджет доходов и расходов (БДиР), сметы расходов подразделений, производственный план, бюджет движения денежных средств (БДДС), платежный календарь, инвестиционный план и др.);

● управленческая отчетность по ключевым показателям деятельности;

● управленческая отчетность об исполнении бюджетов предприятия (отчет о движении денежных средств (Кэш-фло), отчет о доходах и расходах, отчет о произведенных капитальных вложениях и др.).

Состав, содержание и формы управленческой отчетности необходимо разрабатывать с учетом следующих принципов:

● релевантности (управленческая отчетность должна быть полезной для принятия конкретных управленческих решений, а не просто информировать о тех или иных аспектах деятельности компании);

● оперативности;

● адресности (отчетность должна представляться конкретным менеджерам в соответствии с их положением в иерархии управления);

● достаточности (информации в отчетности должно быть достаточно для принятия управленческих решений на соответствующем уровне, в то же время она не должна быть избыточной и отвлекать внимание руководителей на несущественные или не относящиеся к делу сведения);

● аналитичности (управленческая отчетность должна предполагать возможность проведения последующего анализа с минимальными затратами времени);

● понятности;

● достоверности;

● сопоставимости (сопоставимость управленческой отчетности дает пользователям возможность выявить сходства и различия данных, представленных в нескольких пакетах отчетности. Сопоставимость достигается за счет использования одинаковых принципов учета в схожих сделках и условиях).

Управленческая отчетность российских компаний, как правило, составляется на основе МСФО, ГААП или российских бухгалтерских стандартов. Главные отличия управленческой отчетности от бухгалтерской заключаются:

● в степени детализации (в управленческой отчетности представлена более подробная аналитическая информация);

● способах группировки данных (в управленческой отчетности данные могут группироваться по принципам, отличным от бухгалтерских);

● степени точности информации (в некоторых случаях, особенно в оперативных управленческих отчетах, допускается определенная погрешность и использование приблизительных данных).

При разработке методики составления и обработки отчетности требуется взвешенный подход к определению сроков подачи управленческой отчетности, количества представляемых данных, их формата.

Как правило, ежемесячная управленческая отчетность составляется в период между 5-м и 10-м числами месяца, следующего за отчетным. Однако собственникам предприятия или генеральному директору может понадобиться хотя бы приблизительная отчетность за текущий месяц уже 29-го числа, то есть до окончания отчетного периода. В этом случае неоценимую помощь окажут имитационные модели бизнеса, с использованием которых составляются и долгосрочные прогнозы, и ежемесячные бюджеты. В модель вводятся доступные на текущий момент данные, производится их экстраполяция на дни, оставшиеся до конца отчетного периода. В результате получается управленческая отчетность, построенная в основном на фактических данных, но с определенными допущениями. Как правило, точности такого расчета вполне достаточно для принятия оперативных решений.

Пример управленческой отчетности, отражающей основные показатели финансово-хозяйственной деятельности, представлен в табл. 1.

Таблица 1. Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности

№ п/п

Показатель

Расчет

План

Факт

+/–

%

1

Доходы, тыс. руб.

 

1.1

 

1.2

В том числе:

Выручка от продажи продукции, осуществления работ, оказания услуг, тыс. руб.

Прочие доходы, тыс. руб.

2

Расходы, тыс. руб.

 

2.1

 

2.2

Из них:

Себестоимость проданной продукции, оказанных услуг, тыс. руб.

Прочие расходы

3

Затраты на 1 руб. проданной продукции, тыс. руб.

4

Прибыль от продаж, тыс. руб.

5

Рентабельность продаж, %

6

Чистая прибыль, тыс. руб.

7

Оборотные средства, тыс. руб., из них:

7.1

сырье, материалы, комплектующие, тыс. руб.

7.2

незавершенное производство, тыс. руб.

7.3

готовая продукция, тыс. руб.

8

Период оборачиваемости оборотных средств, дн.

9

Остаточная стоимость основных средств, тыс. руб.

10

Фондоотдача на 1 руб. средств, вложенных в производственные фонды, руб.

11

Степень износа основных производственных фондов, %

12

Дебиторская задолженность, тыс. руб.

13

Период оборачиваемости дебиторской задолженности, дн. (365)

14

Кредиторская задолженность, тыс. руб., из них:

 

 

 

14.1

задолженность по займам и кредитам, тыс. руб.

 

 

 

14.2

долгосрочные обязательства, тыс. руб.

 

 

 

 

 

15

Период оборачиваемости кредиторской задолженности, дн. (365)

16

Соотношение кредиторской и дебиторской задолженности, коэф.

17

Соотношение собственного и заемного капитала, коэф.

18

Среднесписочная численность, чел.

19

Среднемесячная заработная плата работников, всего, тыс. руб.

20

Производительность труда, тыс. руб.

21

Ликвидные активы, тыс. руб.

22

Ликвидность организации, коэф.

23

EBITDA, тыс. руб.

24

EVA, тыс. руб.

25

Безубыточный уровень производства, тыс. руб.

26

Запас финансовой прочности, тыс. руб.

Каждое предприятие разрабатывает управленческую отчетность, ориентируясь прежде всего на свои потребности в управленческой информации. С одной стороны, не имея всей информации, руководство компании не сможет принимать взвешенных решений, с другой — если информации слишком много, то менеджеру сложно выделить самые важные данные, оказывающие наибольшее влияние на развитие предприятия. Примеры управленческой отчетности приведены в табл. 2–10.

 

Таблица 2. Управленческая отчетность по состоянию земельных участков

Место нахождения

Общая площадь, га

Категория использования земли

Балансовая стоимость, тыс. руб.

Условия владения землей (аренда, право собственности,

№ свидетельства)

Сумма земельного налога, тыс. руб.

Льгота по земельному налогу, тыс. руб.

Сумма арендной платы

за землю, тыс. руб.

Льгота по аренде, тыс. руб.

Воронеж, ул. Красноармейская, 20

0,6

Промышленное использование

-

Долгосрочная аренда

-

Нет

50

Нет

Таблица 3. Управленческая отчетность по состоянию зданий и сооружений

Объект

Место расположения

Общая площадь помещений, м2

Год постройки (возведения), реконструкции

Условия владения (№ свидетельства о праве собственности, дата выдачи, техпаспорт БТИ, инвентарное дело)

Остаточная стоимость, тыс. руб.

Коэф-фициент износа, %

Фактическая загруженность, %

Корпус АБК

Воронеж, ул. Красноармейская, 20

8156,3

1965

Право собственности от 10.04.1999

750

85

66

Таблица 4. Управленческая отчетность по загрузке зданий и сооружений

Объект

Площадь (м2)

Занятые (м2)

Условно свободные (м2)

Арендные поступления, руб.

Внешняя аренда

Занято внутренними подразделениями

Занято оборудованием

Аварийные

К сдаче в аренду

Внутренняя аренда

Внешняя аренда

Итого

Корпус АБК

8156,3

239

303,1

39 727,3

39 727,3

Таблица 5. Управленческая отчетность по состоянию объектов непроизводственной сферы и социальной инфраструктуры

Объект

Место расположения

Общая площадь помещений, м2

Год постройки (возведения), реконструкции

Условия владения

(№ свидетельства о праве собственности, договор)

Остаточная стоимость, тыс. руб.

Детский сад «Карусель»

Воронеж, ул. Станкевича, 36

2125

1988

Право собственности от 22.10.1998

22

Таблица 6. Управленческая отчетность по состоянию автотранспорта

Марка автотранспортного средства

Год изготовления, приобретения

Пробег (тыс. км), интенсивность использования

№ технического паспорта (ПТС)

Балансовая стоимость, тыс. руб.

Капитальный ремонт

ВАЗ-21099

1999

120 000

78ТВ 046159

7

Капремонт в 2002 г.

Таблица 7. Управленческая отчетность по состоянию незавершенного строительства

Объект

Место расположения

Общая (планируемая) площадь помещений, м2

Год начала строительства

Сметная стоимость строительства, тыс. руб.

Объем вложенных средств, тыс. руб.

Степень готовности, %

Объем средств, необходимых для завершения строительства, тыс. руб.

Гараж

Воронеж, ул. Станкевича, 36

800

2001

22

11

50

11

Таблица 8. Управленческая отчетность по техническому состоянию производственных мощностей

Техническое средство

Содержание

Коэффициент износа, %

1

Антенно-мачтовые системы (АМС), всего, шт., в том числе:

 

 

1.1

Мачты

4

85

1.2

Башни

2

70

2

Общая высота АМС, м

50

3

Общая масса АМС, т

1,2

4

Аварийные АМС

1

100

5

Количество передатчиков, всего, шт., в том числе:

22

5.1

Радиовещательные

9

66

5.2

Телевизионные

13

72

6

Доля передатчиков со 100%-ным износом, шт.

20

7

Количество передатчиков, переданных на обслуживание сторонним организациям, шт.

8

Количество передатчиков контрагентов, переданных в аренду и техническое обслуживание организации, шт.

1

54

9

Количество заемных спутниковых приемных станций, шт.

1

62

10

Общая протяженность радиорелейных линий связи, км

120

71

Таблица 9. Управленческая отчетность по состоянию нематериальных активов

Нематериальные активы

Лицензируемая деятельность

Балансовая стоимость, тыс. руб.

Дата окончания действия

Стоимость продления срока действия, тыс. руб.

Лицензия

Охранная

100

2005 г.

1

Таблица 10. Управленческая отчетность по состоянию финансовых вложений

Объект финансовых вложений

Объем финансирования, тыс. руб.

Основной вид деятельности

Условия финансирования

Доля

в объекте финансирования

Полученные или начисленные дивиденды

Период вложения и срок возврата средств

Заем ООО «МИР»

3

Розничная торговля

5 % годовых

1,5

2 года, срок возврата — 2013 г.

В качестве управленческой отчетности может также выступать смета расходов (табл. 11).

Таблица 11. Смета расходов по содержанию Дирекции электромеханических предприятий

№ п/п

Статья расходов

Площадь, м2

Количество, чел.

Всего

за год

Всего расходов, в том числе: 

 

 

 

1

Административные расходы

1.1

мобильная связь

1.2

канцтовары, хозяйственные материалы

1.3

командировочные расходы

1.3.1

проезд

1.3.2

проживание, питание

1.3.3

прочие

1.4

транспортные расходы

1.5

поддержка оргтехники, Интернет

1.5.1

доступ в Интернет

1.5.2

обслуживание и ремонт техники

1.5.3

Консультант+(Гарант)

1.5.4

расходные материалы

1.5.5

прочие расходы

1.6

прочие

1.6.1

чай, кофе

1.6.2

прочие

2

Основная деятельность

2.1

командировочные расходы

2.2

приобретение товара

2.3

проектные работы

2.4

юридическое сопровождение

2.5

услуги по маркетингу и рекламе

2.6

оплата по договору

2.6.1

платежи за аренду помещений

2.6.2

платежи за охрану помещений

2.6.3

платежи за водопользование

2.6.4

оплата обедов сотрудникам

2.6.5

оплата телефона

2.6.6

голосовой трафик (город, межгород)

2.6.7

оплата консультационных, информационных, аудиторских, юридических услуг

  

  

  

2.7

прочие

2.7.1

коммерческие издержки

2.7.1.1

почта, подписка на литературу

2.7.1.2

общефирменные мероприятия

2.7.1.3

подписка, покупка литературы

2.7.1.4

оформление документов, лицензий

2.7.1.5

представительские расходы

2.7.1.6

обучение сотрудников

2.7.1.7

прочие

3

Приобретение основных средств

3.1

мебель

3.2

компьютеры и оргтехника

3.3

прочие

4

ФЗП

4.1

заработная плата сотрудников

4.2

премии сотрудникам

Итого

           

Основные показатели деятельности организации, оценка которых необходима для принятия оперативных управленческих решений, можно разделить на следующие группы:

● операционные показатели по выручке, прибылям и затратам;

● показатели управления активами;

● показатели, характеризующие ликвидность, структуру капитала и способность предприятия обслуживать долг.

 

Обратите внимание! Решающую роль в выборе показателей играют стратегия развития организации, требования акционеров, отраслевая специфика и рыночная конъюнктура. На выбор показателей влияют также такие факторы, как повышение прозрачности компании, конкурентные и законодательные требования, размещение ценных бумаг на бирже, инфраструктура, участники рынка и др.

Если собственники планируют продать свой бизнес, то на первый план выходят показатели капитализации. Их значения могут быть улучшены благодаря эффективному использованию активов, сворачиванию инвестиционной программы. Если акционеры заинтересованы в росте операционной доходности и сокращении текущих издержек, то мониторингу подвергаются показатели прибыльности. Увеличение доли компании на рынке посредством увеличения продаж приводит к замедлению оборачиваемости дебиторской задолженности и прибыльности. В данном случае оценивают показатели по продажам и маркетинговым бюджетам. Если компания открывает инвестиционную программу по строительству нового объекта, то в этом случае уделяется внимание такому показателю, как прибыль до уплаты налогов, процентов и амортизационных отчислений (EBITDA), которая показывает, сколько средств у организации остается для инвестиционной деятельности. В данном случае целесообразно отслеживать значения показателей обслуживания долга и структуры капитала.

Обратите внимание! Состав коэффициентов может меняться на разных стадиях развития компании. На начальном этапе развития, например, это отдача от капиталовложений. Когда компания достигает зрелости, то оценке подлежат показатели доходности, структуры капитала и рентабельности активов (отдача на заемные и собственные средства, на акционерный капитал).

Большое влияние на выбор показателей оценки оказывает специфика отраслевого рынка деятельности организации. Но независимо от специфики в любой отрасли ключевым показателем является расчет на единицу произведенной продукции, оказанной услуги или осуществленной работы.

В торговле на первом плане находятся показатели оборачиваемости товарных запасов и рентабельность продаж, объем продаж и продажи в расчете на одного сотрудника. Если в торговых сетях используют систему кредитования, то добавляются такие показатели, как коэффициенты срочной ликвидности и рентабельности собственного капитала.

Продуктовые сети (ритейл), гиперцентры используют такие показатели, как объем продаж на 1 м2 торговых площадей и на одного сотрудника, а также «средний чек». Показатель «средний чек» также используется в сфере услуг (рестораны, фаст-фуды, кафе и т. д.).

Для предприятий машиностроительной отрасли контролируемым показателем является уровень себестоимости, а для табачных производителей — рентабельность продаж на единицу продукции.

Для организаций телекоммуникационной отрасли основной показатель — 1 канало/ч или 1 ч работы передатчика. В отрасли мобильной связи — средний счет или стоимость привлечения абонента и средняя цена минуты.

Для отраслей, связанных с открытием филиалов и розничных точек, на первый план выходят такие показатели, как доходность каждого филиала, прибыльность продаж, оборачиваемость кредиторской и дебиторской задолженности, соотношение заемных и собственных средств и другие сбалансированные показатели оценки эффективности.

Пример 

Управленческая отчетность российского промышленного холдинга «Пищепром» представлена следующим образом:

1. Стандартная управленческая отчетность о финансовом положении, результатах деятельности и изменении финансового положения компании:

1.1. Управленческий баланс.

1.2. Управленческий отчет о прибылях и убытках.

1.3. Управленческий отчет о движении денежных средств:

1.3.1. Управленческий отчет о движении денежных средств № 1 (прямой метод).

1.3.2. Управленческий отчет о движении денежных средств № 2 (косвенный метод).

2. Управленческая отчетность по ключевым показателям деятельности (табл. 12).

3. Управленческая отчетность об исполнении бюджетов. Этот блок управленческой отчетности представлен анализом «план–факт» по всем бюджетам.

Прямой метод составления отчета о движении денежных средств применяется для расчета чистого притока (оттока) денежных средств по основной деятельности. Рассчитывается как разница доходов, обеспеченных реальным поступлением денежных средств, и расходов, связанных с реальными платежами.

Косвенный метод составления отчета о движении денежных средств используется для представления потоков денежных средств от операционной деятельности. В этом случае чистая прибыль или убыток корректируются с учетом результатов операций неденежного характера, любых отсрочек или начислений прошлых периодов или будущих операционных денежных поступлений или платежей и статей доходов или расходов, связанных с инвестиционными или финансовыми потоками денежных средств.

 

Таблица 12. Управленческая отчетность по ключевым показателям деятельности (КПД)

Группа КПД

Примеры КПД

КПД, характеризующие эффективность бизнеса в целом (уровень управления — президент, генеральный директор)

Показатели удовлетворенности акционеров

Рентабельность активов; рентабельность денежного потока; стоимость компании

Показатели удовлетворенности клиентов

Совокупное количество претензий клиентов-покупателей; текучесть клиентов; количество постоянных клиентов

Показатели удовлетворенности и эффективности персонала

Производительность труда; текучесть кадров

КПД, характеризующие эффективность бизнес-процессов и отдельных функциональных направлений (уровень управления — вице-президенты, заместители генерального директора, руководители служб и департаментов)

Показатели эффективности закупок

Индекс качества поставок; время прохождения товара

Показатели эффективности хранения и перемещения товара

Скорость товарного обращения; стоимость потерь при хранении и перевозке

Показатели эффективности производства

Объем и номенклатура производства

Показатели эффективности продаж

Доля скидок в продажах; охват клиентской базы; рентабельность продаж

Показатели эффективности послепродажного обслуживания

Затраты на исправление дефектов; индекс качества исправления претензий

Показатели эффективности НИОКР

Средняя продолжительность жизненного цикла нового продукта; количество новых пищевых продуктов, находящихся в разработке

Показатели качества

Затраты на сертификацию; доля брака

Показатели эффективности персонала

Отношение фонда заработной платы к продажам; текучесть кадров; количество принятых сотрудников по отношению к количеству претендентов

Финансовые показатели

Показатели рентабельности, ликвидности, оборачиваемости, операционный рычаг

Показатели эффективности использования информационных технологий

Отдача от инвестиций в ИТ; удовлетворенность ключевых бизнес-подразделений уровнем ИТ-поддержки

КПД, характеризующие эффективность отдельных подразделений (уровень управления — вице-президенты, заместители генерального директора, руководители служб и департаментов)

Для оценки работы подразделений используются те же показатели, что и для оценки бизнес-процессов или функциональных направлений, относящихся к работе конкретных отделов

Производительность труда (для производственного цеха); текучесть кадров (для службы продаж и других подразделений)

Вывод

Для развития любой современной коммерческой организации требуется полноценно и эффективно функционирующий аппарат управленческого регулирования. Особое место в его инструментах занимает система внутренней управленческой отчетности. Текущее состояние учета в практике российских компаний позволяет сделать вывод, что большинство из них используют архаичные, неэффективные, не отвечающие современным запросам рынка учетные технологии.

В условиях современной действительности необходимо пересматривать подход к управлению фирмой, используя инновационные учетные технологии, способные повысить эффективность деятельности организации по многим направлениям. Разработка и использование системы внутриорганизационной отчетности является проявлением инновационной деятельности компании, которая позволит повысить уровень ее конкурентоспособности на рынке и простимулирует дальнейшее развитие в выбранном русле.

Д. В. Бутов,
экономист

Статья опубликована в журнале «Справочник экономиста» № 3, 2012.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.