Электронная версия журнала

Анализ и учет дебиторской задолженности в бюджетных учреждениях

«Справочник экономиста» №2 2017 / Бухгалтерский учет, налогообложение

Когда возникает дебиторская задолженность?

Какие особенности надо учитывать при бухгалтерском учете дебиторской задолженности?

По каким основаниям списывается дебиторская задолженность?

Что такое дебиторская задолженность?

Если коротко, то дебиторская задолженность — это долг учреждению. Дебиторская задолженность означает отвлечение средств из оборота данного учреждения и использование их другими организациями. Причем в бухгалтерском учете эти «долги» считаются в составе актива, т. е. фактически они еще не оплачены, а в прибыль входят.

Дебиторами могут быть как юридические, так и физические лица.

Наличие нескольких источников финансирования предполагает ведение раздельного бухгалтерского учета по доходам и расходам по источникам финансирования:

  • бюджетное (КФО 4);
  • внебюджетное (предпринимательская деятельность; КФО 2).

Следовательно, дебиторская задолженность также оценивается отдельно.

Дебиторскую задолженность анализируют по отдельным ее видам, контрагентам, обязательствам и суммам.

Как управлять дебиторской задолженностью?

Организационные меры по управлению дебиторской задолженностью:

1. Составляем график документооборота.

2. Грамотно и своевременно оформляем договоры с контрагентами-заказчиками.

В договоре прописываем:

  • обязательства сторон;
  • сроки оплаты;
  • стоимость работ;
  • порядок расчетов;
  • ответственность сторон, например:

За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по настоящему Договору исполнитель и заказчик несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В случае неисполнения заказчиком условий действующего договора исполнитель вправе приостановить проведение работ, оказание услуг на объекте заказчика до полного погашения задолженности последнего перед исполнителем.

и предусматриваем штрафные санкции (пени, неустойки) за нарушение условий договора.

 

Мы рекомендуем

Перед заключением договора следует проверить контрагента, оценить его финансовое положение, платежеспособность[1].

 

3. Контролируем дебиторскую задолженность и принимаем меры по ее взысканию.

Задача учреждения — получить денежные средства от заказчиков за выполненные работы, оказанные услуги, поэтому:

  • после того как факт задолженности зафиксирован, звоним клиенту и напоминаем об оплате долга;
  • если срок оплаты превысил 30 дней — направляем должнику письменную претензию;
  • если срок оплаты превысил 90 дней — подаем исковое заявление в суд.

4. Своевременно выдаем и получаем первичные документы (счета на оплату, акты выполненных работ, накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры), которые подтверждают возникновение финансового обязательства.

Факт возникновения дебиторской задолженности у учреждения должен быть обязательно подтвержден первичными документами:

  • договором, в котором указан срок погашения обязательства;
  • товарными накладными и актами работ (услуг);
  • актами инвентаризации дебиторской задолженности;
  • актами сверки.

 

К сведению

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете».

 

5. Контролируем денежные поступления, полученные от контрагентов, по доходам, по структурным подразделениям и в целом по учреждению.

6. Проводим инвентаризацию расчетов и обязательств с последующей сверкой взаиморасчетов с дебиторами.

7. Не скрываем дебиторскую задолженность.

За нарушение ведения бухгалтерского учета предусмотрен штраф.

Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков

Наибольший удельный вес в дебиторской задолженности имеет задолженность, связанная с продажей товаров, работ, услуг. Она в основном обусловлена формами расчетов с покупателями и заказчиками и предоставленными коммерческими кредитами.

 

К сведению

Задолженность возникает в момент отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и погашается в момент ее оплаты заказчиком. Подтверждающим документом является акт выполненных работ (услуг), при отпуске товаров — накладная. Сроки оплаты устанавливаются в договоре между двумя сторонами.

 

Для анализа дебиторской задолженности в еженедельном режиме формируются реестры по выписанным счетам, оцениваются результаты работы с клиентами-должниками. Долги по оплате должны быть погашены в полном объеме.

 

[1] Подробнее см.: Овчинникова О. П. Выбираем контрагента: алгоритм действий. — Справочник экономиста — 2017. — № 1. — С. 22–32.

С. С. Велижанская,
заместитель главного бухгалтера ФФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Свердловской области в Октябрьском и Кировском районах город Екатеринбурга»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 2, 2017.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
  • Подведут черту бедности

    Минтруд для назначения социальных пособий предлагает учитывать все доходы россиян и их собственность

  • Утилизация в налоговом порядке

    Экологический сбор с шин и холодильников предлагают сделать безальтернативным

  • 1-2 декабря в деловом центре Radisson Славянская состоится крупнейший в России и СНГ B2B & B2C финансовый ивент — MOSCOW FINANCIAL EXPO 2017