Долгосрочное партнерство, или Как управлять кредиторской задолженностью компании перед поставщиками?

Кто управляет кредиторской задолженностью?

Как провести анализ кредиторской задолженности?

Какие формы управленческой отчетности можно применять для грамотного управления кредиторской задолженностью?

Как контролировать кредиторскую задолженность с помощью управленческих счетов?

В сложной рыночной ситуации контроль необходим не только в сфере дебиторской задолженности — не менее пристального внимания требует кредиторская задолженность. Отсутствие надлежащего учета, контроля и анализа в сфере кредиторской задолженности может повлечь наложение штрафов, пени, неустойки со стороны ваших поставщиков и подрядчиков, срыв сроков поставок товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ), наложение штрафных санкций со стороны уже ваших клиентов за срыв сроков выполнения заказов и, конечно, потерю репутации компании как надежного партнера.

Управление кредиторской задолженности в целях долгосрочного партнёрства должно охватывать такие вопросы (рис. 1).

Создание специальной рабочей группы

↓

Обоснование плана производства и плана закупок

↓

Регламентацию договорной работы

↓

Анализ кредиторской задолженности

↓

Формирования отчетности о кредиторской задолженности

↓

Внедрение системы управленческих счетов

↓

Мотивацию персонала

Рис. 1. Управление кредиторской задолженности в целях долгосрочного партнёрства

Что надо учесть при организации учета кредиторской задолженности?

Вне зависимости от того, столкнулась ваша компания с проблемами, связанными с погашением кредиторской задолженности, или нет, важно на уровне топ-менеджмента осознать важность управления кредиторской задолженностью и создать рабочую группу, специалисты которой будут ответственны за надлежащее исполнение компанией своих обязательств перед кредиторами.

Выделим основные условия построения системы управления «кредиторкой»:

• наличие у финансовых специалистов, занимающихся обслуживанием системы управления кредиторской задолженностью, специальной профессиональной подготовки и навыков в области управления финансами, экономики, налогов. При необходимости всегда есть возможность воспользоваться услугами консалтинговых фирм;
• своевременное проведение расчетов по погашению собственной кредиторской задолженности;
• своевременная инвентаризация расчетов и обязательств с последующей сверкой взаиморасчетов с кредиторами;
• прогноз оценки уровня финансовой устойчивости.

С чего начинать? С плана производства и закупок

Возможно, это покажется странным, но в вопросе управления кредиторской задолженностью, определения ее обоснованного уровня начинать следует именно с плана производства, и данный вопрос должен быть под контролем начальника ОМТС и начальника ПЭО.

Почему? К сожалению, еще остались такие производственные предприятия, где самыми «авторитетными» считаются не дирекция продаж или финансов, а директор по производству или начальник производства, которые считают своей задачей изготовить как можно больше продукции, абсолютно не вникая в рыночную ситуацию. Их, например, не интересует, что объем продаж уменьшился, склад готовой продукции «забит», а отдельные виды продукции на этом складе уже превратились в «неликвиды», что увеличились закупочные цены на ТМЦ, что из-за уменьшения объема продаж нечем платить поставщикам за материалы и зарплату работникам, ведь это проблемы других структурных подразделений, а для них главное — изготовить 50 млн шт. продукции. Как правило, ситуация усугубляется еще и в связи с тем, что зарплата высшего руководящего звена производственных подразделений напрямую зависит от плана производства или от количества изготовленной продукции, соответственно, «производственникам» выгодно производить больше.

После составления обоснованного плана производства/внесения изменений в план производства начальник ОМТС под контролем начальника ПЭО, главного бухгалтера и финансового директора составляет/корректирует план закупок.

Регламентируем договорную работу

Одна из главных составляющих учета кредиторской задолженности — договорная работа. И для того, чтобы работа по управлению кредиторской задолженностью была эффективной, она должны быть регламентированной и автоматизированной. Договорная работа должна начинаться с «Заявки на составление договора» (пример представлен далее), иными словами, заявка на договор – это разрешение на образование кредиторской задолженности. Заявка на составление договора должна содержать:

• все существенные условия, которые необходимо отразить в подготавливаемом договоре (предмет договора, общая сумма договора, порядок расчетов, срок выполнения собственных обязательств, срок выполнения обязанностей контрагентом, ответственность сторон, срок действия договора);
• аналитику, определенную в управленческом учете компании (например, статья бюджета, проект, управленческий счет (если в компании применяется система управленческих счетов) — об этом более подробно поговорим далее);
• структурное подразделение и должностное лицо, заказывающее ТМЦ/услугу;
• резолюцию директора, разрешающего оформление договора, то есть разрешающего возникновение финансовых обязательств компании.

Анализируем кредиторскую задолженность

Учет кредиторской задолженностью и управление ею предусматривают проведение экономической службой компании анализа договорной базы и документации, связанной с кредиторской задолженностью. Это позволит вывить истинное положение дел в вопросах расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Внедряем управленческую отчетность

Для контроля кредиторской задолженности можно успешно применять следующие формы управленческой отчетности:

• для контроля кредиторской задолженности в разрезе сроков погашения:

• для контроля просроченной кредиторской задолженности в разрезе сроков погашения:

• для учета кредиторской задолженности:

Карточка учета кредиторской задолженности

Контрагент: ООО «Поставщик»

Договор: № 533 от 01.06.2015, срок действия: по 31.12.2015

Выводы

Кредиторская задолженность требует пристального внимания, ответственного и взвешенного принятия решений со стороны широкого круга сотрудников, от начальника производства до финансового директора. Учет, контроль и управление кредиторской задолженностью перед поставщиками и подрядчиками должны представлять собой отлаженный процесс, в котором участвуют финансовые и учетные службы, ОМТС, юридический отдел, отдел продаж, служба безопасности, производственные структурные подразделения. Весомую роль при этом играет строгая регламентация процедур и бизнес-процессов.

Усилия, приложенные в данном направлении, безусловно, оправданы, поскольку привлечение средств контрагентов по цене, меньшей, чем пришлось бы платить, например, за банковский краткосрочный кредит, позволяет компании снижать свои затраты и повышать прибыль. При этом важный фактор, о котором необходимо помнить, управляя кредиторской задолженностью, — сохранение компанией репутации надежного долгосрочного партнера. А необходимый минимум инструментов для достижения этой цели представлен в статье.