Электронная версия журнала

Анализ автотранспорта

«Справочник экономиста» №12 2006 / Управление затратами

Основное отличие услуг транспорта от других компонентов третичного сектора состоит в том, что услуги транспорта не всегда самостоятельны. Нередко они являются частью гораздо большего процесса — строительства, потребления промышленной продукции и продовольствия и др. Услуги транспорта не всегда бывают целью, именно поэтому они и зависят от степени развития рыночной конъюнктуры, и влияют на нее. Цены на услуги транспорта могут быть и следствием, и причиной очередного витка инфляционной спирали.

Анализ деятельности автотранспорта актуален не только для автотранспортных предприятий. Многие фирмы, занимающиеся разными видами деятельности, имеют свой автопарк или пользуются услугами наемного легкового, грузового транспорта, специальной и строительной техники. Более того, перед фирмой нередко ставятся вопросы о том, что же выгоднее: приобрести или арендовать транспортное средство, если арендовать, то с экипажем или без него, расширять или сворачивать свой автопарк, есть ли резерв в снижении себестоимости, росте прибыли или все возможности исчерпываются полностью и т.д. И для того чтобы сделать правильные выводы, необходимо грамотно и целенаправленно организовать систему анализа деятельности автотранспортного участка.

 

Группировка транспортных средств. Признаки классификации

 

Все транспортные средства, используемые на предприятии, группируются таким образом, чтобы обеспечить адекватную оценку по трем блокам:

·    производственная база;

·    затраты;

·    финансово-экономические показатели.

В соответствии с этим выделяются три признака классификации:

·   функция. Этот признак является определяющим для анализа производственной базы. Он учитывает и технические возможности, и область применения транспортного средства. Например, в одну группу не могут входить автобусы, осуществляющие перевозку пассажиров, седельные тягачи, ориентированные на грузооборот, и механизмы, используемые при строительстве объекта;

·   принадлежность. Существенно влияет на затраты. Например, несмотря на однотипность выполняемых функций, в одну группу не могут входить седельные тягачи, находящиеся в собственности предприятия, используемые на условии долгосрочной аренды — лизинга и арендованные на короткий срок;

·   стоимость автотранспортных услуг. Рыночная стоимость автотранспортных услуг является мерой альтернативного дохода для собственного транспорта, для наемного — формирует затраты. Например, несмотря на сходство в функциях и принадлежности, в одну группу не могут входить седельные тягачи и грузовые фургоны, автобусы и микроавтобусы.

Для оптимизации учета каждой группе транспортных средств присваивается определенный внутрифирменный код. Например, автобусам будет соответствовать 01, микроавтобусам — 02, легковым автомобилям — 03 и т.д.

 

Исходные данные

 

В зависимости от количества автотранспортных средств и их принадлежности учет работы автотранспорта можно вести одним из двух способов:

1. Специализированная программа для учета деятельности автотранспорта. В этом случае происходит оптимизация и, при необходимости, разработка новых форм отчетности для учета и анализа деятельности автотранспорта. Оптимальным является вариант, предусматривающий учет путевых листов в электронном виде, когда для каждого параметра учета предусмотрено соответствующее поле путевого листа:

·    дата записи; 

·    маршрут; 

·    фирма-отправитель; 

·    место назначения; 

·    тип груза; 

·    пробег (км); 

·    в том числе пробег с грузом (км); 

·    перевезено груза (тонн); 

·    грузооборот (тоннокм); 

·    продолжительность рейса; 

·    время работы водителя; 

·    время работы машины; 

·    вид топлива; 

·    количество топлива; 

·    сумма затрат на топливо; 

·    Ф. И. О. водителя; 

·    транспортное средство; 

·    суточные водителя; 

·    стоимость рейса и др. 

Часть данных заносится еще при выписке путевого листа. При вводе фамилии водителя автоматически появляются его индивидуальные данные, при вводе номера транспортного средства — его марка, при вводе фирмы-отправителя — ее реквизиты. Также указывается место назначения, вес, тип груза согласно справочнику. После ввода всех данных по маршруту количество тонно-километров рассчитывается автоматически.

В зависимости от специфики использования транспортного средства указанный перечень исходных данных может корректироваться. Например, при внутризаводском перемещении грузов будет отсутствовать «Место назначения», а при использовании легкового транспорта сама собой пропадает необходимость таких полей, как «Тип груза», «Грузооборот (тоннокм)».

Учет, организованный по указанным параметрам, позволит проанализировать эффективность маршрута, степень использования транспортного средства, создаст базу данных для системы оплаты труда, основанной на ключевых показателях деятельности, обеспечит хронологическую последовательность исходных данных, поможет в правильном распределении затрат по тем показателям, которые приняты в качестве базы, и т.д.

Более того, на основе представленных данных формируются практически все переменные расходы — ГСМ, зарплата водителей, относимая к переменным расходам, командировочные расходы и т.д.

Что касается постоянных расходов, то они по возможности локализуются. Часть из них «привязывается» к конкретному транспортному средству (амортизация, транспортный налог, налог на имущество, начисленный на транспортное средство, текущий ремонт и др.), часть — к работникам предприятия (повременная зарплата), а другие относятся к деятельности предприятия в целом (зарплата АУП, накладные расходы).

Затем при расчете себестоимости расходы работников и транспортных средств будут распределяться только на те маршруты, в которых они принимали непосредственное участие. Постоянные расходы предприятия в целом будут распределяться согласно выбранной базе — пробегу (км), времени работы и др. При такой системе учета в качестве объекта себестоимости может выступать деятельность водителя, отдельно взятого транспортного средства или их группы, маршрут, рейс и др.

Необходимые справочники:

·    водители;

·    автотранспортные средства;

·    вид транспорта (группа);

·    контрагенты;

·    тип груза;

·    нормы списания топлива и др.

2. Отчетность, сделанная «вручную». В данном случае составление отчетности — весьма трудоемкий процесс. Он основан на полной выборке из путевых листов и, как правило, ограничивается минимальным количеством учетных данных.

Внедрение специализированной программы оправдывает себя только при наличии большого автопарка, а ведение отчетности «вручную», наоборот, возможно при минимальном количестве транспортных средств. Таким образом, есть вариант «максимум» и вариант «минимум», между которыми колоссальный разрыв, пропасть, а «средний слой» выпадает из поля зрения. Но как же быть, если внедрение специализированной программы не оправдает материальных и трудовых затрат на ее внедрение, а количество рукописных данных слишком велико даже для простейшей обработки? Нередко мы имеем развернутые теоретические разработки, ведущие к практике, и не так много сделано в обратном направлении, не так много практики, изложенной теоретически.

Как сказал О. Уайльд, искусство состоит в совершенном использовании несовершенных средств. И единственное, что остается в этом случае, — разработка основных форм отчетности в Excel. Это позволит автоматически проводить расчеты, переносить данные, внесенные однажды, в отчетность других периодов, уменьшит затраты труда и снизит вероятность ошибок.

К основным пользователям исходных данных относятся:

·    автотранспортный участок, которому необходимо видеть показатели своей работы в агрегированном виде и уже на этом этапе сформировать мнение о сильных и слабых сторонах своей деятельности;

·    бухгалтерия, отражающая движение ГСМ в учете;

·    экономический отдел, использующий исходные данные в расчете и анализе основных показателей.

Учитывая требования каждого пользователя, по итогам каждого отчетного периода (месяца) в Excel разрабатывается таблица исходных данных, которая содержит информацию о деятельности каждой машины:

·    внутрифирменный код машины;

·    модель автомобиля;

·    номер автомобиля;

·    общий пробег (км);

·    в том числе пробег с грузом (км);

·    пробег без груза (км);

·    количество рейсов;

·    моточасы для списания топлива;

·    перевезено груза (тонн);

·    грузооборот (тоннокм);

·    по каждому виду топлива указывается остаток на начало, получение, расход и остаток на конец периода.

На отдельном листе Excel при помощи функции «СУММЕСЛИ» рассчитывается итог по каждому показателю для группы транспортных средств. Диапазон проверяемых ячеек — это поле с кодом машины, критерием является сам код, а диапазоном суммирования будут поочередно выступать все поля, начиная со столбца «Пробег (км)», и так по каждой группе транспортных средств (по каждому коду), на один код необходима одна строка. Именно этот лист с итогами используется для экономических расчетов.

Другой необходимый отчет — «Табель учета работы автотранспорта». В этом документе ежедневно отражается количество часов на подготовительно-заключительные работы, выполняемые водителем на автотранспортном предприятии, транспортный процесс, включающий движение автомобиля и погрузочно-разгрузочные работы, отдельными строками указываются часы ремонта и простоя за день по каждому транспортному средству. Этот документ заполняется теми специалистами, которые максимально владеют информацией по работе машин, например механиками.

В принципе, этим количество дополнительных форм отчетности может и ограничиться, так как данные о затратах отражаются в бухгалтерском учете и всегда доступны.

Разработка и ведение экономической отчетности

 

Модельер, уловив и прочувствовав что-то, не останавливается на создании одного изделия, а выпускает целую коллекцию, сплетая ее из одной идейной нити, потому что идея, дух, всепроникающая сила увлекают его. И если на предприятии уже ведется финансово-экономический анализ, то задача состоит в грамотной разработке вариаций, наиболее выгодно подчеркивающих линии бизнеса.

Основная мысль данной коллекции — это классический стиль, экономичная стоимость и лаконичный силуэт треугольника: производственная база, затраты и финансово-экономические показатели.

Производственная база формируется по каждой группе транспортных средств и включает следующие показатели:

1. Среднесписочное количество автомобилей (ед.) = Сумма календарных дней нахождения на предприятии по всем машинам группы / Количество дней в отчетном периоде. Среднесписочное количество автомобилей может отличаться от их общей численности на конец месяца только в тех случаях, когда в течение месяца было выбытие или поступлении транспортных средств.

2. Автомобиле-дни на предприятии (а-дни) = Сумма календарных дней нахождения на предприятии по всем машинам группы.

3. Автомобиле-дни в работе (а-дни) = Сумма рабочих дней по всем машинам группы. Рабочим днем признается каждый день, в течение которого автомобиль был в пути или на погрузочно-разгрузочных работах, независимо от их фактической продолжительности.

4. Средняя фактическая продолжительность рабочего дня (час) = Автомобиле-часы в работе / Автомобиле-дни в работе.

5. Календарный фонд рабочего времени (а-час) = Автомобиле-дни в работе × 24 часа.

6. Режимный фонд рабочего времени (а-час) = Автомобиле-дни в работе × Нормальная (плановая) продолжительность работы автомобиля за день.

7. Автомобиле-часы в работе (а-час) (в том числе подготовительно-заключительные работы, движение автомобиля и погрузочно-разгрузочные работы), автомобиле-часы в ремонте и автомобиле-часы простоя в исправном состоянии находятся как сумма фактических значений из «Табеля учета работы автотранспорта». Строка «Моточасы» может быть заполнена согласно таблице исходных данных.

8. Количество рейсов, перевезено груза (тонн), грузооборот (тоннокм), общий пробег (км), в том числе пробег с грузом (км), пробег без груза (км) заполняются на основе таблицы исходных данных.

9. Средняя продолжительность погрузочно-разгрузочных работ на 1 рейс (час) = Время погрузочно-разгрузочных работ / Количество рейсов.

10.  Перевезено грузов за 1 рейс (тонн) = Грузооборот (тоннокм) / Количество рейсов.

11.  Выработка 1 автомобиля за 1 а-час в работе (тонн) = Перевезено груза (тонн) / Автомобиле-часы в работе (а-час).

12.  Выработка 1 автомобиля за 1 а-час в работе (тоннокм) = Грузооборот (тоннокм) / Автомобиле-часы в работе (а-час).

13.  Выработка 1 автомобиля за 1 а-час в работе (км) = Общий пробег (км) / Автомобиле-часы в работе (а-час). По аналогии находится выработка одного автомобиля за 1 час работы по пробегу с грузом и без груза.

Для каждой группы транспортных средств показатели заполняются на одном Excel-листе, а по результатам за отчетный период формируется сводная таблица, содержащая данные по всем группам.

Затраты отражаются согласно внутрифирменной экономической классификации, принятой на предприятии. Например:

1. Основные средства (амортизация, лизинговые платежи).

2. ГСМ.

3. Текущий ремонт (ремонт, осуществляемый сторонними организациями, расходы на запчасти).

4. Расходы на оплату труда (зарплата работников, отчисления на социальное страхование).

5. Расходы в пути (командировочные, суточные, платная стоянка, штрафы).

6. Связь.

7. Расходы на рекламу.

8. Прочие расходы (налоговые платежи, накладные расходы).

Финансово-экономические показатели включают следующие элементы:

1. Доходы (тыс. руб.).

Финансово-экономические показатели рассчитываются независимо от того, использованы транспортные средства для собственных нужд или на коммерческой основе. Казалось бы, если транспортные средства направлены на удовлетворение внутрифирменных потребностей, то они заведомо не могут быть прибыльны — доходы отсутствуют, а расходы всегда будут больше нуля. Но это утверждение ошибочно. В экономической среде фирмы функционируют в условиях постоянного принятия решений, выбирая свою дорогу из множества путей, побеждая или оплачивая риски. И принимая решение об использовании собственной техники, руководство рассчитывает на то, что это будет, по меньшей мере, не дороже найма транспорта по рыночным ценам. В этом случае предполагается, что фактические затраты по собственному транспорту будут меньше альтернативных расходов по использованию наемных транспортных средств, и разница этих двух величин будет формировать финансовый результат. Таким образом, доходами будут выступать альтернативные транспортные расходы — рыночная стоимость произведенных транспортных услуг. Если расценки приводятся без ГСМ, то в доходы включаются затраты предприятия на ГСМ, так как эта сумма была бы дополнительно оплачена.

При смешанном подходе, когда в одном отчетном периоде присутствует и внутреннее, и коммерческое использование транспорта, доходы будут равны сумме выручки от реализации транспортных услуг и альтернативной стоимости внутрифирменного использования автотранспорта.

2. Переменные расходы (тыс. руб.).

Независимо от внутрифирменной специфики к переменным расходам относятся ГСМ, расходы в пути. Расходы на оплату труда будут являться переменными только в том случае, если они зависят от объема услуг. Что касается расходов на запчасти, то их включение в переменные или постоянные расходы определяется многими факторами — учетной политикой фирмы, степенью износа транспортных средств и др.

3. Маржинальный доход (тыс. руб.) = Доходы – Переменные расходы.

4. Постоянные расходы (тыс. руб.) = Совокупные расходы – Переменные расходы.

5. Предварительный финансовый результат (тыс. руб.) = Маржинальный доход – Постоянные расходы.

Финансовый результат — это эффект, достигнутый от преимуществ применения собственной техники по сравнению с наемной по рыночным ценам. Если он больше нуля, значит, использование собственной техники оправдано, если меньше нуля — то при существующих объемах использование наемного транспорта было бы более выгодно.

6. Точка безубыточности (тыс. руб.) = Постоянные расходы / (Маржинальный доход / Доходы).

7. % достижения безубыточности (%) = Доходы / Точка безубыточности × 100.

8. Запас финансовой прочности (тыс. руб.) = Доходы – Точка безубыточности (тыс. руб.).

9. Запас финансовой прочности (%) = Запас финансовой прочности (тыс. руб.) / Доходы.

10.   Рентабельность продаж (%) = Прибыль / Доходы × 100.

11.   Рентабельность издержек (%) = Прибыль / Совокупные расходы × 100.

12.   Коэффициент издержкоемкости = Совокупные расходы / Доходы.

13.   Коэффициент использования автотранспорта по календарному времени = Автомобиле-часы в работе (а-час) / Календарный фонд рабочего времени (а-час).

14.   Коэффициент использования автотранспорта по режимному времени = Автомобиле-часы в работе (а-час) / Режимный фонд рабочего времени (а-час).

15.   Коэффициент технической готовности автотранспорта = Автомобиле-часы в работе (а-час) / (Автомобиле-часы в работе (а-час) – Автомобиле-часы в ремонте (а-час)).

16.   Коэффициент использования пробега = Пробег с грузом / Общий пробег.

17.   Коэффициент порожнего пробега = Пробег без груза / Общий пробег.

Перечень финансово-экономических показателей намного шире (например, существуют формулы расчета коэффициентов выпуска, использования грузоподъемности, выбытия, ввода, износа, годности основных средств и др.). Часть из них имеет высокую степень корреляции с показателями, перечисленными выше, или дублирует их. Например, коэффициент выпуска и коэффициент использования режимного времени. Другие коэффициенты требуют создания серьезного массива дополнительных данных и практически могут реализоваться лишь при автоматизированной системе учета. Например, для расчета коэффициента грузоподъемности необходимо иметь данные о предельной и фактической грузоподъемности каждого рейса. Ситуация осложняется и тем, что к седельным тягачам могут прикрепляться различные прицепы с различной грузоподъемностью. Ну а некоторые коэффициенты не настолько динамичны, чтобы отслеживаться ежемесячно. Коэффициенты поступления, выбытия, износа и годности основных средств достаточно рассчитывать ежеквартально или даже ежегодно, в зависимости от финансовой ситуации.

Сопоставление затрат на автотранспорт с рыночными ценами

 

В экономической литературе, когда речь идет о себестоимости единицы транспортных услуг, чаще всего говорится о грузообороте, выражаемом в тонно-километрах. Именно для этой величины, 1 тоннокм, приводятся методики расчета себестоимости, факторные модели анализа. В приведенной системе тонно-километры являются лишь одним из ключевых показателей деятельности грузового автотранспорта. В нашем случае себестоимость нужна для сопоставления с рыночными ценами, и именно поэтому объектом калькуляции будет не теоретическая величина, а конкретная единица измерения цен.

Если известно, что 1 час работы микроавтобуса на рынке стоит 200 руб. с НДС, включая ГСМ, то для собственных микроавтобусов мы рассчитываем полную себестоимость 1 часа и сравниваем ее с суммой 169,49 руб. без НДС (200 / 1,18 = 169,49 руб.).

Предположим, 1 час работы самосвала стоит 300 руб. плюс ГСМ. В этом случае мы, во-первых, очищаем эту сумму от НДС (300 / 1,18 = 254,24 руб.), во-вторых, рассчитываем себестоимость 1 часа работы собственных самосвалов без ГСМ, в-третьих, сопоставляем полученные результаты.

По аналогии для седельных тягачей объектом калькуляции будет 1 км пробега с грузом, для грузовых фургонов, грузовых бортовых и экскаваторов — 1 час работы без ГСМ, для микроавтобусов, автобусов, легковых автомобилей и автокранов — 1 час работы, включая ГСМ.

Приведенный подход является чисто субъективным, но в любом случае себестоимость должна быть полностью сопоставима с концепцией ценообразования.

 

Резерв финансовых возможностей

 

В силу ряда причин автотранспорт используется не полностью. Недостаточная загруженность приводит к простою в исправном состоянии, поломка помимо расходов на текущий ремонт влечет за собой простой автотранспорта в связи с ремонтными работами. Кроме того, простой автотранспорта может быть обусловлен разницей между календарным и режимным фондом рабочего времени. Несмотря на то, что стопроцентное использование календарного времени практически невозможно, этот показатель не теряет свою актуальность, он является теоретической верхней границей прибыли, той планкой, выше которой прыгнуть просто невозможно, и снижает вероятность переоценки своих возможностей. Представим себе шкатулку, в ней уже находится нечто, то есть прибыль, но шкатулка заполнена не полностью. Незаполненное пространство — это неэффективное режимное время (поломка и ремонт), которое может сократиться. Казалось бы, все, но под видимым дном шкатулки есть отсек, скрытый от неопытного взгляда, — неиспользованное календарное время. И кажется, что за этим отделом будут открываться новые, но нет, больше ничего, это — предельная вместимость.

В соответствии с вышесказанным автором статьи разработан подход, выявляющий недополученную прибыль — резерв финансовых возможностей.

Расчет проводится по каждой группе автотранспортных средств и по автопарку в целом. Основными показателями являются:

1. Фактический финансовый результат.

2. Недополученная прибыль:

а)      в связи с неэффективным использованием режимного времени:

·   в связи с простоем в исправном состоянии;

·   в связи с ремонтом;

б) в связи с неполным использованием календарного времени.

Формула расчета зависит от единицы измерения цен и себестоимости (см. таблицу).

 

Расчет резерва финансовых возможностей

 

Объект калькуляции

Формула расчета недополученной прибыли

в связи с простоем в исправном состоянии

в связи с ремонтом

в связи с неполным использованием календарного времени

1 автомобиле-час (а-час) работы с учетом топлива

а-часы простоя в исправном состоянии × (средняя цена 1 а-часа работы с учетом топлива – переменные расходы / а-часы в работе)

а-часы ремонта × (средняя цена 1 а-часа работы с учетом топлива – переменные расходы / а-часы в работе)

(календарный фонд рабочего времени – режимный фонд рабочего времени) × (средняя цена 1 а-часа работы с учетом топлива – переменные расходы / а-часы в работе)

1 а-час работы без учета топлива

а-часы простоя в исправном состоянии × (средняя цена 1 а-часа работы без учета топлива – (переменные расходы – ГСМ) / а-часы в работе)

а-часы ремонта × (средняя цена 1 а-часа работы без учета топлива – (переменные расходы – ГСМ) / а-часы в работе)

(календарный фонд рабочего времени – режимный фонд рабочего времени) × (средняя цена 1 а-часа работы без учета топлива – (переменные расходы – ГСМ) / а-часы в работе)

1 км пробега с грузом с учетом топлива

пробег с грузом / а-часы в работе × а-часы простоя в исправном состоянии × (средняя цена 1 км пробега с грузом с учетом топлива – переменные расходы / а-часы в работе)

пробег с грузом / а-часы в работе × а-часы ремонта × (средняя цена 1 км пробега с грузом с учетом топлива – переменные расходы / а-яасы в работе)

пробег с грузом / а-часы в работе × (календарный фонд рабочего времени – режимный фонд рабочего времени) × (средняя цена 1 км пробега с грузом с учетом топлива – переменные расходы / а-часы в работе)

В строке 1 при расчете резерва финансовых возможностей количество часов умножается на маржинальный доход, приходящийся на 1 дополнительный автомобиле-час работы. В самом деле, маржинальный доход представляет собой ту сумму, которая должна покрывать постоянные расходы и обеспечивать желаемый размер прибыли. Если маржинальный доход больше постоянных затрат, то получаем прибыль, в противном случае — убыток. Таким образом, фактическая ситуация отражается на финансовом результате. При использовании резервов финансовых возможностей сумма постоянных затрат останется неизменной, и каждый дополнительный автомобиле-час работы (или дополнительный км пробега с грузом) будет приносить маржинальный доход, полностью направленный на увеличение финансового результата.

Изложенный выше подход раскрывает нам финансовый резерв, связанный с неполным использованием рабочего времени. Помимо этого можно рассчитать дополнительные резервы:

1. Резерв финансовых возможностей, содержащийся в коэффициенте порожнего пробега = Пробег без груза × Цена 1 км пробега с грузом – Дополнительный расход ГСМ, связанный с перевозкой грузов.

2. Резерв финансовых возможностей, содержащийся в превышении фактического времени погрузочно-разгрузочных работ над нормативами, находится по аналогии с резервом, связанным с простоем в исправном состоянии, только вместо времени простоя подставляется предполагаемое снижение времени на погрузочно-разгрузочные работы. Этот резерв имеет особо важное значение для тех видов транспорта, по которым ценообразование основано на км пробега с грузом — величине, прямо не привязанной к временному параметру.

3. При автоматизированной системе учета рассчитывается резерв финансовых возможностей, содержащийся в неполном использовании грузоподъемности.

Далее проводится вертикальный и горизонтальный анализ: оцениваются показатели по каждой группе транспортных средств и вклад каждой группы в общий результат, значения каждого показателя сопоставляются в межгрупповом ракурсе, а по мере накопления данных отслеживается динамика. Такой анализ проводится ежемесячно.

Е.В. Кистерева, начальник финансово-экономического отдела ОАО «Рокадовские Минеральные воды»

Статья опубликована в журнале «Справочник экономиста» № 12, 2006.

Купить этот номер в электронном виде

Подпишитесь на нашу рассылку

Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.