Формируем Бюджет расходов в автоматизированной системе

Эффективное управление финансами играет ключевую роль в достижении успеха и устойчивости любого предприятия. Создание Бюджета расходов и следование ему — фундаментальная часть этого процесса.

Современные технологии позволяют автоматизировать процесс бюджетирования, делая его проще и увеличивая точность. В статье рассмотрим последовательность формирования Бюджета расходов, приведем примеры из практики по созданию такого бюджета в автоматизированной системе.

Чтобы сформировать Бюджет расходов в автоматизированной системе, следуйте алгоритму:

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Шаг 1. Определите цели и область бюджета

Перед тем как приступать к созданию бюджета расходов, определитесь с его целями и областью применения. Возможные цели:

• планирование будущих расходов;

• управление долгами;

• определение приоритетов;

• максимизацию прибыли.

Шаг 2. Заполните справочники

В учетных системах «1С: Предприятие», имеющих подсистему «Бюджетирование», заполняется справочник «Бюджеты» исходя из поставленных целей и видов бюджетов, которые планируется вести (рис. 1).

Обязательной сквозной аналитикой в бюджетах будет выступать «статья». Этот справочник имеет иерархическую структуру (рис. 2).

Большинство систем бюджетирования позволяют создавать дополнительные аналитики. Например, функционал БИТ.ФИНАНС позволит создать в 1С более 17 позиций (рис. 3).

Дополнительные аналитики можно добавить в первичные документы системы 1С (рис. 4).

Шаг 3. Соберите данные

Обычно для сбора и анализа данных в компаниях используют MS Excel. Однако все чаще компании стремятся вести планирование в тех же системах, в которых ведут и фактически учет хозяйственных операций. На отечественном рынке это в основном «1С: Предприятие 8». Рассмотрим пример работы подобной подсистемы в БИТ.ФИНАНС.

Основной документ для планирования — «Форма ввода бюджета» (рис. 5). На первой закладке преднастраиваются такие параметры, как:

• вид бюджета;

• период и периодичность планирования;

• валюта и курсы;

• необходимые аналитики (статья, ЦФО, проекты и т. д.).

На следующей закладке заполняются непосредственно плановые данные (рис. 6).

На практике используют разные способы заполнения:

• вручную;

• загрузка-выгрузка из Excel;

• настройка алгоритмов расчета плановых данных исходя из плановых данных за предыдущие периоды;

• настройка алгоритмов расчета плановых данных исходя из фактических данных за предыдущие периоды;

• «подтягивание» данных из графиков договоров, если они занесены в систему.

Способы расчета зависят от методологии и бюджетной модели. Как правило, компании используют несколько вариантов в зависимости от статей/бюджетов.

Шаг 4. Задайте параметры бюджета

Настройте параметры вашего бюджета, учитывая все финансовые аспекты (рис. 7). Это может включать в себя установку лимитов на расходы, определение категорий расходов, установление целей сбережений и др.

Система позволяет выбрать, по каким именно аналитикам будет контролироваться исполнение и какие допускаются отклонения (абсолютные либо относительные) в рамках заданного диапазона.

Одно из преимуществ использования автоматизированных систем для управления бюджетом — возможность автоматизировать множество операций. Например, вы можете настроить систему на автоматическое отслеживание транзакций, уведомления о превышении лимитов и прочие функции.

Шаг 5. Регулярно обновляйте и анализируйте бюджет

Создание бюджета — это только первый шаг в управлении финансами. Чтобы он корректно работал, его необходимо регулярно обновлять и анализировать. Просматривайте отчеты и аналитику, чтобы убедиться, что вы соблюдаете бюджет, и при необходимости вносите необходимые коррективы (рис. 8).

Для этого в системе БИТ.ФИНАНС предусмотрены соответствующие документы, которые позволяют осуществлять в том числе скользящее планирование. Измененный бюджет рекомендуем сохранять под новым именем, чтобы впоследствии можно было сравнить между собой первоначальный бюджет, актуализированный бюджет и фактические показатели.

Шаг 6. Анализируйте полученные данные

Планирование и бюджетирование в единой учетной системе позволяет в режиме реального времени отслеживать основные финансовые показатели и анализировать, как выполняются бюджеты, с помощью удобных отчетов (рис. 9).

Информацию можно детализировать вплоть до первичного документа (хозяйственной операции). Не нужно создавать и поддерживать обмены и интеграции между системами. Повышается оперативность, снижается вероятность ошибки и влияние человеческого фактора.

Как внедрить программы по управлению расходами: примеры из практики

Кейс 1

На фабрике «Уральские пельмени» объединили ведение финансового и управленческого учета и повысили качество финансового планирования

Фабрика «Уральские пельмени» — торгово-производственный холдинг, который занимает лидирующее положение на рынке продуктов глубокой заморозки Уральского региона. Продукция компании — это более 50 наименований высококачественных полуфабрикатов — пельменей, вареников, котлет. Штат предприятия — более 1700 сотрудников.

Ранее для целей бюджетирования и управления финансами на предприятии использовались стандартные офисные продукты и различные отчеты, которые выгружались из программ, разработанных на платформе «1С:Предприятие 7.7». Финансовые заявки для контроля за расходованием денежных средств заполнялись с помощью электронных таблиц. Все это затрудняло процессы управления финансовыми потоками, возникали сложности при планировании расходов.

Чтобы сократить трудозатраты сотрудников финансового отдела и получать данные для более глубокого анализа хозяйственной деятельности подразделений, руководство предприятия приняло решение создать новую информационную систему.

Партнером по внедрению стала компания «Первый Бит», имеющая успешный опыт автоматизации процессов финансового и управленческого учета на производственных предприятиях со сложной организационной структурой. В качестве программного продукта было выбрано специализированное решение «БИТ.ФИНАНС», функционал которого максимально соответствовал потребностям компании.

Результатом проекта стало создание информационной системы, которая объединила ведение финансового и управленческого учета во всех структурных подразделениях предприятия. Преимущества для предприятия от внедрения системы:

• автоматизирован процесс формирования и согласования заявок на расходование денежных средств;

• процесс бюджетирования стал более прозрачным;

• повысилось качество финансового планирования;

• появилась возможность оценивать текущую деятельность компании в онлайн-режиме;

• оптимизировали распределение ресурсов компании.

Кейс 2

В сети магазинов «Бетховен» наладили оперативный контроль расходов и автоматизировали согласование заявок

Сеть магазинов «Бетховен» — это 33 магазина в Москве, которые объединены одной концепцией стиля, оформления и организации торговли. В ассортименте более 17 000 наименований зоотоваров зарубежных и отечественных производителей от эконом-класса до категории суперпремиум: корма, в том числе лечебные, пищевые добавки, ветпрепараты — в каждом магазине есть ветеринарная аптека, аксессуары, средства по уходу и для содержания животных.

«С расширением сети зоомагазинов стало сложно контролировать денежные потоки как в целом, так и в разрезе конкретных точек. Нам потребовалась автоматизация управленческого учета. Мы искали информационную систему, имеющую возможность гибкой настройки под специфические требования нашей компании, а также легко интегрирующуюся с типовыми продуктами 1С. Изучив рынок, мы выбрали решение БИТ.Финанс: Управленческий учет, имеющий сертификат «1С:Совместимо!» и максимально соответствующий задачам автоматизации финансового управленческого учета и подготовки отчетности по международным стандартам», — говорит финансовый директор сети магазинов Бетховен М.В. Кеткин.

В результате внедрения программного продукта БИТ.Финанс: Управленческий учет стало проще:

• проводить оперативный анализ эффективности использования торговых площадей за счет возможности планирования выручки магазинов и расходов по их обслуживанию;

• управлять движением денежных средств благодаря автоматизации процессов казначейства;

• контролировать расходы административных подразделений;

• контролировать заявки по заранее согласованным ежеквартальным бюджетам.

https://www.1cbit.ru/