Как провести мониторинг закупок: план действий

Не вызывает сомнения, что грамотно выстроенный процесс закупок оказывает положительное влияние на финансовый результат работы компании. Если же работа специалистов по закупкам организована неправильно, то стоит ожидать дефицита товарно-материальных ценностей, готовиться к определенным потерям от вложения денег в запасы. В конечном счете вместо ожидаемой прибыли компания будет только нести убытки. В связи с этим на основе постоянного мониторинга закупок важно заблаговременно предпринимать меры по устранению недостатков системы управления закупками, выявлять ее узкие места и оптимизировать все запасы. Давайте посмотрим, как провести такой мониторинг.

Что оценивают при проведении мониторинга закупок?

Однозначного ответа на вопрос о том, какие результаты мониторинга закупок наиболее важны, нет. Однако, как показывает практика, большую роль в определении положения в области закупок играет оценка их эффективности с помощью изучения следующих основополагающих параметров:

1. Сроки закупок и качество приобретенных товарно-материальных ценностей.

Следует проверить соблюдение сроков закупок, соответствие качества приобретенных товаров качеству, заявленному в документах, сопровождающих их.

2. Фактические расходы на закупку ТМЦ.

Нужно выявить соответствие фактических расходов на закупку плановым и рассчитать экономию ресурсов: среднее снижение цены закупки относительно плановых значений и среднерыночных цен, экономия от отсрочки платежа, потери из-за хранения товарно-материальных ценностей и т. д.

3. Среднее количество заявок и сроки закупки. Производится оценка качества всего закупочного процесса.

4. Риски по ключевым составляющим закупочного процесса. Это предъявление необоснованных требований к закупаемым товарам и поставщику, некорректное установление цены на продукцию, несвоевременность осуществления закупок и поставка некачественных товаров, работ или услуг.

Важно исключить варианты закупок по заведомо завышенным ценам, минимизировать риск приобретения неконкурентоспособного товара. К примеру, на торгах многие поставщики в процессе предложения цен завышают цену, чтобы потом была возможность ее снизить. Чем больше заявок, тем больше вероятность, что цена определится с учетом рыночной стоимости товара. Если компания участвует в торгах, то экономисту необходимо анализировать данные сводного аналитического отчета «О результатах мониторинга закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, а также закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», который составляет Минфин России и публикует на своем официальном сайте. Согласно данному отчету за 2024 г. отмечается увеличение количества и стоимостного объема контрактов, заключенных с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) (на 15 и 10 % соответственно) по сравнению с 2023 г. В этом случае не будет ни конкуренции, ни эффективности. Заказчик может закупить товар далеко не по рыночной цене и понести избыточные расходы.

Как выяснить, какими партиями нужно закупать товар?

Чтобы понять, выгодно ли компании закупать товар реже и помногу или же лучше делать закупки чаще и маленькими партиями, необходимо определить основные потери, связанные с хранением запасов, и полученные результаты сравнить с расходами на поставку товара. Для этого экономисту нужно получить из управленческой отчетности по поставщикам информацию:

• о среднем складском запасе по товарным позициям;
• о средней продаже по товарным позициям;
• об отсрочках платежей;
• о переменных затратах на хранение товаров поставщика в течение года;
• о затратах на поставку продукции от поставщика в течение года.

В табл. 1 представлен пример расчета потерь, связанных с хранением запасов.

По данным табл. 1, объем денежных средств, на который кредитует компанию поставщик (товарный кредит), равен 900 240 руб. (450 120 руб./мес. × 2 мес.). Затраты, связанные с замораживанием денег в запасах от конкретного поставщика (потери от вложения денег в запасы), составляют 60 021 руб. ((1 500 450 руб. – 900 240 руб./мес.) × 10 % / 100 %). Суммарные потери, связанные с хранением запасов (переменные затраты на хранение продукции поставщика в течение года плюс потери от вложения денег в запасы), — 125 141 руб. (65 120 руб. + 60 021 руб.).

Как видим, суммарные потери, связанные с хранением запасов, чуть меньше расходов на поставку, что в целом свидетельствует об оптимальных объемах закупки товара. В данном случае можно оставить их неизменными и не увеличивать количество поставок товара в год.

Проделав описанную работу, можно выявить узкие места в закупках товаров и принять правильное решение по оптимизации запасов.

Как мониторить наличие складских запасов?

Чтобы проконтролировать наличие запасов на складах, экономисту нужно провести мониторинг по всем товарным позициям или конкретному товару. В этом поможет классический эффективный инструмент: ABC/XYZ-анализ. ABC показывает, какие товары приносят основную выручку или оборот, а XYZ — насколько стабилен спрос по каждой товарной позиции. Эти данные позволяют определять приоритеты в закупках и контроле остатков.

На заметку

ABC-анализ лучше всего проводить в Excel. Это позволит значительно упростить работу и избежать ошибок при расчетах.

Алгоритм проведения АВС-анализа будет выглядеть следующим образом:

ABC-анализ можно проводить при соблюдении следующих основных условий:

• анализируемые объекты имеют числовую характеристику;

• перечень, используемый для анализа, состоит из однородных позиций;

• выбраны максимально объективные значения позиций (ранжировать параметры по месячному запасу правильнее, чем по дневному).