Простая электронная подпись: что ей можно подписывать

Нам в редакцию пришел вопрос. Читатель спрашивал: какие документы в делопроизводстве можно подписывать простой электронной подписью? Чем это регламентируется? Давайте разберемся.

Что такое простая электронная подпись

Прежде всего напомним, что такое простая электронная подпись (далее – ПЭП). Согласно ст. 5 Федерального закона № 63-ФЗ[1] ПЭП является одним из видов электронной подписи, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Из определения следует, что ПЭП имеет четыре ограничения:

1) создается и используется только в рамках конкретной информационной системы, например системы электронного документооборота организации (далее – СЭД);

2) в отличие от усиленной электронной подписи (далее – УЭП) не имеет сертификата ключа проверки электронной подписи;

3) подтверждает только факт формирования подписи и не позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;

4) документ, подписанный ПЭП, имеет низкий уровень защиты в отличие от высокого уровня защиты, обеспечивающейся УЭП.

Таким образом, первое и второе ограничения:

• не позволяют передавать электронный документ, подписанный ПЭП, в стороннюю организацию, например по электронной почте или через оператора юридически значимого электронного документооборота. Исключением является возможность применять ПЭП для документов, передаваемых в рамках группы компаний при условии работы в единой СЭД и заключения соглашения между организациями об обмене документами, подписанными ПЭП;
• в случае представления электронного документа, подписанного ПЭП, надзорным, судебным органам есть риск непризнания юридической значимости электронного документа.

Третье и четвертое ограничения:

• не позволяют подписывать ПЭП документы, имеющие долговременный или постоянный срок хранения, в том числе ввиду невозможности совершенствования ПЭП путем добавления меток доверенного времени, как это реализуется для УЭП;
• не сохраняется информация, какие конкретно данные подписал пользователь, и в дальнейшем это можно установить только косвенно по данным из СЭД.

Электронный документ считается подписанным ПЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий (ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

1. ПЭП содержится в самом электронном документе. Действительно, при подписании ПЭП отдельного файла подписи не образуется. Информация о том, кем и когда подписан электронный документ, содержится в служебных таблицах в СЭД (рис. 1).

2. Ключ ПЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа. В созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

На практике документ, подписанный ПЭП, обязательно содержит составные элементы реквизита «Подпись» Это наименование должности подписанта и расшифровка его подписи.

Кроме того, при подписании документа ПЭП СЭД автоматически создает визуализированную копию электронного документа в формате PDF/A, фиксирующую вид электронной подписи, которой был подписан документ («Документ подписан простой электронной подписью») (рис. 2).

При необходимости информация о подписании ПЭП может формироваться в отдельный файл произвольного формата, например, на стадии передачи электронного документа на оперативное хранение в систему хранения электронных документов. Подобным образом эта процедура реализована при передаче документа из «1С:Документооборота» в «1С:Архив» (рис. 3).

Регламентация использования ПЭП в компании

В ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ говорится о необходимости издания нормативного правового акта или соглашения об использовании ПЭП. Этот акт или соглашение закрепляют признание электронных документов, подписанных ПЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, которые подписаны собственноручной подписью.

В нормативных актах или соглашениях должны быть предусмотрены:

1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;

2) обязанность лица, создающего или использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Примерное положение об использовании ПЭП (рис. 4), включающее форму соглашения об использовании ПЭП, входит в методический продукт фирмы «1С» «Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой».

Таким образом, ПЭП имеет смысл использовать в случаях, когда издержки при компрометации подписи невелики (например, при подписи внутренних документов временного срока хранения) и стороны (сотрудник/организация или организация/организация) используют одну и ту же информационную систему.

Случаи, когда можно использовать ПЭП, мы свели в Памятку.

ПАМЯТКА

Когда документы можно подписывать простой электронной подписью

Рекомендуем на уровне организации разработать Реестр видов документов, в котором для каждого вида/разновидности электронного документа установить вид используемой электронной подписи (Пример).

При выборе вида электронной подписи для того или иного вида документа можно руководствоваться следующими критериями (Таблица).

В дальнейшем при настройке СЭД для каждого вида/разновидности/тематики электронного документа определяется вид электронной подписи в соответствии со сведениями из Реестра видов документов (Рис. 5).

Резюме

ПЭП имеет ряд функциональных ограничений, в связи с чем определение перечня документов, подписываемых этой разновидностью электронной подписи, требует предварительной методической проработки со стороны службы делопроизводства и дальнейшего отражения в локальных нормативных актах и методических документах организации.