Кучер Н.В. «И вечный бой! Покой нам только снится…»
Новая страница 1
Допустим, вы последовали совету,
на собеседовании внимательно проанализировали ситуацию, почувствовали, что ваш
будущий шеф – незаурядный, умный и интеллигентный человек, одним словом – что
надо! Вы говорите: «Да», – и выходите на работу. Если секретарь в офисе – фигура
ключевая, то руководитель – главная. И очень важно, чтобы эти два человека как
можно быстрее нашли общий язык. От профессионализма и человеческих качеств
секретаря на 50 % зависит эффективность работы руководителя. Почему? Давайте
разберемся.
Задача номер один
Секретарь
организует работу приемной, отвечает на телефонные звонки, принимает факсы и
т.д. Все это очень важно, однако основная его задача – сделать так, чтобы шефу
было удобно работать. Все действия секретаря должны быть направлены на
создание атмосферы удобства и комфорта для руководителя. Не забывайте, что
вы наемный рабочий и после окончания работы можете позволить себе расслабиться,
окунуться в личную жизнь, до начала следующего трудового дня напрочь забыть о
работе. Иное дело ваш шеф. Бизнес требует постоянной мобилизации сил, готовности
в любой момент принять ответственное решение. У руководителя крайне напряженный
ритм жизни. Поэтому умный секретарь будет стремиться всеми возможными способами
оградить его от лишних проблем.
Внимание: мелочи!
Удобство
руководителя зависит и от неприметных на первый взгляд «мелочей», которые, тем
не менее, могут оказываться существенными. Моя коллега Марина С. рассказывает:
«На моей предыдущей работе шеф был заядлым курильщиком. Без сигареты он не
мог сосредоточиться. Выкуривал по нескольку пачек в день и при этом терпеть не
мог вида наполненной окурками пепельницы. Входя в кабинет с бумагами, я
автоматически бросала взгляд на стол: есть ли окурки в пепельнице, не
закончились ли сигареты. Наличие первых и отсутствие вторых могло привести к
взрыву недовольства со стороны шефа, что провоцировать явно не стоило».
У каждого
руководителя есть свои индивидуальные предпочтения, и это непременно следует
учитывать. Мой нынешний начальник, например, предпочитает дорогой элитный сорт
китайского зеленого чая, в то время как предыдущий жаловал исключительно
шиповниковый. Если с утра погода пасмурная, идет дождь или упало давление, я
готовлю своему руководителю чашечку ароматного кофе, который помогает
взбодриться, поднимает настроение, придает свежие силы, причем готовится этот
кофе по излюбленному рецепту шефа. И таких нюансов бесчисленное множество.
Будьте наблюдательны, подмечайте каждую мелочь, к которой ваш руководитель
питает слабость. Радуйте его этими милыми пустяками, и вы станете для него
просто незаменимы, потому что с вашим присутствием в его сознании будут связаны
мысли о комфорте, уюте, заботе и душевной теплоте.
Молчание – золото
Чтобы
руководитель мог спокойно работать, он должен быть абсолютно уверен в вашей
преданности и умении хранить информацию. В процессе работы вы невольно получите
доступ к различной конфиденциальной информации – как коммерческой, так и личной,
касающейся вашего руководителя. Какие бы попытки заполучить эту информацию ни
предпринимали ваши коллеги или деловые партнеры, вы должны дать им понять, что
интересы шефа для вас превыше всего и вы слишком дорожите своей работой, чтобы
отвечать на провокационные вопросы.
Не стоит
демонстрировать свою осведомленность разного рода намеками, пытаясь подчеркнуть
таким образом свою значимость. По-настоящему много знающий человек всегда
молчалив. К тому же не думаю, что вашему шефу понравится подобная бравада.
Скорее всего он подумает: «Этот человек слишком болтлив» и перестанет доверять
вам.
Нам не дано предугадать...,
или Подбирайте выражения!
Сколь бы
хорошими ни были ваши отношения с шефом, никогда не следует доходить до
панибратства. Он прежде всего руководитель, а вы подчиненный, то есть стоящий на
ступеньку ниже на иерархической лесенке. Не пытайтесь взобраться выше – мужчины
(а чаще всего они являются руководителями) этого не прощают. Любой начальник
однозначно воспримет это как покушение на его право первенства. Поэтому
проявляйте тактичность, соблюдайте правила игры и следите за тем, что и как вы
говорите шефу.
«Однажды
со мной произошел довольно нелепый случай, – вспоминает Наталья М. – Мой
руководитель торопился на важную деловую встречу, а мне принесли на подпись
срочную платежку. Я остановила шефа и произнесла: «Николай Алексеевич,
подпишите, быстренько» (имея в виду, что это займет у него всего пару секунд),
но слово «быстренько» шеф воспринял иначе, чем я думала. Он высказал мне свое
крайнее неудовольствие и предупредил, что в другой раз не подпишет документ,
если я буду разговаривать в подобном тоне. Я была в полном недоумении. Теперь я
тщательно взвешиваю каждое слово, прежде чем обратиться к своему руководителю с
какой-либо просьбой».
Шеф всегда прав! (заповедь №
1 из секретарского устава)
Кстати,
знаете, как звучит заповедь № 2? Правильно! «Если шеф не прав, смотри заповедь №
1.» Но почему? – спросите вы, – разве не бывает ситуаций, когда...»? Не бывает!
Вы прекрасно знаете, что ваш шеф добрый и порядочный человек (иначе бы вы и не
устроились к нему работать), и то, что произошло – следствие неприятного
стечения обстоятельств.
Слов нет,
приятного мало, когда на тебе срывают дурное настроение. Но такова уж
секретарская доля: в какой-то момент быть «мальчиком для битья». Помню, как в
первые годы работы секретарем я огорчалась, а то, бывало, и плакала тайком от
несправедливо нанесенной обиды. Злилась на шефа, считая его черствым и
бездушным, и только со временем поняла, что к человеческим качествам моего
руководителя это не имело ни малейшего отношения. Он был действительно очень
добрым и порядочным человеком, просто я не знала тогда, что не нужно обращать на
это внимания, принимать на свой счет; что мой начальник самый обыкновенный
человек, у которого тоже бывают проблемы и неприятности и которому необходимо
выплеснуть переполняющие его отрицательные эмоции. А я всегда была рядом,
поэтому и отражать удары приходилось мне.
("Секретарь-референт" №9 2003) #1505 |
