В.Ф. Янковая
Новая страница 1
Принципы организации
документооборота
В управлении широко используются электронные средства
создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как
составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя
движение информационных потоков организации – их получение, обработку,
переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни
использовалась, организация документооборота должна основываться на
определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К
таким принципам организации документооборота относятся следующие:
- централизация операций по приему, первичной
обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в
организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.)
и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);
- максимальное сокращение числа инстанций прохождения
и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой
необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он
поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
- маршрутизация отдельных видов документов (разработка
схем прохождения документов);
- однократность регистрации документов (документы,
поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз:
входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация
документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном
подразделении);
- организация предварительного рассмотрения документов
(распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые
на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение
непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит
специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно
определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
- исключение необоснованных согласований, организация
параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками
(копирование проекта документа или передача его по электронной почте
одновременно всем заинтересованным лицам);
- снижение уровня подписания документов.
Документопоток организации
Документооборот в учреждении осуществляется
в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации
(руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов
(регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и
т.д.).
Совокупность документов, движущихся по единому
маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных
документопотока организации:
- поступающие (входящие) документы;
- отправляемые (исходящие) документы;
-
внутренние
документы.
В каждом из документопотоков выделяются
документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию,
могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций,
обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов,
направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др.
В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют
распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы
(докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна
своя схема прохождения документов.
Движение поступающих документов
При организации
документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности:
форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная,
смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее
система документооборота), способы принятия решений и характер распределения
обязанностей между руководителями организации.
Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему
документооборота?
Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение
операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное
освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных
функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная
форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется
отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма
делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности
организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При
смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть –
подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и
подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме
делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в
дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие
руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется,
контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило,
это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции
подразделений).
В целом движение исходящих документов включает
следующие этапы:
1.
Подготовка
исполнителем проекта документа.
2.
Согласование
(визирование) проекта документа.
3.
Доработка проекта
документа по замечаниям.
4.
Повторное
визирование документа.
5.
Подписание
документа руководителем.
6.
Регистрация
документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан
руководителем подразделения).
7.
Передача
документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8.
Отправка
документа корреспонденту и передача копии в дело.
Отправка документа должна производиться Документы,
переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем
случае, – на следующий день.
Движение внутренних документов организации на стадии
подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению
отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично
движению поступающих документов.
Движение отдельных видов документов (документопотоков)
имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ
разрабатывают схемы движения документов (маршрутные
схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных
для деятельности организации видов документов.
("Секретарь-референт" №7 2005) #1549 |
