В.Ф. Янковая
Сопроводительное письмо – деловое письмо,
используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается
словами: Представляем Вам… (в
вышестоящую организацию), Направляем Вам…
(в подведомственную организацию), Высылаем Вам…
(в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная
информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой
осуществляется деловое общение:
В соответствии с
предварительной договоренностью высылаем Вам…
В подтверждение нашей
договоренности высылаем Вам…
и др.
Текст сопроводительного письма может содержать
просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют
приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о
направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного
письма является отметка о наличии приложения.
Образец сопроводительного письма приведен в
конце статьи.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого
получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
Огромное количество управленческих ситуаций
дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование
просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению
просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее
типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих
просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.
Просьба излагается следующим образом:
Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…,
Просим Вас сообщить…
и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола
просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…,
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение
и т.п.
В одном письме может содержаться несколько
просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас рассмотреть (предоставить,
провести…),
Одновременно просим Вас…
.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с
целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование
необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение
запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные
нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация
не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной
деятельностью.
В целом, письма-запросы составляются также как
письма-просьбы и также требуют письма-ответа.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как
ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или
отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен
соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует
использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в
инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно.
Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не
допускается.
Не следует ссылку на поступившее письмо
включать в текст письма-ответа (На Ваше
письмо от _______ № ___ …). Для ссылки
на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату
и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном
письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован,
нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ
целесообразно начинать с обоснования отказа:
В связи с….
В случае отрицательного ответа рекомендуется
сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать
положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой
информацией располагает.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым
автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих
взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или
являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования
(В связи с…,
В соответствии с…) или непосредственно с
изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что… ;
Доводим до Вашего сведения, что…;
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в
котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других
материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если
подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко
изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать
их и т.д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности
писем является: Подтверждаем (получение
документов, предварительную договоренность, согласие …).
Письмо-подтверждение может заканчиваться
просьбой, пожеланием, предложением.
Информационное письмо – деловое письмо, в
котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят
типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней
подведомственным организациям или организациям определенного типа. В
информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения
законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться
рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать
приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до
нескольких страниц.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее
обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды,
качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержится просьба
в адрес корреспондента и юридически значимая формула:
Оплату (предоставление услуг
и т.д.) гарантируем.
Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские
реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя
лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются
печатью организации.
Образец гарантийного письма приведен в конце
статьи.
Письмо-предложение – деловое письмо,
направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В
коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).
Если письмо-предложение направляется адресату
впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об
организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.
Письмо-предложение может быть направлено одному
корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать
конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение
договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу
переговоров.
Письмо-напоминание – деловое письмо,
используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя
обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит
из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы
обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана
предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
В письме-напоминании используются следующие
фразы:
Напоминаем Вам…;
Вторично напоминаем Вам…;
Обращаем Ваше внимание на то, что…;
Ставим Вас в известность, что… .
Письмо-напоминание может заканчиваться
указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если
адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:
В случае невыполнения взятых на себя
обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции
и т.п.
Письмо-требование – деловое письмо, цель
которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства.
Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее
принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, - письма
сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее
договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо
сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения
обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если
обязательства не будут им выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут
быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;
Требуем незамедлительно выполнить…
и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут
формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...;
В противном случае мы не несем ответственности за последствия…
и т.п.
Письмо-извещение – деловое письмо,
информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках,
конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются
широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения
или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной
ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии,
времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать
об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В
приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и
другие информационные материалы.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по
списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется
вообще.
Подписываются письма-извещения руководителем
организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и
проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими
руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.
Письмо-приглашение – разновидность
письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не
на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления
(орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному
лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату:
Уважаемый …!.
Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения
Уважаемые коллеги!.
Письмо-благодарность – деловое письмо,
направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением
благодарности за совершенные действия.
Письма-благодарности, как правило, составляются
в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами
письма могут быть следующие выражения:
Благодарим Вас за оказанную помощь в…;
Выражаем Вам свою благодарность за…;
Позвольте Вас поблагодарить за…;
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…
и т.п.
Письмо-поздравление – деловое письмо,
составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в
положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-приглашения, как правило, составляются в
достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два
предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении
излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено
поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации
или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые
достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие
ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с…;
Искренне поздравляем Вас с…;
Примите наши искренние поздравления в связи с…;
Сердечно поздравляем Вас с… и
т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только
на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы,
украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
("Секретарь-референт" №2 2002) #1479 |
