В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

В таблице 1 приведены квалификационные требования к секретарям.

 

Таблица 1

 

Наименование должности	Требования к квалификациям
	Образование	Стаж работы по специальности
Секретарь-машинистка	Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе	Без предъявления требований
Секретарь-руководитель	Высшее профессиональное	Без предъявления требований
	Среднее профессиональное	Не менее 2-х лет
Секретарь-стенографистка	Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе	Без предъявления требований

 

 

Однако существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) (см. табл. 2).

Таблица 2

 

Должность	Должен знать	Должен уметь
1. Оператор на телефоне	Правила ведения телефонных переговоров	Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой
2. Секретарь директора	Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, деловой этикет	Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами
3. Секретарь-референт	Дополнительно к п. 2 область деятельности фирмы, ее руководящего состава	Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами
4. Референт/ помощник руководителя	Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и технологии	Дополнительно к п. 3 формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка
5. Офис-менеджер/ заведующий секретариатом	Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации производства	Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь
6. Секретарь-переводчик	Дополнительно к п. 2 иностранный язык, технику устного и письменного переводов	Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала
7. Секретарь-референт иностранного представительства	Дополнительно к п. 3 иностранный язык, технику устного и письменного переводов	Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

 

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

 

Внутрифирменные профессиональные стандарты

Для определения требований к служащим конкретного предприятия необходимо адаптировать стандарты к конкретным условиям производства.

В последние годы наряду с должностными инструкциями получили распространение внутрифирменные профессиональные стандарты. В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.

Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:

• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

• подтверждение квалификации персонала;

• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

 

Сертификация качества работы секретаря

В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять "необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников".

Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.

В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».

Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.

Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.

Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.

 

Требования: специальное образование или опыт работы от одного года

·        Организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов

·        Навыки работы с Word, Excel

·        Навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС

·        Русский язык

·        Ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения

·        Умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности

·        Уровень обучаемости

·        Правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи

 

По результатам тестирования выдается "Sertifikate-V" на русском и английском языках.

 

Европейские требования к квалификации секретаря

Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ "Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря", который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.

EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике (см. табл. 3)

 

Таблица 3

 

 

В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.