Статьи по рубрикам

Регламент содержания офисных помещений: как его создать и заставить работать

«Секретарь-референт» №12 2023 / Корпоративная культура

– Чистота – залог здоровья!

Порядок – прежде всего!

Мультфильм «Сказка о белой льдинке»

Каждая организация, вставшая на путь описания своих бизнес-процессов, рано или поздно осознает необходимость упорядочить с помощью внутренних нормативных документов такую сферу, как содержание зданий, сооружений, помещений, находящихся в ее распоряжении.

Казалось бы, на первый взгляд, все понятно: мы хотим навести и поддерживать должный порядок, чтобы проводить рабочий день в чистых, уютных и комфортных помещениях. Но при погружении в этот вопрос появляется понимание, что не все так просто и однозначно. Точнее сказать, каждая организация вкладывает свой смысл, когда говорит о регламентировании содержания зданий и сооружений.

Давайте рассмотрим вопрос с различных сторон, а также более подробно остановимся на аспектах, находящихся в компетенции специалистов общих отделов, отделов административно-хозяйственного обеспечения, потому что от того, что и как вы хотите описать, зависит не только содержание будущего нормативного документа, но и даже его вид.

Вы узнаете, как упорядочить процесс содержания офисных помещений с помощью регламента. А также на что обратить внимание, на какие материалы опираться при его подготовке и создании. Мы приведем примеры формулировок разделов документа и отдельных приложений, которые вы сможете использовать при разработке своего регламента.

Что будем регламентировать

Определимся с содержанием нашего документа. В общем случае содержание помещений и зданий включает несколько направлений работы (Схема 1).

Содержание помещений и зданий в состоянии, отвечающем требованиям безопасности, включает выполнение требований противопожарной, электрической, химической безопасности, а также требований в области гражданской обороны. Это направление находится полностью в компетенции службы охраны труда, руководителя, отвечающего за техническое состояние помещений и зданий (это может быть главный инженер, технический директор, директор по эксплуатации), и иных должностных лиц организации, на которых возложены соответствующие обязанности.

Содержание помещений и зданий в соответствующем техническом состоянии лежит в зоне ответственности руководителя, отвечающего за техническое состояние помещений и зданий (см. предыдущий абзац).

А вот содержание помещений и зданий в соответствующем санитарно-гигиеническом состоянии, как правило, возлагается на административно-хозяйственные подразделения. Сюда могут входить требования по уборке производственных, служебных, бытовых помещений и помещений санитарно-гигиенического назначения, учету ключей от помещений (совместно со службой безопасности) и др.