А.Н. Сокова
Новая страница 1
Следующий момент, на который
хотелось бы обратить внимание при рассмотрении вопроса об идеальных системах
делопроизводства, – это их связь с реально существующими и перспективными
средствами и технологиями. Можно говорить о качественном уровне систем
делопроизводства, которого можно достичь на базе существующих сегодня средств, и
о перспективных прогностических моделях делопроизводства, реализация которых
станет возможной в будущем как результат прогресса в области информационных
технологий, развития законодательства, совершенствования структуры управления.
Условно модели идеального делопроизводства можно разделить на модели
сегодняшнего дня и модели будущего.
Что является главным в оценке
системы делопроизводства? На этот вопрос можно дать достаточно простой ответ:
эта система должна выполнять те функции, для которых она задумана. Система
делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны
создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В
этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и
основные критерии ее оценки. К сожалению, на практике технологическая сторона
вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. «Идеальной» или просто
хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например,
задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а
ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает
сбоев, не создает дополнительных трудностей. Какие при этом используются
средства и технологии – это уже другой вопрос. Иное дело, что эти средства и
технологии создают основу, предпосылки для эффективной реализации системой
делопроизводства своих функций.
Развитие
информационных технологий и документооборот
Документация во все времена
имела ценность как для личности, так и для государства. Носители и способы
передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков
изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека,
так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных
документов.
Следствием постоянно
возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал
специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное
обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого
исторического периода систему создания и использования документов.
Развитие
информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и свои отрицательные
стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени
препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет
задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов.
Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.
Кроме того, развитие
информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков.
Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления
обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного
гражданина.
До какого-то времени бумажное
делопроизводство успешно справлялось с документацией и достаточно успешно
обеспечивало управленческие процессы. Однако в последние годы появилась
тенденция независимости делопроизводства от конкретных задач организации.
Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств
документирования и продвижения документов все чаще представляется как внутренняя
задача самого делопроизводства с увеличением штатов, удорожанием технических
средств, увеличением документопотоков и т.п.
К идеальному
делопроизводству шаг за шагом
Рост объемов, увеличение информационных контактов,
потребности в сопоставлении данных и, конечно, появление принципиально новых
носителей и технологий поставили задачу организации нового делопроизводства,
условно называемого идеальным, т.е. такого делопроизводства, которое
реально будет работать не только на себя, не на собственное совершенствование, а
будет реально способствовать повышению эффективности деятельности той
организации, в рамках которой оно функционирует.
Вопросы организации современного
делопроизводства, требований к оформлению организационно-распорядительных
документов, организации оперативного и архивного хранения документов довольно
обстоятельно разработаны советским, а затем российским документоведением и
архивоведением и используются в практике всех организаций, начиная от
законодательных и правительственных органов и заканчивая коммерческими
структурами и индивидуальными предпринимателями, которые зачастую даже не знают
о том, что соблюдают стандартные требования. Интересно, что во многих странах
СНГ также продолжают использовать по традиции российские правила
делопроизводства.
Широкое использование единых
делопроизводственных нормативов и рекомендаций создает реальную возможность
нормативного закрепления создавшегося положения и его развития.
На наш взгляд, одна из первых задач на
пути создания идеального делопроизводства – уточнение понятия делопроизводства,
или документационного обеспечения управления. Согласно ГОСТ Р 51141-98
делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль
деятельности, обеспечивающая документированное и организацию работы с
документами. Определение в принципе верно отражает сущность данного
процесса. Однако практика делопроизводства расходится со стандартом:
делопроизводство реально работает не со всеми официальными документами, не со
всеми управленческими документами, а лишь с организационно-распорядительными. За
пределами делопроизводства остаются бухгалтерские, банковские, учетные (в том
числе по личному составу) и другие, официально входящие в ОКУД как
управленческие документы.
Вторая задача на пути создания идеального
делопроизводства – четкое определение функций, обязанностей, прав и
ответственности службы делопроизводства и всех работников организации при работе
с документами. Данная задача решается путем разработки должностных
инструкций и положений о соответствующих службах. Так, в должностные инструкции
специалистам следует включать пункт об обязанности соблюдать действующую
инструкцию по делопроизводству.
Следующая проблема, которая
должна быть решена в рамках идеального делопроизводства, – создание
электронного документа и организация электронного документооборота.
Рекламируемые в течение последнего десятилетия «безбумажные
конторы», безбумажный документооборот на практике разработчикам программ
автоматизации делопроизводства создать не удалось – оно осталось лишь мифом.
В настоящее время находит
подтверждение необходимость долговременного хранения традиционных бумажных
документов в управлении. Идеальное делопроизводство должно базироваться на
параллельном и одновременном функционировании электронных и бумажных документов,
во многом содержащих идентичную информацию.
Документирование
Для юридического оформления идеального
делопроизводства в организации должны быть следующие документы:
– Инструкция по делопроизводству,
построенная на основании государственного стандарта и соответствующих
нормативов;
– Перечень документов с
указанием сроков хранения (типовой или отраслевой, построенный на основе
типового);
– Положение о службе
делопроизводства;
– Положение об архиве
организации;
– Должностные инструкции
работников службы делопроизводства и архива;
– Положение об экспертной
комиссии организации;
– Табель унифицированных форм
документов, разрешенных для применения в организации;
– Альбом унифицированных форм
документов (на электронных носителях и эталонный массив на бумаге);
– Номенклатура дел организации.
При наличии филиалов,
территориальных органов, подведомственных организаций и предприятий все
перечисленные документы разрабатываются как типовые или примерные.
("Секретарь-референт" №11 2004) #1532 |
