Оформление приема-передачи кадровых документов

Читайте в статье:

• В каких случаях у работодателей возникает необходимость оформить прием-передачу кадровых документов, а также трудовых книжек работников
• Каков порядок оформления приема-передачи кадровых документов

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ОФОРМЛЯЕТСЯ ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Трудовое законодательство прямо не регламентирует обязанность работодателя по оформлению приема-передачи кадровой документации. Вместе с тем, с точки зрения организации кадрового документооборота оформление такой процедуры целесообразно.

Необходимость передачи кадровых документов может возникнуть, в частности, в следующих случаях:

• при увольнении работника кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала) или другого работника, который вел кадровое делопроизводство у работодателя (например, бухгалтер, секретарь, делопроизводитель и т. п.);
• передаче функций по ведению кадрового делопроизводства от работника, который выполнял их ранее, в кадровую службу (отдел кадров, отдел персонала), которая создается в организации;
• передаче функций по ведению кадрового делопроизводства сторонней организации по договору об оказании услуг (договору аутсорсинга).

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Для оформления приема-передачи кадровых документов необходимо:

1. Подготовить кадровые документы, дела и трудовые книжки работников для передачи (пересчитать их, составить опись).

2. Создать комиссию по приему-передаче кадровых документов и провести их проверку.

Комиссия создается приказом руководителя организации (уполномоченного им лица) (пример 1), которым также целесообразно утвердить ее персональный состав (с указанием должностей и Ф. И. О. ее членов). В состав комиссии, принимающей кадровые документы, желательно включить работников, обладающих достаточными профессиональными знаниями и опытом, благодаря которым они могут надлежащим образом оценить состав передаваемых документов, наличие в них ошибок, отсутствие необходимых сведений и т. п. (например, начальник юридической службы, бухгалтер, специалист по кадрам).

Комиссия проверяет состав кадровой документации и правильность ее оформления.