Описание бизнес-процесса управления финансами

Бизнес-процессы компании неизбежно усложняются по мере роста масштабов ее бизнеса. Не исключение и бизнес-процесс управления финансами. На этапе малого бизнеса практически все решения по управлению финансами принимает руководитель компании, на средних предприятиях финансами чаще всего управляет главный бухгалтер. В крупных компаниях за бизнес-процесс управления финансами всегда отвечает финансовый директор. Поскольку в крупном бизнесе этот процесс разветвляется на подпроцессы, то за каждый из них отвечает отдельный финансовый менеджер. Из статьи вы узнаете, как регламентировать и утвердить целевые показатели, чтобы эффективно контролировать качество функционирования всех частей бизнес-процесса управления финансами.

СТРУКТУРА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ

Деятельность любого предприятия с функциональной точки зрения представляет собой систему взаимосвязанных процессов, на входе которых поступают различные ресурсы (денежные, трудовые, материальные, информационные и т. д.), а на выходе должны получаться заданные результаты функционирования этих процессов.

Как показывает практика, часто руководству компании сложно оценить адекватность затраченных ресурсов фактически достигнутым результатам. Объясняется это тем, что любой бизнес-процесс состоит из локальных поцессов, включающих набор определенных операций (процедур), которые выполняют конкретные сотрудники компании.

Чтобы компания могла эффективно управлять своими бизнес-процессами, их нужно организовывать, контролировать и периодически обновлять для соответствия текущим условиям деятельности компании.

Организация работы бизнес-процесса

Организация работы каждого бизнес-процесса выстраивается в определенной последовательности:

1. Определение и документирование структуры бизнес-процесса — позволяет понять, из каких процессов и операций состоит бизнес-процесс.
2. Анализ функционирования бизнес-процесса — помогает определить, насколько эффективно осуществляют сотрудники компании операции в рамках процессов, достаточно ли выделяется ресурсов на этот бизнес-процесс.
3. Описание (регламентация) бизнеса-процесса — отображаются все основные процессы и операции внутри бизнеса-процесса, определяются входные ресурсы и целевые результаты, устанавливается ответственность сотрудников компании за выполнение всех операций в рамках данного процесса.
4. Реализация бизнес-процесса — заключается в выполнении его участниками действий, которые содержатся в описании бизнес-процесса.
5. Контроль эффективности функционирования бизнес-процесса — позволяет понять, можно ли улучшить операции внутри процесса или повысить производительность работы сотрудников.

Если в результате контроля будет выявлена возможность улучшить бизнес-процесс, то возвращаются к этапу анализа, чтобы определить и перестроить узкие места, изменить описание бизнес-процесса — перейти от отображения работы процесса в режиме «Как есть» (As Is) к модели «Как должно быть» (To Be).

Графически указанный алгоритм действий представлен на рис. 1.

Как и все бизнес-процессы предприятия, бизнес-процесс управления финансами организовывается по данной схеме. Разница для каждой конкретной компании будет заключаться только в наборе операций внутри этого бизнеса-процесса, который зависит от:

• масштабов бизнеса;
• отраслевой специфики;
• структуры финансово-экономической службы компании.

Взаимосвязь процессов управления финансами

Состав процессов управления финансами является общим для всех коммерческих предприятий.

Процесс 1. Разработка финансовой и учетной политик. Они определяют основные правила и требования к эффективности бизнес-процесса управления финансами.

Процесс 2. Финансовое планирование деятельности компании. Позволяет прогнозировать результаты бизнеса и финансовое состояние компании в будущих периодах, обеспечивать взаимосвязь стратегических целей бизнеса и текущих планов компании.

Процесс 3. Учет результатов деятельности компании. Включает все виды учета и отчетности (бухгалтерский, налоговый, управленческий и оперативный).

Процесс 4. Анализ результатов деятельности компании. Представляет собой оценку достигнутых результатов и сопоставление их с запланированными целями, выявление причин план-фактных отклонений.

Процесс 5. Управление денежными средствами. Позволяет в оперативном режиме поддерживать приемлемый уровень платежеспособности компании в краткосрочном периоде.

Процесс 6. Управление затратами. Направлено на обеспечение максимальной эффективности расхода ресурсов компании и увеличение рентабельности ее деятельности.

Процесс 7. Управление обязательствами (дебиторской задолженностью (ДЗ) и кредиторской задолженностью (КЗ)). Включает мероприятия по своевременному поступлению денег от дебиторов компании и погашению обязательств компании перед кредиторами.

Процесс 8. Управление активами компании (основные средства, запасы, готовая продукция). Помогает наиболее рационально использовать внеоборотные и оборотные активы в процессе хозяйственной деятельности.

Процесс 9. Взаимодействие с внешними контрагентами по финансовым вопросам. В рамках взаимодействия осуществляется документооборот с поставщиками, покупателями, кредиторами компании, а также контролирующими ее деятельность государственными учреждениями.

Процесс 10. Внутренний финансовый контроль. Позволяет эффективно контролировать все остальные процессы в рамках бизнес-процесса управления финансами, транслировать выявленные недостатки в деятельности компании владельцам других бизнес-процессов и руководству предприятия.

Следует учитывать, что эти десять процессов тесно взаимосвязаны в рамках общего бизнес-процесса управления финансами компании.

Взаимосвязь всех процессов управления финансами компании (П1–П10) показана на рис. 2.

Определение ответственных и участников процессов управления финансами

При описании бизнес-процесса управления финансами следует определить ответственных и участников каждого процесса. Это необходимо сделать, чтобы:

• зафиксировать, кто из сотрудников финансово-экономической службы отвечает за качество функционирования процесса, кто является участником;

• подготовить базу для перехода от общего описания (регламента) бизнес-процесса к должностной инструкции каждого из сотрудников по цепочке «процесс – операция – действия».