Как превратить рекрутинговую воронку в пылесос талантов?

О том, как правильно использовать рекрутинговую воронку, чтобы процесс найма стал быстрее, дешевле и прозрачнее, рассказала Анна САВЕЛЬЕВА, HR-партнер IT-компании «Биорг».

«СУПер»: Как-то прочитал, что рекрутинговая воронка — это зеркало подбора персонала. Согласны с таким утверждением?

Анна Савельева: Если представить, что зеркало — это инструмент диагностики, то соглашусь. Когда рекрутинговая воронка хорошо составлена, снижаются затраты на процесс подбора кандидатов. Вы реально начинаете экономить деньги и время на закрытие вакансии. А компании могут пристально посмотреть на свой процесс подбора персонала, выявить проблемы, улучшить общую стратегию найма.

Широкая часть воронки — количество кандидатов на входе, узкая — нанятые сотрудники. Это позволяет компаниям анализировать, что происходит в процессе подбора, и определять области для улучшения. Воронка включает различные этапы. Это помогает понять, где именно возникают проблемы в процессе подбора. Например, если мало откликов, значит, есть проблемы с описанием вакансии. Если много кандидатов выбывает на этапе собеседования, значит, есть проблемы с оценкой или коммуникацией.

Если на определенном этапе наблюдается высокий уровень отказов, это может указывать, что компания привлекает неподходящих кандидатов или неэффективно оценивает их.

«СУПер»: Для чего нужна воронка конкретно для вас, как вы строили и использовали?

А. С.: Рекрутинговая воронка — инструмент анализа. С ее помощью данные о найме становятся более наглядными. Видно, что и где улучшить.

Я использую этот инструмент, чтобы видеть, сколько кандидатов находится на каждом этапе, и определять, где возникают узкие места или проблемы; определять ресурсы, затраченные на наем, а значит, понимать, сколько времени и ресурсов требуется для заполнения вакансии на каждом этапе; оценивать эффективность источников найма (удобно отслеживать, откуда и в какой мере приходят кандидаты на разные профессиональные направления).

Приведу пример, как отработала воронка на позицию менеджера по продажам в нашу компанию.

Выявленная проблема: многие кандидаты выбывали на этапе онлайн-интервью с HR-ом. По телефону они уверенно отвечали на быстрые вопросы и давали социально ожидаемые ответы, а на очном интервью сыпались.

Решение: пересмотрели этапность и внедрили небольшое тестовое задание между телефонным и очным интервью (надо было подготовить презентацию либо по продуктам нашей компании, либо по продуктам компании, где человек работал ранее, но для нас, то есть мы выступали в роли потенциального клиента).

Что получилось: до очного собеседования стали доходить более мотивированные кандидаты, что привело к увеличению количества тех, кто перешел на следующие этапы.

«СУПер»: Работая над рекрутинговой воронкой, можно проанализировать каналы поиска и самые неважные исключить. Стоит ли это делать, если канал не очень затратный, пускай и не приносит выдающихся результатов, но мало ли?

А. С.: Мы, например, внедрили рекрутинговую воронку для сравнения эффективности различных источников найма. Стали отслеживать кандидатов, привлеченных через социальные сети, работные сайты, профессиональные группы в мессенджерах, внутренние и внешние рекомендации. Через некоторое время стало понятно, какие источники приносят наилучшие результаты. Это в том числе помогло сократить бюджет на поиск персонала на 20 %.

В целом решение исключать малоэффективный канал поиска зависит от конкретной ситуации и факторов. Сколько уходит времени и денег на канал? Есть ли альтернативы для поиска? Если канал не очень затратный, может стать лучше или имеет стратегическую ценность, его можно сохранить. Если есть более эффективные альтернативы, то зачем вам плохой канал?

Например, мы долго искали сотрудников на позиции аналитиков проектов через один известный работный сайт. Однако через бесплатные группы в Telegram результаты были лучше. Все наши аналитики за последние годы найдены именно в Telegram-каналах. Означает ли это, что мы отказались от работного сайта? Вовсе нет, просто мы ищем через разные каналы разных людей.

«СУПер»: Какую конверсию вы считаете приемлемой на каком-нибудь примере? Речь идет как о конверсии между этапами, так и общей конверсии.

А. С.: Конверсии могут варьироваться в зависимости от специфики компании, рынка труда и требований к кандидату. Однако можно выделить общие ориентиры по конверсии на разных этапах подбора.

Для позиции разработчика уровня middle приемлемая общая конверсия может составлять 5–10 %. Это означает, что из 100 откликов на вакансию 5–10 кандидатов могут быть наняты.

На каждом последующем этапе отбора кандидатов средний показатель конверсии снижается.

Например, из 100 откликнувшихся кандидатов до финала доходят около 5–10. Между этапами конверсия может колебаться от 30 до 90 % в зависимости от сложности этапа. Наибольшие потери кандидатов на позиции разработчиков мы фиксируем на технических интервью и тестовых заданиях.

«СУПер»: Чем выше этап, тем ниже конверсия. Есть такая закономерность?

А. С.: По мере продвижения по воронке требования становятся строже, а проверки — глубже, поэтому все закономерно. Если до финального этапа доходят все, то компания использует не воронку, а «бочку». Такое может быть, но при условии массового набора на низкоквалифицированные позиции. Кандидаты, прошедшие по воронке максимально далеко, как правило, более конкурентоспособны и имеют множество вариантов трудоустройства. Они разборчивы в принятии офера.

«СУПер»: Бывало так, что общая конверсия оказывалась равна нулю, то есть ни один кандидат не получал офер? В чем, на ваш взгляд, причины?

А. С.: Главное — сразу же понять, почему такое произошло, и быстро провести работу над ошибками. Наиболее популярные причины «нулевого» рекрутинга:

• неадекватные требования к должности (если требования к должности слишком высокие или нереалистичные, может быть трудно найти кандидатов, которые им соответствуют);
• неэффективный процесс (плохо проработанный процесс отбора может отсеять квалифицированных кандидатов или создать негативный опыт для кандидатов);
• слабый бренд работодателя (компании с плохим брендом работодателя могут иметь трудности с привлечением талантливых кандидатов);
• конкурентоспособный рынок труда (в условиях конкурентоспособного рынка труда может быть сложно найти и удержать лучших кандидатов);
• плохо составленная заявка на подбор (нет конкретных и понятных требований к кандидату). Наша нулевая конверсия однажды была связана именно с этим. Заказчик вакансии сказал, что нужен такой же, как Иван, и рекрутер кинулся искать похожих на Ивана, но на 100 % похожего на Ивана на рынке не нашлось, что и ожидаемо.

Чтобы избежать нулевой конверсии, я бы советовала на старте скрупулезно оценить требования к должности, оптимизировать процесс отбора и укрепить бренд работодателя. Компании также должны быть готовы пересматривать свои стратегии подбора персонала и вносить корректировки по мере необходимости.

«СУПер»: Есть мнение, что рекрутинговая воронка работает только в случае с активными кандидатами. Это так или необязательно?

А. С.: Конечно, рекрутинговой воронкой легче пользоваться в случае с активными кандидатами, но ее адаптируют и под пассивных, правда, больше усилий требуется на этапе привлечения. Общие принципы и этапы остаются неизменными. Воронка не только работает с откликами на вакансии, но и позволяет выстраивать стратегию поиска, привлечения и найма даже тех, кто не в активном поиске. В любом случае инструмент помогает структурировать процесс найма, сделать его более контролируемым.

«СУПер»: Сейчас много говорят об автоматизации, в том числе что касается рекрутинговой воронки. Приходилось ли пользоваться какими-то инструментами?

А. С.: Я остановилась на «Хантфлоу». Удобное хранилище резюме кандидатов в одном месте, с комментариями рекрутера и движением по этапам отбора. Пользуюсь инструментами для анализа данных о работе рекрутинговой воронки, что помогает выявить узкие места и улучшить процессы.

Удалось автоматизировать такие рутинные задачи, как публикация вакансий, сбор резюме, отправка email-уведомлений, автоматизированная воронка. Мне нравится, что есть интеграция с работными сайтами, мессенджерами, почтой, календарями.

Идеально, если автоматизация не заканчивается только на этапе подбора. На рынке есть инструменты, которые помогают избавляться от рутины и на следующих этапах оформления кандидата. В том числе это ПО на базе искусственного интеллекта. Например, наша компания сделала такой продукт для автоматического переноса данных из кадровых документов в информационную систему. Достаточно просто отсканировать документы и получить готовые данные в карточке кандидата за 5–12 минут.

При этом мы изначально решали сугубо внутреннюю задачу. Она заключалась в автоматической обработке однотипных документов в период, когда к нам часто устраивались по договору ГПХ. Отдел кадров начал сходить с ума. На помощь пришли основатель компании и отдел разработки. За месяц они написали прототип системы распознавания, которую теперь мы масштабировали на внешний рынок и предлагаем как один из наших готовых сервисов.

Кроме того, автоматизируют и процесс взаимодействия с персоналом. Для этого часто используют Bitrix24, где в числе прочего есть функционал для оценки персонала, постановки задач и отслеживания результатов.

Платформа и конструктор опросов «Поток опросник» — в одном месте множество опросников, которые можно адаптировать под себя. Возможно проводить сравнительный анализ, простой интерфейс.

Из бесплатных инструментов стоит присмотреться к Яндексу. Можно создавать и проводить онлайн-опросы, строить диаграммы, схемы и сравнительные таблицы.

«СУПер»: Имеет ли смысл сравнивать свои воронки, этапы и конверсии с воронками других компаний?

А. С.: Сравнение своих рекрутинговых воронок с другими может дать полезные инсайты. Просто учитывайте ряд факторов, чтобы сравнить получилось корректно:

• индивидуальность бизнеса. Каждая компания уникальна. У нее свои культура, специфика отрасли, требования к сотрудникам и подход к процессу найма. Поэтому сравнение показателей между компаниями может быть затруднительным, особенно если они работают в разных секторах экономики или имеют разные стратегии развития;
• различия в процессах найма. Рекрутинговая воронка одной компании может сильно отличаться от другой даже внутри одной отрасли. Различные подходы к оценке кандидатов, использование специализированных инструментов, наличие или отсутствие внутреннего кадрового резерва — все это влияет на показатели конверсии и сроки закрытия вакансий;
• разные целевые группы кандидатов. Например, одна компания может искать опытных специалистов с высоким уровнем квалификации, другая — молодых выпускников вузов. Очевидно, что скорость заполнения вакансий и процент конверсии будут различаться.

Используйте сравнение воронок как дополнительный инструмент для выявления слабых мест и поиска путей для совершенствования собственных процессов.

«СУПер»: Есть мнение, что у нас нет бенчмарков, как на Западе, которые учитывали бы различные факторы. В том числе поэтому сравнивать сложно. Это так?

А. С.: На Западе действительно существует больше возможностей для бенчмаркинга благодаря развитым аналитическим платформам и исследованиям рынка труда. Однако и у нас появляются инициативы по созданию отраслевых стандартов и сбору статистики, хотя пока они направлены узко. Например, индекс вежливости компаний от одной их ведущих наших работных платформ. В то же время на Западе существуют очень крупные платформы по оценке рынка труда и руководителей компаний. Например, Comparably, Customer Gauge. Они позволяют объемно смотреть на разные индустрии бизнеса и оценивать потенциальных работодателей. У нас в этом смысле есть еще очень большой простор для роста. Но, кажется, это не только плохие, но и хорошие новости для всех игроков, заинтересованных в развитии индустрии.