Делопроизводство

  • организация и ведение документооборота
  • особенности оформления различных видов документов
  • международные стандарты по делопроизводству
    • Условия хранения конфиденциальных документов

      Помещения подразделений конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от проникновения посторонних лиц в них должны находиться (по возможности) не на первом и последнем этажах. Кроме того, должны быть соблюдены нормы, установленные для хранения документов: эти помещения не должны располагаться вблизи помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами и соединяться с ними вентиляционными каналами, должны отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированно защищенными от затопления.

      Алексенцев А.И.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2004

    • Отчетные документы

      Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия, структурного подразделения, комиссии или отдельного работника за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, любой другой отрезок времени. В них могут содержаться сведения о выполнении планов, заданий, о подготовке, проведении и итогах различных мероприятий. Отчетные документы всегда представляются вышестоящему должностному лицу.

      Янковая В.Ф.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №12, 2003

    • Регистрация документов

      Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. С. 3).

      Вялова Л.М.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №11, 2003

    • Правила составления акта

      Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
      В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием.

      Янковая В.Ф.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №10, 2003

    • Состав реквизитов бланка по новому Стандарту на оформление документов

      Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст принят новый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к изготовлению документов», в котором несколько изменены требования к бланкам документов. Срок введения нового стандарта в действие – 01.07.2003. И хотя требования нового стандарта являются рекомендуемыми, многие организации, где к управленческим документам относятся серьезно, будут перерабатывать свои бланки с учетом новых требований. В чем же суть этих изменений?

      Янковая В.Ф.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №7, 2003

    • Докладные и служебные записки

      В деятельности организаций используются документы, которые играют порой очень незаметную роль, но без которых иногда невозможно принять управленческое решение или проинформировать руководство о сложившейся ситуации. Речь идет о докладных и служебных записках, которые документоведы относят к информационно-справочным документам, наряду со справками, сводками, актами, перепиской и другими документами.
      Информационно-справочные документы не содержат поручений, норм, правил, как распорядительные или организационно-правовые документы, их задача – донести до органа управления или заинтересованного должностного лица информацию, необходимую для принятия качественного управленческого решения. Можно сказать, что информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации, обеспечивают информационную поддержку решения.

      Янковая В.Ф.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2003

    • Научно-техническая обработка документов

      Проведение работ по научно-технической обработке документов, образующихся в деятельности организаций, требует специальных знаний и опыта работы в архивном деле.
      Порядок упорядочения документов организаций изложен в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).
      Научно-техническая обработка документов в организациях, как правило, проводится по истечении 2–3 лет после окончания их делопроизводством. В соответствии с правилами работы архивов организаций обработка документов должна проводиться ежегодно, при небольшом документообороте допускается ее проводить раз в 3 года. Обязанности по проведению этой работы возлагаются на работников делопроизводственной службы либо на работников структурных подразделений, в деятельности которых образовались документы. Как показывает практика, зачастую этим занимаются сотрудники архива организации.

      Кошелева Е.А.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №5, 2003

    • Распознание подделок документов

      Любому сотруднику, работающему с документами, необходимо знать основные признаки поддельных документов. На что же нужно обратить внимание, если подлинность документа вызывает сомнение?
      Подделка может быть полной (изготовление полностью поддельного документа) – интеллектуальный вид подлога или частичной (внесение в подлинный документ изменений) – материальный вид подлога.
      При интеллектуальном подлоге изложенные в документе сведения не соответствуют действительности (например, в роли автора документа выступает несуществующая организация, на бланке диплома о высшем образовании изложены недостоверные данные).
      Материальный подлог представляет собой внесение изменений в подлинный документ путем дописки, подчистки, травления и т.д. (например, в трудовые книжки часто вносятся изменения с целью увеличения стажа работы, присвоения более высокой квалификации, повышения в должности).

      Демушкин А.С.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2003

    • Положение обязывает

      Положение – 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.
      Положение является одним из наиболее распространенных видов документов и, как видно из приведенного определения, одним из наиболее "многоликих". Термином "положение" обозначаются разные по своему назначению и порядку оформления документы:
      - положения об организациях;
      - положения о структурных подразделениях;
      - положения о порядке выполнения конкретных управленческих функций или действий.

      Чуковенков А.Ю.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2003

    • Инструкция по делопроизводству в организации

      Традиционно основным нормативным актом, устанавливающим требования к работе с документами в организации, является Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция). Как подготовить соответствующую законодательству и реально "работающую" Инструкцию?
      Хорошая Инструкция всегда индивидуальна и отражает особенности конкретной организации, связанные с ее организационно-правовым положением, функциями, направлениями и масштабами деятельности, структурой аппарата управления, численностью работающих, технической оснащенностью, квалификацией работников. Можно сказать, что в определенной мере Инструкция – произведение авторское и имеет значительный творческий элемент (хотя, как любой служебный документ, и не относится к объектам авторского права).

      Чуковенков А.Ю.

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №1, 2003

    Страницы:    < Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Следующая >