Делопроизводство

Регистрационно-контрольная карточка

Работа с документами в организации сопровождается решением задач по их учету, регистрации, контролю исполнения. Реализация указанных задач осуществляется с помощью информационно-поисковой системы, которая может быть создана на основе традиционных и автоматизированных средств обработки информации.
Информационно-поисковая система (ИПС) по управленческим документам организации – массив сведений о документах, а также правила и средства использования этого массива. Сведения о документах могут фиксироваться в журналах, традиционных (ручных) и автоматизированных картотеках. Журналы и карточки обобщенно называют регистрационными формами или регистрационно-контрольными формами (РКФ).

А.Ю. Чуковенков

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №12, 2004

Идеальное делопроизводство

В любой сфере деятельности специалисты пытаются найти эффективные средства для решения существующих проблем, заглянуть в будущее, наметить планы дальнейшей работы. Делопроизводство не является исключением. Термин «идеальное делопроизводство» является весьма условным. В ряде случаев для характеристики системы делопроизводства более адекватными являются термины «оптимальная», «эффективная», «рациональная» и др. Основная задача при постановке вопроса об идеальном делопроизводстве, на наш взгляд, заключается в том, чтобы побудить специалистов задуматься над стратегическими целями, которые ставятся при выполнении работ по совершенствованию делопроизводства, и путями достижения этих целей. Поэтому «идеальное делопроизводство» – это скорее обозначение проблемы, чем название конкретных систем.

А.Н. Сокова

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №11, 2004

Письмо-благодарность, благодарственное письмо

Письмо-благодарность – этикетное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №10, 2004

Использование государственной и иной символики

В протокольной практике широко используется символика – государственная, местная (муниципальная), ведомственная и, естественно, корпоративная, которая полу-чает широкое распространение в связи с развитием предпринимательства. Поэтому возникает необходимость в знании определенных правил использования символики. Этот порядок находится в зависимости приоритетности государственной символики и опреде-лен в законодательных актах Российской Федерации.

Прокопенкова Е.Ю.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №7, 2004

ГОСТы, которые мы выбираем

Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» да-ет следующее определение понятия «стандарт»: «Стандарт – документ, в котором в це-лях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики про-дукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг». В Законе также отмечается, что стандарт может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Янковая В.Ф.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №7, 2004

Вам телеграмма!

Телеграмма – краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Обобщенное название «телеграммы» охватывает различные по содержанию документы, передаваемые таким способом.
Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28.08.1997 № 1108. Требования к оформлению телеграмм, учитывающие специфику подготовки документов в конкретной организации, включаются в Инструкцию по делопроизводству.

Чуковенков А.Ю.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №6, 2004

Виды и формы доверенностей

Доверенность – документ, предоставляющий право доверенному лицу (лицу, которому выдана доверенность) действовать от имени доверителя (лица, который выдал доверенность). Порядок выдачи доверенности, срок ее действия, передачи доверенности третьему лицу и прекращения действия доверенности определяет Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. 1, ст. 185–189). Доверенность может быть выдана от имени организации и от имени гражданина, физического лица.

В.Ф. Макеева

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №5, 2004

Претензионные письма

Претензии, предъявляемые покупателем продавцу (грузоперевозчику) в связи с несоответствием полученных товаров (услуг) условиям договора, оформляются в претензионных (рекламационных) письмах. Претензионные письма составляются с целью возместить убытки, понесенные покупателем вследствие нарушения контрагентом условий договора.

Янковая В.Ф.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №3, 2004

Условия хранения конфиденциальных документов

Помещения подразделений конфиденциального делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения конфиденциальных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от проникновения посторонних лиц в них должны находиться (по возможности) не на первом и последнем этажах. Кроме того, должны быть соблюдены нормы, установленные для хранения документов: эти помещения не должны располагаться вблизи помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами и соединяться с ними вентиляционными каналами, должны отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированно защищенными от затопления.

Алексенцев А.И.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №2, 2004

Отчетные документы

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия, структурного подразделения, комиссии или отдельного работника за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, любой другой отрезок времени. В них могут содержаться сведения о выполнении планов, заданий, о подготовке, проведении и итогах различных мероприятий. Отчетные документы всегда представляются вышестоящему должностному лицу.

Янковая В.Ф.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №12, 2003