Номенклатура дел – обязательный документ организации[1]. Ее главная часть – это таблица с заголовками дел, сроками хранения и примечаниями к ним, а также итоговая запись.

Но к номенклатуре дел еще составляется так называемый научно-справочный аппарат (далее – НСА), который состоит из предисловия к ней, оглавления и списка сокращений. В статье подробно рассмотрим, как составить каждую часть НСА.

Для чего нужен НСА к номенклатуре дел

Главная цель предисловия, оглавления и списка сокращений – удобство пользования номенклатурой дел.

В предисловии излагаются основные правила составления, ведения, уточнения, закрытия номенклатуры дел, что тем более важно, если в организации нет локального нормативного акта (далее – ЛНА) по хранению документов.

Оглавление помогает ориентироваться в сводной номенклатуре дел (обычно довольно объемном документе) и быстро находить раздел нужного структурного подразделения.

Список сокращений помогает правильно читать заголовки дел и исключает их непонимание неспециалистом или двойные толкования.

Следует помнить, что номенклатурами дел организаций в разные годы могут пользоваться разные люди, часто – без опыта работы в этой компании и в той отрасли, в которой она функционирует. Самый простой пример – секретарь, который по внутреннему совмещению выполняет обязанности архивиста, через некоторое время уходит на повышение (в длительный отпуск, увольняется), а его место занимает новый работник. И на этого работника возлагается обязанность вести весь архив компании за все годы ее существования. Первое, что сделает новый архивист, – начнет изучать учетные документы: номенклатуры дел за разные годы и описи дел. Из предисловий к номенклатурам дел он почерпнет информацию:

• об истории компании, смене ее наименований;
• сфере деятельности;
• организационной структуре;
• ответственности работников за те или иные архивные операции (например, кто инициирует уточнение номенклатуры дел или ее закрытие – архивист или ответственный за делопроизводство в структурном подразделении).

При необходимости найти тот или иной раздел новому архивисту очень помогут оглавления к номенклатурам дел. Это составитель, скорее всего, прекрасно ориентировался в структуре компании и точно знал, что служба главного инженера имеет индекс 03, а управление по персоналу – 24. Новенький работник, конечно, такими знаниями обладать не может.

Расшифровка сокращений не только позволит понять состав дела, но и может повлиять на срок хранения документа. Тем более что заголовки не всегда сформулированы корректно. Например, известная аббревиатура ПТС в заголовке дела «Документы ПТС» может означать как «паспорт транспортного средства», так и «производственно-техническая служба». Если в деле под этим заголовком хранятся паспорта транспортных средств автопарка компании, то оно хранится до списания транспортных средств (ст. 548 Перечня 2019[2]). А если это «Документы производственно-технической службы» (положение о службе, ее ЛНА), то их срок хранения – «Постоянно» (ст. 8-а, 33-а Перечня 2019), если они представлены в подлинниках, и «До минования надобности» если в копиях.

Рассмотрим все три части НСА к номенклатуре дел организации. Расположим их в той последовательности, в которой над ними выполняется работа.