Тревел-политика

Подготовка поездки руководителя с семьей зависит от множества факторов: наличия недвижимости и личного транспорта в городе назначения, возьмет ли руководитель с собой детей, родственников и домашний персонал, с кем оставят домашних животных, какими видами спорта руководитель любит заниматься на отдыхе и т.д. Все это и миллион других деталей требуют пристального внимания ассистента. Чтобы упростить себе жизнь, советуем разработать тревел-политику.

ЧТО ТАКОЕ ТРЕВЕЛ-ПОЛИТИКА

Организация поездок руководителя, членов его семьи и домашнего персонала – одна из первостепенных обязанностей ассистента. В отличие от деловых поездок в таких путешествиях следует учитывать предпочтения не только руководителя, но и членов его семьи. Помнить о пожеланиях каждого ассистенту поможет тревел-политика. Такой документ существует у тревел-менеджеров туристических агентств, «заточенных» на элитный отдых.

Тревел-политика – это руководство для ассистента, которое включает все предпочтения каждого путешественника, а также данные программ лояльности, особенности подготовки поездок в зависимости от страны, транспорта, любимых брендов товаров и т.п. Тревел-политика может быть представлена в виде текстового документа с главами, в виде таблицы Excel либо совмещать оба варианта.

Руководитель по умолчанию всегда занят, поэтому ассистент собирает информацию по крупицам из опыта организации прошлых поездок и из редких ответов на вопросы. Будьте настойчивы и подробно спрашивайте руководителя о деталях поездки и его предпочтениях. Чтобы повысить шансы получить ответ, предлагайте свои варианты. Тревел-политика – это эффективный рабочий инструмент, который стоит усилий, потраченных на его составление.

Рекомендуем пересматривать тревел-политику раз в полгода или чаще, в зависимости от того, как меняются предпочтения руководителя. В названии документа обязательно указывайте редакцию. Например, «Тревел-политика (дата редакции: 01.06.2018)».

СОСТАВЛЯЕМ ТРЕВЕЛ-ПОЛИТИКУ

Тревел-политика может включать разделы:

1. Перелеты регулярными рейсами.

3. Путешествие поездом.

4. Проживание в отеле.

5. Собственное жилье.

6. Трансферы.

7. Поездки несовершеннолетних детей.

8. Поездки пожилых людей.

9. Поездки с животными.

10. Яхта.

11. Частный самолет.

12. Спорт, спа, медицина в поездках.

13. Сотовая связь и интернет.

14. Визы, гражданства, поездки иностранцев.

15. Профиль путешественника.

В зависимости от специфики работы и предпочтений руководителя и членов его семьи разделы можно удалять либо добавлять свои. То же самое касается и содержания.

Далее рассмотрим содержание (подразделы) разделов тревел-политики. Приведем примеры описания подразделов (извлечения) из тревел-политики (выделены голубым фоном).

Тревел-политика, из которой даем примеры, составлена в расчете на семью из 4-х человек и двух нянь: А.А. Андреев – шеф, О.Б. Андреева – жена, С.А. Андреев – сын (8 лет), Е.А. Андреева – дочь (6 месяцев), И.Е. Петрова – няня, С.С. Иванова – няня (гражданство – Украина).

1. Перелеты регулярными рейсами

Содержание раздела: По России • Россия – Европа • По Европе • Россия – США/Канада • Россия – страны Южной Америки и Карибского бассейна • Россия – страны без прямых рейсов • Программы лояльности

Здесь вы можете указать класс бронирования на каждом направлении в зависимости от дальности и других факторов, при необходимости – отдельно для всех членов семьи.

Если ваш руководитель чаще летает регулярными рейсами, то нет смысла выделять в отдельную главу особенности перелетов на частном самолете.

2. Дополнительные услуги в аэропорту

Содержание раздела: Зал официальных лиц и делегаций (ЗОЛД) • ВИП-зал • Бизнес-зал • Фаст-трек • Сопровождение детей • Сопровождение пожилых людей

Не обязательно держать в голове, в каком городе какую из этих услуг предпочитает ваш руководитель и члены его семьи. Запишите это в отдельном разделе.