Сроки хранения документов по Перечню 2019: переписка

СКОЛЬКО ХРАНИТЬ ПЕРЕПИСКУ?

Относить всю переписку организации к ст. 70 «Переписка по основной (профильной) деятельности, не указанная в отдельных статьях Перечня» Перечня 2019, согласно которой документы следует хранить пять лет по решению экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) очень удобно, но некорректно. Далеко не все письма относятся к профильной деятельности. Переписку по своим профессиональным вопросам ведут бухгалтеры и юристы, лаборатория и закупщики, кадровики и склад. Письма по их вопросам следует хранить и больше, и меньше пяти лет.

Деловые письма относятся к информационно-справочным документам. Их задача – способствовать обмену информацией между организациями. Так как справочная и иная информация довольно быстро теряет актуальность, документы, которые относятся к большинству разновидностей переписки, имеют небольшие сроки хранения: пять лет, три года, немного реже – один год или до минования надобности (что фактически означает один год). Тем не менее, в Перечне 2019 есть несколько статей, согласно которым переписку следует хранить постоянно.

Напомним некоторые правила чтения сроков хранения:

1. Срок хранения «Постоянно» означает, что дело следует хранить не менее 10 лет, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива. Через 10 лет дело можно уничтожить. Организации-источники обязаны хранить документы со сроком «Постоянно» столько, сколько будет существовать организация. Затем решение о приеме их на государственное хранение принимает архив[1].

2. Срок хранения «До минования надобности» (далее – «ДМН») не может быть менее одного года[2].

3. Отметка «ЭПК» у срока хранения означает, что перед уничтожением документы должен изучить специалист. Именно он, а не архивариус или секретарь, определяет, что нужно с ними сделать: отправить на утилизацию в связи с истечением срока хранения или хранить в компании еще несколько лет (либо присвоить им постоянный срок хранения)[3].

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ

Структурируем разновидности переписки и приведем сроки ее хранения. Для каждой разновидности укажем раздел Перечня 2019. Это поможет секретарю установить, в деятельности какого структурного подразделения организации появилась такая переписка, а значит, в какой раздел номенклатуры следует поместить это дело.

Дела с перепиской нужно формировать и хранить в определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии организации либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В Таблице 1 приведена переписка со сроками хранения более пяти лет. В Таблице 2 – переписка с пятилетним сроком хранения. В Таблице 3 – переписка со сроками хранения менее пяти лет.