И снова о приказах

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

Три вида приказов

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019) приказы делятся на три вида. Перечислим эти виды со сроками хранения (Таблица):

Пренебрегать установленными Перечнем 2019 сроками хранения документов не рекомендуется. Они являются обязательными для всех организаций.

Приказ = распоряжение?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2019 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

Реквизиты приказа

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или  «до ликвидации организации» для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2024 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

Приказы по личному составу

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

• приказ о приеме на работу;
• расторжении трудового договора (увольнении);
• предоставлении отпуска;
• возложении обязанностей;
• премировании;
• переводе;
• направлении в командировку и т.д.

​По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

• о приеме работника на работу – форма № Т-1;
• приеме работников на работу – форма № Т-1а;
• переводе работника на другую работу – форма № Т-5;
• переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;
• предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);
• предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;
• прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;
• прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;
• направлении работника в командировку – форма № Т-9;
• направлении работников в командировку – форма № Т-9а;
• поощрении работника – форма № Т-11;
• поощрении работников – форма № Т-11а.

По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

В 2023 году в архиве организации было уничтожено дело за 2003 год с заголовком «Приказы по основной деятельности». Минимальный «постоянный» (10-летний) срок хранения был соблюден, поскольку организация не является источником комплектования госархива. Вот только в деле оказались приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет.
Трудно сказать, кто виноват: неопытный архивариус, невнимательные члены ЭК или кадровик, который оформлял обложку дела 13 лет назад. Очевидно одно: если бы на обложке значилось «Приказы по личному составу», шансов уцелеть у дела было бы значительно больше.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2019, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственное обеспечение деятельности», в который входят следующие подразделы:

10.1. Эксплуатация зданий, строений, сооружений.
10.2. Транспортное обслуживание.
10.3. Информационно-телекоммуникационное обеспечение.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2019 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. 

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2019, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

• приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);
• об определении места для курения;
• о переходе на электронную пропускную систему;
• ремонте помещений;
• об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;
• организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;
• организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);
• о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;
• выделении транспортных средств для решения различных задач;
• выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;
• проведении инструктажа по ГО и ЧС;
• об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

АХД или нет? Используем шпаргалку. 

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Эксплуатация зданий, строений, сооружений» (раздел 10.1 Перечня 2019);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом;

4) не возлагает ни на кого ответственности за что-либо.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» или  «до ликвидации организации» в архиве ему делать нечего.

Особенности оформления текстов приказов

Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

Резюме

1. В делопроизводстве выделяется три вида приказов: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности.
2. Каждый из трех видов приказов хранится в течение разных сроков.
3. Для некоторых приказов по личному составу существуют добровольные к применению унифицированные формы. Прочие приказы по личному составу издаются по той же форме, что и приказы по основной деятельности и АХД.
4. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

Статья обновлена 11.12.2023.