В работе любого секретаря всегда присутствуют две вещи: творчество и неожиданность. Первое заставляет нас любить свою работу. А второе – наоборот. И можно сколько угодно тренироваться в искусстве импровизации и достигнуть в нем невиданных высот, но всем известно, что самый лучший экспромт – тот, что хорошо подготовлен.
Предвидеть и устранять разного рода неожиданности – одна из основных задач секретаря. Здесь сразу вспоминается известное изречение: «знал бы, где упадешь, солому бы постелил». Но никто и не говорит о том, чтобы полностью искоренить все риски, это просто невозможно. Речь скорее о том, чтобы не допустить повторного падения в одном и том же месте. А с годами у профессионалов развивается практически дар предвидения, и опасные места они вычисляют буквально сходу.
Одна из самых проблемных сфер в нашей работе – организация командировок, личных поездок, встреч, переговоров и всего того, что каким-то образом связано с перемещением людей в пространстве. Ничего удивительного в этом нет. Любая поездка за пределы привычного места обитания для человека – это стресс, даже если он таковым не ощущается. Ранние подъемы, необходимость держать в голове большой объем мелких данных, зависимость от факторов вроде погоды или забастовок в аэропорту, против которых вы абсолютно бессильны (ни предсказать, ни исправить), заставляет немного нервничать. Потому как всем известны истории об оставленных в самолетах ноутбуках, забытом в такси багаже и т.д.
То есть поездка – это:
1) стресс;
2) почва для неожиданностей.
Правила делового этикета, связанные с тем, как вести себя в дороге, а также организация встреч, прилетающих/прибывающих любым другим видом транспорта, придуманы неспроста. Их задача – предотвратить все возможные виды неприятностей, поджидающих нас в непривычной обстановке.
Казалось бы, любую проблему можно оперативно решить при помощи звонка. В аэропортах есть Wi-Fi: если нужна какая-то информация, можно воспользоваться поисковой системой. Встречающего можно найти, набрав его номер, и т.д. На самом деле, мы даже не представляем, насколько нас расслабляют гаджеты и какими неподготовленными мы становимся, когда сталкиваемся с реальностью, не прикрывшись телефоном.
Моя коллега осталась без связи в аэропорту Тель-Авива.
Сначала, вместо того, чтобы ее пропустить, таможенник отправил девушку на какое-то дополнительное собеседование. Там коллеге пришлось провести почти час, дожидаясь своей очереди, ответить на вопрос, к кому же она приехала, и выйти в крайнем недоумении, получив заветный талончик.
Коллега тут же вспомнила про чемодан: где его искать теперь, спустя полтора часа после прибытия рейса? Однако чемодан терпеливо катался в ожидании по багажной ленте. Коллега страшно обрадовалась, написала встречающим, положила телефон в задний карман брюк, зашла в туалет… и осталась без связи. Ужасно расстроенная, она вышла в зал, где ее должны были встретить, и поняла, что все еще хуже, чем она предполагала...
Надо сказать, что зал прилета аэропорта «Бен-Гурион» выглядит так, словно весь Израиль приехал встречать Мессию (найти там кого-то без телефона практически невозможно). И вот если бы ее встречали, как положено, с табличкой, все решилось бы гораздо проще. Увы, таблички не было, как выглядят эти встречающие, она не знала…
Хорошо, что профессиональная привычка находить выход из любой казусной ситуации и здесь ее не оставила. Вместо того, чтобы начать рыдать, коллега пошла к окошку «Информация», рассказала работницам свою историю (спасибо знанию английского) и узнала, что им нельзя делать объявление по громкой связи. Но девушки не растерялись (вот что значит работать с людьми, которые всегда в стрессе, – аэропорт же!): по имени и фамилии (а все данные в телефоне, как мы помним. Кто-нибудь сейчас запоминает мобильные номера наизусть?) нашли водителя на Facebook, написали ему сообщение, и – вуаля! – ситуация была решена.
И насколько проще и быстрее было бы ее решить, не пренебрегай встречающая сторона элементарными правилами – отправить водителя в аэропорт с табличкой, на которой написано имя гостя.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам