Документирование переговоров

Должностные обязанности секретаря-референта достаточно разнообразны, и не последнее место среди них занимает участие в переговорах, которые ведет организация. В настоящей статье мы рассмотрим ряд моментов, направленных на обеспечение данного процесса.

Зачем это нужно?

Переговоры – это сложный процесс, в ходе которого участники (стороны), имеющие общие и/или противоречивые интересы, в процессе очной либо заочной дискуссии пытаются достигнуть взаимовыгодного результата. И общие, и противоречивые интересы обеспечивают причину и основу переговоров. В первом случае стороны стремятся достигнуть соглашения о синхронизации и согласованности своих действий с целью возникновения эффекта синергии[1]. Во втором – стремятся снизить потери от противодействия своим действиям путем выработки взаимоприемлемого компромисса.

В рамках хозяйственной деятельности практически во всех переговорах компания решает обе задачи. Иллюстрацией этого может служить классическое, хотя далеко не всегда отвечающее истине, утверждение «каждый стремится купить товар лучшего качества по наименьшей цене и продать товар худшего качества по максимально высокой цене».

Существует множество бизнес-школ, проводящих обучение эффективным методикам подготовки и ведения переговоров. Однако нам этот процесс интересен не столько с позиции достижения положительного результата, сколько с утилитарной точки зрения.

Если оставить за скобками основные задачи переговорного процесса, то процедура оформления преследует несколько базовых целей. Первая – создание системы обеспечения единообразного подхода к ведению переговоров в компании. Это комплексный процесс, включающий в себя как формирование преддоговорных целей и возможность определения собственных ошибок в ходе ведения переговоров, так и создание архива, позволяющего установить, когда, с кем, о чем проводились переговоры. Вторая – формирование пула документов, позволяющих эффективно оформлять первичные бухгалтерские документы («списывать») на представительские расходы. Третья – формирование документарной базы, позволяющей обосновывать наличие экономической цели и реальной экономической операции для целей налогообложения. Наличие документов, фиксирующих факт и ход переговоров, в случае необходимости может послужить доказательством того, что организация не заключала сделки с фирмой-однодневкой, а в некоторых случаях – и облегчить процесс расследования «кидков»[2] со стороны недобросовестных контрагентов.

Первый этап: подготовка

Переговоры – это не только «переговаривание» за круглым столом. Это комплексный процесс, и прежде чем руководители лично сядут за тот самый легендарный стол и возьмут в руки перьевые ручки, их подчиненным предстоит много работы. Мы опустим поиск и выбор контрагентов со всей сопутствующей им работой, поскольку этим, как правило, занимаются профильные специалисты.

На этапе подготовки необходимо определить для компании граничные условия: максимум (чего необходимо достигнуть) и минимум (после которого ведение переговоров теряет смысл). Это тем более важно, если переговоры проводятся не первыми лицами компании, а подчиненными, объем полномочий которых заведомо ограничен.

С психологической точки зрения (и это отмечают практически все бизнес-тренеры) выходить на переговоры нужно, имея несколько «пряников» в рамках второстепенных условий, не являющихся ключевыми для вас, но, возможно, являющихся таковыми для вашего контрагента. Эти условия могут быть не всегда логичными, но, возможно, именно они «исторически» сложились в компании и их изменение вызывает какие-либо организационные трудности для менеджера, ведущего переговоры.

Представим, что предварительная работа проведена. Отделом снабжения выбраны две-три компании, базовые параметры сделок известны и обсуждены сторонами. Осталось несколько основных вопросов. Условно выберем три параметра сделки, требующих внимания и обсуждения сторон, – цену, срок поставки и качество.

В ряде случаев переговоры требуют жесткого установления повестки дня и регламента, которые обсуждают до встречи или непосредственно на ее первом этапе. Поскольку традиционно ведение переговоров предполагается равным составом делегаций, есть смысл оговорить количество участников.

На основе вышесказанного можно сформировать перечень необходимых документов, в который войдут:

• приказ об организации поиска контрагентов с установлением граничных условий (Пример 1);
• докладная записка исполнителя с предварительными данными по возможным контрагентам (Пример 2);
• распоряжение с определением параметров переговоров с каждым из контрагентов и повестки ведения переговоров (Пример 3);
• письмо-предложение контрагенту для проведения встречи (Пример 4).

Пример 1

Приказ об организации поиска поставщика

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»

(ООО «Вектор-Север»)

ПРИКАЗ

01.04.2013                                                                                                                                                                                                                                                                        № 45

Пос. Деревянка

Об организации поиска поставщика ГСМ

      В целях повышения эффективности работы организации при закупке ГСМ

      ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Отделу снабжения под руководством начальника отдела Сиволапова М.В. в срок до 15 апреля 2013 г. провести исследование ГСМ с целью выявления потенциальных поставщиков.

      2. Определить следующие требования к организациям-поставщикам:

      – наличие технической возможности поставки ГСМ в места присутствия организации;

      – присутствие на рынке ГСМ в регионе не менее двух лет.

      3. Определить параметры сделки:

      – стоимость ГСМ с учетом транспортировки не более определенного размера (Приложение № 1 к приказу);

      – возможность поставки ГСМ в соответствии с графиком потребностей организации (Приложение № 2 к приказу);

      – соответствие качества ГСМ действующим ГОСТам;

      – порядок оплаты: с максимально возможной отсрочкой платежа или платежом по факту.

Генеральный директор                                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко

С приказом ознакомлен:

Сиволапов М.В.                Сиволапов          01.04.2013

Пример 2

Докладная записка

   В соответствии с приказом от 01 апреля 2013 г. № 45 отделом снабжения проведено исследование рынка ГСМ. Установлено, что установленным критериям соответствуют следующие компании:

      1. Общество с ограниченной ответственностью «Топливная компания "Северо-Запад"» (ул. Ключевая, д. 18, оф. 208, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185000).

      2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис» (ул. Боровая, д. 12, стр. 1а, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185013).

      3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания» (ул. Чапаева, д. 5, стр. 42, г. Петрозаводск, Республика Карелия, 185007).

      Предложения и возможности поставки указанными компаниями необходимого нам объема ГСМ изучены. В результате определен ряд вопросов, требующих более детальной проработки.

      1. ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»:

      – есть возможность получения скидки за объем поставки, и исходя из условий платежа размеры скидки определяются в индивидуальном порядке;

      – в отношении графика поставки предложение контрагента значительно отличается от наших запросов. Заключение договора с данной организацией потребует наличия дополнительных емкостей для хранения на территории организации.

      Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией с учетом значительно меньшей стоимости ГСМ, чем у конкурентов. Прошу поставить соответствующую задачу финансовому управлению.

      2. Общество с ограниченной ответственностью «Петрозаводская Топливная Компания-Сервис»:

      – обсуждение дополнительных гарантий поставки (компания действует на рынке 2,5 года);

      – обсуждение порядка оплаты. Возможно получение отсрочки до 30 дней.

      3. Закрытое акционерное общество «Карельская топливная компания»:

      – стоимость товара определяется исходя из условий платежа, возможно получение дополнительной скидки при наличии дополнительных гарантий оплаты;

      – график поставки. Предложение контрагента отличается от наших запросов. Предложенный нами график готовы обсуждать при условии, что мы возьмем на себя дополнительные издержки по доставке товара.

      Обращаю Ваше внимание на то, что требуется дополнительный финансовый анализ возможности заключения договора с данной организацией. По ряду позиций рост стоимости товара от предельной величины составит от 5 до 10 % при высокой гарантии поставки в срок.

Начальник отдела снабжения                     Сиволапов                                          М.В. Сиволапов

Пример 3

Распоряжение об организации переговоров

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»

(ООО «Вектор-Север»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

03.04.2013                                                                                                                                                                                                                                                                       № 49

Пос. Деревянка

     Об организации проведения переговоров с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»

      В связи с необходимостью организации переговоров о поставках ГСМ

      ПРЕДПИСЫВАЮ: 

      1. Начальнику отдела снабжения Сиволапову М.В. до 25 апреля 2013 г. организовать проведение переговоров с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"».

      2. Сиволапову М.В. в ходе переговоров постараться определить условия оплаты поставляемой продукции на условиях отсрочки платежа не менее 15 календарных дней. В случае невозможности добиться установления отсрочки платежа возможно согласование оплаты аккредитивом в банке «Северная Казна» или Северо-Западном филиале Сбербанка.

      Предложить контрагенту повышенный порог ответственности за нарушение графика поставки более чем на 3 календарных дня. Верхняя граница позиции: разовый штраф в 10 % от стоимости партии и пеня до 0,8 % от стоимости недопоставленной партии в день. Нижняя граница позиции: разовый штраф в 5 % от стоимости партии и пеня до 0,3 % от стоимости недопоставленной партии в день.

      Определить основные условия сделки (Приложение № 1), включая график поставки ГСМ.

      3. Определить состав участников переговоров:

      – начальник отдела снабжения Сиволапов М.В.;

      – начальник юридического отдела Зуев С.В.;

      – секретарь-референт Булдакова Т.В.

Генеральный директор                  Сторожейко                                                       С.С. Сторожейко

С распоряжением ознакомлены:

Сиволапов М.В.                 Сиволапов              03.04.2013

Зуев С.В.                           Зуев                      03.04.2013

Булдакова Т.В.                  Булдакова              03.04.2013

Пример 4

Письмо-предложение контрагенту для проведения встречи

Уважаемый Семен Михайлович!

      Наша компания ознакомилась с предлагаемыми Вами условиями поставки, которые представляются нам интересными. Предлагаем Вам направить полномочных представителей для обсуждения отдельных условий договора. В рамках переговоров считаем необходимым прежде всего обсудить условия и порядок оплаты поставляемых Вами товаров. Направляем Вам проект договора поставки. С готовностью выслушаем Ваши пожелания по его условиям.

С уважением, 

Генеральный директор                                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко

Второй этап: проведение

Прежде чем приступить к самим переговорам, есть смысл удостовериться в наличии у представителей вашего контрагента полномочий на их ведение. Единственным документом, способным их подтвердить, является доверенность (Пример 5). Доверенность может быть выдана как на представление интересов в ходе обсуждения возможности сотрудничества, так и на заключение договора. Во втором случае она является более весомым документом, в т.ч. показывающим высокий статус участвующих в переговорах лиц.

Пример 5

Доверенность о полномочиях на ведение переговоров

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»

(ООО «Вектор-Север»)

ул. Комсомольская, д. 3, оф. 34, пос. Деревянка, Прионежский р-н, Республика Карелия, 185525

ОГРН 1121040000773 ИНН 1020176678 КПП 102001001

ДОВЕРЕННОСТЬ № 3/01

Первое апреля две тысячи тринадцатого года

Поселок Деревянка

      Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север», ОГРН 1121040000773 ИНН 1020176678 КПП 102001001, в лице Генерального директора Сторожейко Семена Семеновича, действующего на основании Устава,

      уполномочивает

      Сиволапова Михаила Владимировича (паспорт 34 45 № 889900, выдан ОВД Прионежского р-на Республики Карелия 01.08.2002)

      представлять интересы ООО «Вектор-Север» в ходе переговоров с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"» по вопросам заключения договора поставки ГСМ, с правом подписи протоколов встречи, меморандумов и иных документов, фиксирующих результаты, достигнутые в ходе обсуждения спорных вопросов.

Доверенность выдана без права передоверия.

Доверенность выдана сроком на три месяца.

Подпись Сиволапова М.В. ______Сиволапов______ удостоверяю.

Генеральный директор                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко

М.П.

Чаще всего проведение переговоров между двумя равноправными и взаимно заинтересованными в сделке партнерами отличает ряд характерных черт:

• процесс не имеет четко выраженной структуры и проходит без председательствующего лица;
• кроме общих правил вежливости, не существует иных сдерживающих факторов в ходе переговоров;
• стороны определяют повестку переговоров по ходу их ведения;
• переговоры не всегда заканчиваются положительным результатом. Стороны могут прийти к решению не соглашаться на заключение сделки.

Нельзя однозначно заявить, что эти черты являются отрицательными, однако если они выражены слишком ярко (например, вследствие высокой эмоциональности участвующих в них лиц), то многоплановость и многозадачность переговоров превращается в полный сумбур. Результатом подобной сумбурности в обсуждении может стать то, что стороны и сами не до конца поймут, до чего они договорились в ходе переговоров.

Помочь избежать недопонимания в ходе переговоров, особенно если они длятся несколько дней или проходят в несколько этапов, могут протокол встречи или меморандум, составленный по ее итогам. Единой формы для этих документов нет. Однако, безусловно, они должны иметь такие базовые реквизиты, как дата, а возможно, и время встречи, указание на место, где она проходила, и фамилии участников. Как правило, в протоколе фиксируются не только достигнутые результаты, но и наиболее значимые положения встречи.

Ведение протокола может быть заменено аудио- или видеозаписью, однако в этом случае есть ряд нюансов. Во-первых, ведение записи возможно только с согласия всех присутствующих, причем такое согласие стоит зафиксировать письменно или заявлениями каждого участника после начала записи. Во-вторых, суды в Российской Федерации традиционно сложно относятся к аудио- и видеофиксации. Поэтому вне зависимости от ведения аудио- или видеозаписи по итогам каждого заседания необходимо составлять итоговый или промежуточный меморандум. Это также необходимо, чтобы избежать проблемы неоднозначной трактовки вербальной информации, которой стороны обменивались в ходе обсуждения. Как можно понять из названия, промежуточный меморандум фиксирует итоги текущей встречи, а итоговый – всего переговорного процесса в целом. Причем если протокол может быть односторонним, т.е. составленным только для внутреннего использования в компании (хотя это и нежелательно), то под меморандумом необходимо проставление подписей всех участников (иначе теряется смысл составления документа).

Третий этап: фиксируем результат

В отличие от протокола в меморандуме[3] обычно фиксируется не сам ход переговоров, а только достигнутые сторонами соглашения (Пример 6). Стоит отметить, что в зависимости от полномочий сторон, участвующих в переговорах, такие договоренности и документ, их закрепляющий, имеют разные юридические статусы. Так, если:

• в переговорах участвуют лица, имеющие право на заключение договора;
• из текста такого документа прямо следует намерение заключить сделку;
• документ содержит все условия, являющиеся существенными с позиции действующего законодательства для данного типа договоров;

то такой документ, с точки зрения его последствий, является предварительным договором. В соответствии со ст. 429 и п. 4 ст. 445 Гражданского кодекса Российской Федерации, если одна из сторон впоследствии будет уклоняться от подписания основного документа, то вторая сторона обладает правом требовать его заключения в судебном порядке. Если же одно из вышеуказанных условий не исполнено, то документы не порождают правовых последствий до заключения основного договора. Однако после его заключения в случае возникновения спора они могут быть использованы сторонами в суде как одно из доказательств при определении истинных намерений стороны в момент заключения сделки.

В рамках самой организации документом, завершающим работу по переговорному процессу, традиционно выступает приказ или распоряжение руководителя (Пример 7).

Пример 6

Меморандум

      21 апреля 2013 г.

      Время начала переговоров: 12.30. Время окончания переговоров: 14.30

      Место проведения встречи: ул. Комсомольская, пос. Деревянка, Прионежский р-н, Республика Карелия.

      Присутствуют:

      От ООО «Вектор-Север»

      Руководитель делегации: начальник отдела снабжения Сиволапов М.В., действующий на основании доверенности от 01 апреля 2013 г. № 3/01.

      Члены делегации, действующие на основании распоряжения от 03 апреля 2013 г. № 49:

      начальник юридического отдела Зуев С.В.;

      секретарь-референт Булдакова Т.В.

      От ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»

      Руководитель делегации: начальник отдела продаж Иванова Р.И., действующая на основании доверенности от 20 февраля 2013 г. № 23.

      Члены делегации (без подтверждения полномочий):

      юрисконсульт Самарин И.М.;

      специалист отдела продаж Ежова А.В.

      Обсуждаемые вопросы:

      1. Текст проекта договора поставки ГСМ, предоставленный ООО «Вектор-Север».

      2. Условия гарантирования соблюдения сроков поставки, определенных договором.

      3. Условия оплаты товара.

      Ход переговоров фиксировался с помощью диктофона (запись переговоров, файл «21042013.mp3» хранится в аудиоархиве ООО «Вектор-Север». Копия файла направлена ООО «Топливная компания "Северо-Запад"» на электронный адрес: secretar@severozapadgsm.ru).

      Достигнутое соглашение:

      Принять с учетом согласованных изменений предложенный ООО «Вектор-Север» проект договора поставки ГСМ и рекомендовать его для заключения договора. Согласованный текст за подписями полномочных сторон прилагается к протоколу (Приложение 1 на 23 л.).

      Определить, что гарантией соблюдения сроков поставки является:

      – условие об одностороннем отказе от договора со стороны Покупателя без применения к нему каких-либо штрафных санкций;

      – установление в договоре ответственности поставщика, а именно при нарушении срока поставки более чем на три дня выплачивается штраф в размере 7 % от стоимости просроченной к поставке партии товара и платится пеня в размере 0,6 % от стоимости просроченной к поставке партии товара за каждый день просрочки.

      Согласовать нижеследующие условия оплаты товара. Оплата производится безналичными денежными средствами на расчетный счет, указанный Поставщиком в тексте договора, по следующему графику: 30 % стоимости партии товара оплачивается в день передачи товара перевозчику для доставки его Покупателю. Оставшаяся часть (70 % стоимости партии товара) оплачивается не позднее 25 календарных дней с даты фактического получения партии товара Покупателем.

Подписи руководителей делегации:

От ООО «Вектор-Север»

Сиволапов М.В.                                Сиволапов

От ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»

Иванова Р.И.                                    Иванова

Пример 7

Приказ о продолжении переговорного процесса

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Север»

(ООО «Вектор-Север»)

ПРИКАЗ

12.04.2013                                                                                                                                                                                                          № 60

Пос. Деревянка

О продолжении переговорного процесса

      В связи с невозможностью достижения приемлемых условий сделки с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"»

      ПРИКАЗЫВАЮ: 

      1. Начальнику отдела снабжения Сиволапову М.В. прекратить переговоры с ООО «Топливная компания "Северо-Запад"».

      2. В срок до 15 мая 2013 г. возобновить переговоры с ЗАО «Карельская топливная компания».

Генеральный директор                                  Сторожейко                                       С.С. Сторожейко

С приказом ознакомлен:

Сиволапов М.В.                Сиволапов          12.04.2013