Новый год с чистого листа за 5 шагов

Желание начать новый год с чистого листа уже давно можно отнести к списку новогодних традиций. Оно касается всех сфер жизни, и рабочей тоже. Подготовим канцелярию к новой жизни, внедрив систему документационного обеспечения управления (ДОУ), в которой не пропадут документы, все будет оформлено правильно, а поиск нужного документа займет считаные секунды.

ШАГ 1. ОБЪЯСНЯЕМ РУКОВОДСТВУ, ДЛЯ ЧЕГО ВНЕДРЯТЬ СИСТЕМУ ДОУ

Секретари крупных организаций подтвердят: в дирекциях, которыми руководят топ-менеджеры с серьезным административным подходом, документы всегда в порядке, в отличие от других организаций. В масштабе организации это тоже работает, и от позиции генерального директора зависит отношение к документам и культура работы с ними каждого работника.

Перетянуть шефа на свою сторону и заручиться если не его поддержкой, то хотя бы согласием на создание системы ДОУ – это главное, с чего нужно начать внедрять ее.

Генеральный директор ждет весомых аргументов в пользу предложения привести в порядок ДОУ организации.

Система ДОУ необходима, потому что она обеспечивает:

• доказательность деятельности. Собственник бизнеса должен быть готов подтвердить каждый свой шаг, от закупки канцтоваров до закрытия инвестиционной программы. В некоторых случаях приходится доказывать обратное: то, что действие не совершалось. Подтверждать необходимо документально, слов здесь мало. Документ должен иметь юридическую силу: составлен по определенной форме, подписан (утвержден) и датирован. На кону стоят не только деньги, которые всегда очень жалко отдавать в уплату штрафов, но иногда и личное имущество, а порой и свобода владельца организации;

• выполнение обязательств перед государством. Любая организация имеет множество обязанностей перед государством: это и соблюдение прав работников, и уплата налогов, и гарантия экологической безопасности, и сбор статистики. Все это документируется и передается в соответствующие государственные органы;

• контроль выполнения поручений руководства. Это уже внутренний момент, но не менее значимый. Каждый директор хоть раз на вопрос о выполнении задания получал вместо результата удивленные глаза подчиненного и горячие заверения в том, что никакого задания не было, а если и было, то… (дальше следуют отговорки разной степени изощренности). Налаженная система ДОУ исключает такие эпизоды: задания руководителя документируются, как и факт получения их исполнителем. Невыполнение задания – повод привлечь работника к ответственности;

• формирование истории. Пусть этот аргумент касается далеко не каждой организации, но судить об этом будем не мы, а наши последователи. Наша задача – ежедневно формировать статистику и историю развития бизнеса в отрасли, городе, регионе и стране. Иначе выбрать полезные и ценные с производственной, научной и исторической точки зрения документы будет просто неоткуда. Обычно этих аргументов достаточно для того, чтобы ответственный директор задумался о необходимости создания системы ДОУ. И еще один, дополнительный аргумент: придумывать и изобретать ничего не нужно, достаточно просто начать делать все по давно созданным и обкатанным правилам.

ШАГ 2. ПРИВЛЕКАЕМ КОЛЛЕГ ИЗ ДРУГИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Одному секретарю не под силу внедрить и заставить работать систему ДОУ на уровне целой организации. Понадобятся «агенты» в структурных подразделениях – работники, ответственные за делопроизводство. Они должны будут:

• следить за правильным оформлением документов;

• передавать документы на рассмотрение и подпись своим руководителям, доводить резолюции до исполнителей, следить за выполнением заданий;

• формировать дела подразделения. Ответственные за делопроизводство в подразделениях назначаются приказом по основной деятельности из числа секретарей или помощников директоров по направлениям (Пример). Если директор обходится без секретаря, выбирается кто-то из числа административных работников подразделения. Скорее всего, придется организовать обучение ответственных основам делопроизводства. Приказ крайне важен: секретарю (пусть и самого генерального директора) просто так никто подчиняться не будет. А ведь именно секретарь первого лица в отсутствие канцелярии отвечает за делопроизводство организации, а впоследствии возглавляет структурное подразделение, ответственное за ДОУ. Приказ генерального директора расставит все по своим местам: наделит ответственных обязанностями, а помощника – полномочиями управлять ими.

Кроме работы с документами общего делопроизводства, работники структурных подразделений очень помогут секретарю в обращении с узкоспециальными документами, относящимися к профильной деятельности их отделов. Специалисты знают (по крайней мере, должны знать), какими отраслевыми нормативными правовыми актами установлен порядок обращения с этими документами, сроки их хранения и т.д.