Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Сфера действия

Рассматривая сферу действия новой инструкции, хотелось бы напомнить, что в соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 20 мая 2004 г., 15 марта, 14 ноября, 23 декабря 2005 г.) в систему федеральных органов исполнительной власти входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Существующая в настоящее время структура федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649 (с изменениями от 28 июля, 13 сентября, 11 октября, 18 ноября, 1 декабря 2004 г., 22 июля, 5 сентября, 3 октября 2005 г.), имеет подразделение на три группы:

I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;

II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;

III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации.

Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 06.08.2004 № 1363/1001 (с изменениями от 23 сентября, 25 октября, 10 декабря 2004 г., 26 августа, 19 октября 2005 г.).

Изменения в системе федеральных органов власти объясняют и тот факт, что если в 2000 г. Типовая инструкция принималась Росархивом, то теперь она утверждена Минкультуры России, поскольку Росархив в статусе федерального агентства перешел в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и нормотворческими функциями не обладает.

Назначение

Назначение Типовой инструкции раскрывается в ее разделе «Общие положения», в котором сказано, что Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

В Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.1) определено, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством.

В качестве примера ведомственных инструкций по делопроизводству, действующих в настоящее время, можно назвать следующие:

Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена приказом Минобороны России от 23.05.1999 № 170 (с изменениями от 27.05.2004);

Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (утверждена приказом Минюста России от 28.06.2001 № 191);

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утверждена приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160);

Инструкция (временная) по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (утверждена приказом Рособразования от 04.02.2005 № 38).

Следует отметить, что в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.2) говорится и о других инструкциях по делопроизводству. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство РФ, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ.

 Структура

Структура Типовой инструкции претерпела ряд изменений, в основном технического и редакционного характера. Притом что общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов.

Новая Типовая инструкция имеет следующую структуру:

I. Общие положения

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

2.5. Бланки документов

2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти

2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.7.1. Приказ, распоряжение

2.7.2. Положение, правила, инструкция

2.7.3. Протокол

2.7.4. Служебные письма

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.2. Организация доставки документов

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.6. Учет количества документов

3.7. Работа исполнителей с документами

IV. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.2. Организация поисковой системы по документам

V. Контроль исполнения документов

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатур дел

6.2. Формирование и оформление дел

6.3. Организация оперативного хранения документов

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.2. Подготовка и передача документов в архив

В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;

подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;

подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».

Приложения

Количество приложений в новой инструкции увеличилось с 15 до 26. В нее было включено 12 новых приложений (обозначены в перечне курсивом) и исключено 3 приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложение № 1. Образец оформления законопроекта

Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации

Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации

Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы

Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства

Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства

Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства

Приложение № 8. Образец оформления положения

Приложение № 9. Образец оформления полного протокола

Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола

Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства

Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства

Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства

Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства

Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства

Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства

Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства

Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства

Приложение № 19. Форма справки о документообороте

Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 23. Форма листа – заверителя дела

Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

В новую Типовую инструкцию не попали следующие приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:

Приложение № 4. Образец оформления письма

Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов

Нормативная база

Новая Типовая инструкция опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами и не вводит каких-либо принципиально новых требований в области делопроизводства. Так, в ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 09.07.2002, 30.06.2003), Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, с изменениями от 11.12.1997, 06.11.1998, 11.02.1999, 30.09.2002).

Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции.

В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно:

– Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД.