Учетные документы архива: как их составлять

В архиве организации учету подлежит каждая единица хранения. Все они фиксируются в разных документах, которые объединены в единую систему.

В статье рассмотрим каждое звено этой цепочки, его функцию и приведем примеры оформления описей дел по личному составу, в том числе структурного подразделения, книги учета поступления дел и документов и листа фонда.

Правила 2023[1] приводят цели учета документов в архиве и список обязательных учетных документов.

В Правилах 2023 системность учета не так очевидна, как хотелось бы. А жаль, ведь на практике перечисленные документы не существуют отдельно друг от друга, а выстраиваются в цепочку. Если вести архив, то приведенный список на корпоративном уровне можно было бы немного расширить, добавив в него еще и описи дел структурных подразделений. Тогда все станет еще более понятным (Алгоритм).

Дело фонда стоит немного в стороне. Но самое главное то, что основные учетные документы в архиве организации составляются последовательно.

Далее рассмотрим каждый такой документ.

Опись дел структурного подразделения

Архив принимает дела по описям дел структурных подразделений (так называемым сдаточным описям).

Сравним формы описи дел структурного подразделения (Приложение № 7 к Правилам 2023) (Пример 1) и годового раздела описи дел (Приложения № 10 и 11 к Правилам 2023) (Пример 2)[2].

Как видим, формы на 100 % идентичны.

Эта идентичность не случайна. В норме описи дел структурных подразделений заполняются в структурных подразделениях. Архивист принимает дела в архив по этим описям, а затем сводит их в одну, точнее, в один годовой раздел описи дел. Чем лучше налажено взаимодействие с подразделениями, тем меньше двойной работы у архивиста. Если описи подразделений составлены корректно, то сведение их в годовой раздел выполняется при помощи функции «копировать – вставить».

Напомним правила составления описей дел структурных подразделений на бумажном носителе:

• описи составляются по отдельности на дела постоянного хранения и срока хранения «До ликвидации организации», дела по личному составу и дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• в опись вносятся единицы хранения (тома) с указанием уточненного заголовка каждого тома, крайних дат, количества листов;
• единицы хранения, внесенные в описи, нумеруются в валовом порядке в каждой описи, начиная с № 1;
• каждая опись составляется в двух экземплярах;
• описи дел структурных подразделений одновременно выполняют функцию акта приема-передачи документов в архив: после описательной части следует блок «передал – принял».

Обойтись без описи дел структурного подразделения можно только в одном случае: структурного подразделения уже не существует, а также нет ни одного другого подразделения, которому был бы передан функционал и документы ликвидированного. Передавать документы подразделения в корпоративный архив некому и некому составлять и подписывать опись. Тогда архивист не принимает, а забирает в архив документы.