Предприятие ликвидируется: что делать архивисту

Каждая ликвидируемая организация обязана передать на государственное хранение свои документы. Как минимум это будут документы по личному составу. При этом государство может заинтересоваться и другими. Общий – универсальный – порядок передачи документов на госхранение обсудим в статье. Сразу проговорим: в каждом регионе могут быть «местные особенности» процесса приема-передачи и оформления сопровождающих процесс документов.

Нормативно-методическая база

Некоторые организации только на стадии ликвидации с изумлением узнают, что:

а) архивом нужно было заниматься;

б) теперь необходимо передать его государству.

В воздухе повисает вопрос: «Где это написано?» Отвечаем: это есть в Федеральном законе № 125-ФЗ[1].

Из приведенного фрагмента делаем четыре важных вывода.

1. Организация (любая – от государственного органа до индивидуального предпринимателя!) обязана обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, установленных нормативными правовыми актами. Как правило, это типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, главным из которых является Перечень 2019[3].

2. Особое внимание уделяется документам по личному составу.

3. При ликвидации организации все ее документы могут быть переданы на государственное хранение (чаще всего это будут только документы по личному составу, но решение относительно каждой компании индивидуально принимает госархив).

4. За организацию оформления и передачи документов отвечает ликвидатор или конкурсный управляющий.

То, что все нужно делать вовремя, очень ярко проявляется именно на стадии ликвидации, когда вдруг оказывается, что документов море, а работников и денег осталось минимум (или вообще не осталось). Архивная обработка всех документов за несколько лет – недешевая услуга, да и исполнителей для нее найти непросто.

Чтобы при ликвидации не было мучительно дорого, в течение всего времени существования организации целесообразно выполнять действия по систематизации, упорядочению и архивной обработке документов. Как именно это делать, написано в Правилах 2023[4] и Методических рекомендациях к Правилам 2023[5]. Мы также неоднократно рассказывали об этом на страницах нашего журнала в рубрике «Архивное дело».

Взаимодействие с госархивом

Документы передаются в архив по месту нахождения организации, то есть в том населенном пункте, в котором она зарегистрирована по юридическому адресу. В первую очередь нужно найти свой архив и выйти на сотрудника, который будет курировать процесс ликвидации. В дальнейшем с этим сотрудником нужно будет согласовывать каждый шаг подготовки документов к передаче. Отдельный бюджет закладывается на оплату передачи документов в архив. Цены различны в разных архивах, их нужно уточнять на местах.

Правила 2023 – это нормативный правовой акт федерального значения, и теоретически содержания его одного должно хватить для того, чтобы передать документы на государственное хранение. Но на практике в мелочах требования к обработке и передаче документов отличаются в разных регионах. Например, в одном городе могут требовать надписывать обложки вручную, а в другом спокойно относятся к распечатанным на самоклеящихся листах. Формулировки заголовков, необходимость делать внутренние описи, состав принимаемых дел, нюансы оформления предисловия к описям – все это нужно согласовывать на местах. Хорошо, если есть возможность сшить одно-два дела и показать куратору из госархива, чтобы убедиться, что все сделано правильно.

Беспроигрышный вариант – заказать и архивную обработку, и описи, и составление исторической справки в самом госархиве, который будет принимать документы. Все это платные услуги, но зато можно не волноваться: архивариусы с первого раза все сделают правильно.

Впрочем, в некоторых регионах, чтобы получить эти услуги, порой приходится ждать своей очереди в течение нескольких месяцев. В этом случае подшить документы можно без привлечения специалистов госархива. Если согласовывать работу поэтапно, то никаких проблем быть не должно.

За что именно платить, передавая на хранение документы при ликвидации организации

В законодательстве закреплен договорной порядок взаимодействия сторон при передаче документов юридического лица при его ликвидации на хранение. Такой договор будет возмездным (то есть платным) и в нем должны быть указаны стоимость работ и порядок расчетов. Для организации, не являющейся источником комплектования какого-либо архива, цена будет складываться из стоимости обработки (экспертиза ценности документов, прошивка дел, оформление обложек, составление научно-справочного аппарата и т.д.) архивных документов, подлежащих передаче, и самого хранения. Если ликвидируемая организация своими силами готова провести все работы, связанные с упорядочением архивных документов[6], то в этом случае платить придется только за хранение.

Для проведения обработки документов и их последующего приема на хранение потребуются расходные материалы: канцелярские принадлежности и архивные короба. Стоимость необходимой канцелярии может быть включена в архивные услуги, связанные с упорядочением документов, как и стоимость архивных коробов. При этом возможен вариант, когда архив предложит передающей стороне самостоятельно закупить нужную для проведения упорядочения и хранения документов канцелярию. Необходимо иметь в виду, что нужная канцелярия достаточно проста и доступна для приобретения.

Как правило, все архивы, оказывающие услуги, в том числе по обработке и приему документов на хранение от ликвидируемых организаций, разрабатывают, утверждают и используют определенные тарифы. При этом какие-то услуги могут быть и бесплатными (Таблица).

Таким образом, упорядочение документов для передающей стороны всегда будет платной услугой, за исключением варианта, когда ликвидируемая организация решит самостоятельно провести такие работы. Оплата услуг за хранение документов будет гарантированно платной для частной компании. При этом документы некоторых бюджетных организаций могут быть приняты бесплатно.

Цена вопроса

Когда на хранение передаются документы организации, которая существовала длительный период времени, а значит, был накоплен значительный объем документации, львиная доля стоимости договора может состоять именно из стоимости архивного хранения. Поэтому точное определение количества дел (единиц хранения), передаваемых на хранение, – это принципиально важный момент на этапе установления объемов и видов оказываемых услуг (работ).