Оперативное хранение документов в современных условиях

Разберемся, чем отличается оперативное хранение бумажных документов от электронных и как трансформируются процессы оперативного хранения при использовании для него систем электронного документооборота (далее – СЭД) и систем хранения электронных документов (далее – СХЭД).

Оперативное хранение – это… 

Понятие «Оперативное хранение» в нормативной базе по делопроизводству и архивному делу 

В Правилах 2023[1] и Методических рекомендациях к Правилам 2023[2] такой термин, как «Оперативное хранение», отсутствует. Поэтому приходится ориентироваться на терминологический стандарт. В ГОСТ Р 7.0.8-2025[3] сказано, что оперативное хранение – это стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется хранение и использование документа до начала исчисления срока его хранения. Прежний ГОСТ Р 7.0.8-2013[4] под оперативным хранением понимал хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Напомним, что согласно п. 12 Правила 2023 законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел. Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Обратим внимание также на п. 47 Правил 2023, согласно которому архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Это касается документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Документы временных (до 10 лет) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока их хранения, после проведения экспертизы ценности подлежат уничтожению. То есть общий подход таков, что документы временных (до 10 лет) сроков хранения в архив не передаются.

Таким образом, можно сказать, что целью оперативного хранения будет являться:

• сохранность документов и дальнейшая возможность их передачи в архив;
• быстрый поиск документов и контроль их местонахождения;
• удобное использование документов.

Регламентация и условия обеспечения оперативного хранения 

Порядок оперативного хранения, а также ответственные за оперативное хранение лица определяются в локальном нормативном акте, например в Положении о хранении документов.

Важными составляющими для оперативного хранения будут являться классификация документов и их систематизация, которые обеспечивает номенклатура дел. В соответствии с номенклатурой дел происходит формирование самих дел.

Понятно, что это правило относится в первую очередь к бумажным документам. А действует ли оно для электронных? По сути, для сохранности, поиска, использования электронных документов, находящихся в информационной системе, систематизация и группировка в дела не требуется. Однако в Правилах 2023 указано, что в номенклатуру дел включаются все дела – и бумажные, и электронные. Таким образом, подразумевается, что систематизация и формирование дел относятся как к бумажным, так и к электронным документам.

Жизненный цикл документов, в том числе в процессе оперативного хранения

Давайте посмотрим, какие этапы, в том числе те, которые касаются оперативного хранения, проходят документы (Алгоритм).

С учетом положений, изложенных в Правилах 2023 и Методических рекомендациях к Правилам 2023, этапы 3, 4, 5 – это этапы оперативного хранения документов в структурном подразделении организации.

Рассмотрим шаги Алгоритма.