Байки из приемной. Между молотом и наковальней: что делать ассистенту, когда его втягивают в конфликты руководителей

Профессия ассистента давно перестала быть исключительно административной. Сегодня помощник руководителя находится в самом центре информационных потоков компании, имеет доступ к чувствительной информации, знает внутреннюю кухню бизнеса и часто становится связующим звеном между собственниками, топ-менеджерами и подразделениями.

Именно поэтому ассистенты довольно часто оказываются в ситуации, когда производственный конфликт руководителей начинает проходить через них. И если на словах все понимают, что помощник должен сохранять нейтралитет, то на практике это далеко не всегда возможно.

Разногласия между топ-менеджерами, борьба за ресурсы, скрытые коалиции, аппаратные игры, взаимные обвинения и попытки использовать ассистента как источник информации – все это знакомо многим специалистам административного направления.

Попробуем вместе со Светланой Лебедевой разобраться, как сохранить профессиональную позицию и не стать участником корпоративных войн.

Почему ассистент попадает в эпицентр конфликтов? Причина проста: он знает слишком много.

Такой сотрудник видит графики встреч, в курсе реальных приоритетов руководителей, часто присутствует при обсуждении сложных вопросов и имеет доступ к информации, которая закрыта для большинства.

Для конфликтующих сторон помощник становится ценным ресурсом. Один руководитель может попросить рассказать, что говорил генеральный по поводу его проекта. Другой уточнит: «Ты же общаешься с финансовым директором. Как они на это смотрят?» Третий начнет задавать вопросы о настроениях внутри команды.

Кажется, что речь идет о невинном обмене информацией. Но именно так, через обычные разговоры, ассистент постепенно втягивается в чужой конфликт.

Давайте рассмотрим классические сценарии из жизни офиса.

Ситуация 1: закрытая информация

Один из самых распространенных сценариев, суть которого можно свести к следующим словам руководителя: «Скажи честно, что он обо мне говорил».

Коммерческий директор конфликтует с операционным. Ассистент работает с генеральным и регулярно взаимодействует с обоими. После очередного совещания коммерческий директор подходит к помощнику и начинает как бы невзначай спрашивать: «Обсуждали ли на встрече его проект? Что говорил генеральный?»

На первый взгляд вопросы кажутся безобидными. Но ответив один раз, ассистент автоматически становится участником обмена закрытой информацией. Через некоторое время вопросы становятся более конкретными: «Кто был против? Кто меня поддержал? Кто инициировал это решение?».

В результате помощник начинает играть роль неофициального информатора.

Проблема в том, что доверие теряется сразу у нескольких сторон. Стоит одной из них узнать об утечке информации – и репутация ассистента оказывается под угрозой.

Правильная позиция в подобных случаях проста: «Я не комментирую рабочие обсуждения руководителей. Если вопрос важен, лучше обсудить его напрямую». Даже если собеседник обижается.

Ситуация 2: посредничество

Еще одна распространенная ловушка, в которой часто оказывается ассистент[ДК1]  выступает в роли буфера в конфликте.

Два руководителя избегают прямого общения и начинают использовать ассистента как канал коммуникации: «Передай ему, что сроки сорваны по его вине. Напомни ей, что это не ее зона ответственности. Скажи, что я не согласен с этим решением…»

Формально помощник просто передает информацию. Фактически – становится участником конфликта.

Со временем каждая сторона начинает воспринимать ассистента как представителя противоположного лагеря. Любое неудачно переданное сообщение может исказиться и вызвать новую волну напряжения.

Задача профессионального ассистента – переводить подобное взаимодействие в официальный формат. Например: «Предлагаю обсудить этот вопрос напрямую на встрече или в рабочей переписке». Чем меньше эмоциональных сообщений проходит через помощника, тем безопаснее для всех участников процесса.