Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: укрепление имиджа организации в деловой среде

Этой статьей мы заканчиваем цикл, посвященный направлениям оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. В новом материале рассмотрим значение имиджа организации в деловой среде. Казалось бы, как работа с документами может на него повлиять? Ответим на этот вопрос, а также покажем важность качественного управления документами, рассмотрим, какие действия сотрудников подрывают имидж, и что сделать, чтобы не испортить репутацию.

Правильная работа с документами – не только внутренняя процедура. Это часть образа компании и важнейший элемент ее имиджа. О чем могут свидетельствовать хорошо оформленные документы, полученные от контрагента? Ответ – в Таблице 1.

И наоборот, типичными негативными факторами, сигнализирующими о проблемах в управлении организацией, являются следующие (Таблица 2).

Можно привести пример последствий некачественной работы с документами.

Партнерам была произведена рассылка прайс-листа со старой ценой. Если прайс-лист выступал в качестве «твердой» оферты, то организация понесет финансовые потери и претензии. В случае «свободной» оферты инцидент покажет низкое качество работы организации и негативно повлияет на дальнейшие отношения между партнерами.

Или такой пример.

Произошла утечка клиентской базы через незакрытую общую папку. Помимо прямых штрафов, связанных с утечкой персональных данных, возможны судебные иски со стороны партнеров и, безусловно, утрата доверия.

Чтобы повысить имидж компании:

• разработайте фирменный стиль и отражающие его шаблоны документов;
• разработайте и утвердите регламенты по управлению документами;
• автоматизируйте процессы, повышающие уровень SLA[2];
• регулярно обучайте сотрудников;
• контролируйте качество работы сотрудников;
• установите правила поведения при инцидентах.

Разберем, как это сделать.

Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы:

• исключить ошибки в документах;
• обеспечить быстрый поиск и предоставление информации и документов по запросам контрагентов.