Делопроизводство 2.0: как меняется работа начальника службы

Нас пугали, что с развитием информационных технологий и, в частности, электронного документооборота работники сферы делопроизводства станут невостребованными. Но автоматизация процессов привела к другому – к изменению формата вовлеченности специалистов. Об этом и поговорим.

Частично уходят рутинные операции вроде механического внесения данных о документах в таблицы и тиражирования документов. На смену приходит потребность в постоянном анализе, поиске уязвимостей в работе с документами и оценке рисков в быстро меняющихся условиях.

В итоге нас не отменили. Наоборот, только растет потребность в профессионалах, которые:

• понимают, как и зачем выполняются делопроизводственные операции и к чему могут привести ошибки;
• ориентируются в требованиях законодательства, причем не только прямо описывающих работу с документами, но и смежных (для построения правильной коммуникации посредством обмена документами и оценки правовых последствий действий с помощью документов);
• знают специфику традиционного (бумажного) документооборота и понимают, что происходит с документами в условиях цифровизации;
• способны ориентироваться и осуществлять грамотные действия в гибридной реальности;
• знакомы с процессным подходом и осознают, что важно не просто поддерживать документооборот, а управлять документами.

Задает тон работы с документами в организации начальник подразделения, которое в нормативных и методических документах принято называть службой делопроизводства. Должность начальника службы делопроизводства является одной из верхних ступеней административной карьерной лестницы.

На сегодняшний день границы в его работе, строго говоря, отсутствуют. Замечали ли вы, что лет 15–20 назад практикам было проще договориться о том, какими документами занимаются службы делопроизводства и за какие операции они отвечают? Одновременно на фоне этой вроде бы позитивной солидарности и стабильности не многие видели перспективы развития внутри самой профессии.

Сегодня границы наших прав и обязанностей выстраиваются преимущественно на местах, точечно и зависят от корпоративной культуры, истории и специфики компании, требований и взглядов конкретного руководителя на задачи подразделения и компетенции работников. Даже в одной структуре (группе компаний) перечень задач служб делопроизводства и, как следствие, их руководителей будет иметь различия, за исключением базовых исторически сложившихся функций. Причем это касается и глубины погружения в вопросы работы с документами, и охвата систем документации.

По-разному оцениваем себя мы сами: кто-то из коллег вчитывается в международные стандарты по менеджменту, изучает процессное управление и информационные технологии, другие же предпочитают оставаться в канонах традиционного делопроизводства и отвергают любое свое участие в смежных процессах («с этим вопросом – к юристам», «делайте, как хотите» и т.д.). Это неудивительно, ведь нет ни строгих стандартов, ни единства во мнениях работодателей о наших функциях.

Если вы просмотрите вакансии на сайтах, предлагающих работу, то увидите: ожидания у работодателей – разные (от простого «организовать регистрацию документов» до кажущегося некоторым избыточным «разработать и внедрить политику в области управления документами»). Соответственно, и уровень предлагаемой работникам заработной платы тоже различается.

Делопроизводство или управление документами?

В каждой организации есть документы, а значит, есть и единица, которая будет координировать работу с ними – подразделение или работник, причем для работника эта функция может быть как основной, так и дополнительной. Все зависит от масштабов деятельности и численности организации, объема документооборота и функций, которые будут возложены на эту единицу.

Подразделение – отдел или служба – может иметь разные наименования. Все зависит от масштаба, традиций организации и предпочтений руководства. Самые распространенные из наименований:

• отдел делопроизводства;
• отдел делопроизводства и контроля;
• отдел организации делопроизводства;
• отдел документационного обеспечения (управления);
• административный отдел;
• общий отдел;
• канцелярия.