Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: оптимизация договорной деятельности организаций

Мы продолжаем цикл статей, посвященный направлениям оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. В новой статье речь пойдет о договорной деятельности.

Достижение эффективности договорной деятельности в организации возможно благодаря следующим действиям:

• использованию шаблонов разных видов договоров в информационной системе с собственным набором действий и сроками их обработки;
• автоматизации согласования, автоматическому созданию протокола разногласий в рамках согласования проекта договора;
• контролю за сроками и этапами исполнения договора;
• внешнему электронному документообороту (далее – ЭДО) с контрагентами из СЭД организации.

И прежде чем мы рассмотрим подробно суть каждого действия,

• снижение юридических рисков на этапе создания и оформления договорных документов;
• снижение операционных рисков в виде простоя и штрафов на этапе заключения договора и исполнения договорных обязательств;
• экономию времени и трудозатрат со стороны сотрудников, участвующих в договорной работе;
• прозрачность договорной деятельности и ответственность за договорной процесс;
• аналитику и эффективное управление рисками.

Иcпользование шаблонов разных видов договоров в информационной системе с собственным набором действий и сроками их обработки

В каждой организации, работающей с договорами, имеется локальный нормативный акт, регулирующий договорную деятельность. Чаще всего это положение о договорной работе, базирующееся на законодательных требованиях к заключению, изменению, расторжению договоров. Уже эта мера позволяет значительно улучшить качество договорной работы. В положении определяются виды и разновидности/тематики договорных документов, например, договор подряда, аренды, купли-продажи и др.

Следующим после создания локального документа шагом к оптимизации будет проектирование шаблонов договоров в информационной системе. Такой системой может выступать СЭД, где создаются проекты договоров. Для уменьшения вероятности ошибок и использования спорных формулировок в системе разрабатываются шаблоны файлов документов, представляющие собой стандартизированный текст договорного документа (рис. 1).

Также разрабатывается шаблон карточки договора в СЭД и определяются обязательные поля: номер договора, разновидность договора, контрагент, ответственный, сумма, валюта, срок действия, ключевые сроки (платежи, поставки, пролонгация), форма документа (бумажная или электронная), место хранения и др.

Автоматизация согласования, автоматическое создание протокола разногласий при согласовании проекта договора

Согласование является, пожалуй, самой сложной и длительной по времени операцией в жизненном цикле договорного документа. Автоматизация согласования сокращает время заключения договора с нескольких недель до нескольких дней. Для процесса согласования важно определить роли (инициатор договора, юрист, финансовый контролер, линейный руководитель и т.д.), установить временные значения (показатели внутреннего SLA[2]) для выдачи юристом первичного правового заключения, а также заключений финансового контроля касательно оформления договора в рамках бюджета и службы безопасности по проверке контрагента и т.д.

Сокращение срока согласования проектов договорных документов возможно благодаря восьми принципам, которые реализуются в СЭД:

1) установлению оптимального состава участников согласования;

2) минимизации количества этапов согласования;

3) установлению и ограничению сроков согласования;

4) ограничению циклов согласования;

5) удобству процесса согласования для автора проекта документа и согласующих лиц;

6) сохранению истории согласования;

7) удобству автора проекта по обработке замечаний согласующих;

8) автоматическому созданию протокола разногласий в рамках согласования проекта договора.

Рассмотрим эти принципы.