Сканирование документов в оперативной деятельности и при организации архивного хранения

ООО «Петровский» является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации и ежегодно передает документы в архив. Существуют ли какие-то требования к параметрам сканирования входящих документов для размещения в системе электронного документооборота? В каких документах регламентирован порядок сканирования: формат, тип изображения, разрешение, объем файлов? Есть ли какие-то регламенты по форматам файлов для передачи их на постоянное хранение? Вопросы далеко не такие простые, как кажутся на первый взгляд. Поэтому давайте разбираться.

Вопрос о требованиях к процессу сканирования кажется довольно простым, но эта простота обманчива. То, что типичные методы организации процесса сканирования и типичные настройки хорошо работают в 95 % случаев, лишь увеличивает риски в нестандартных ситуациях, особенно когда занятый сканированием персонал перегружен работой и не обращает должного внимания на контроль качества. Или же когда к процессу сканирования относятся формально, забывая о его высокоуровневых целях и принципах, а также о том, что в дальнейшем предполагается делать с результатами сканирования.

Иными словами, рекомендуемые параметры сканирования для типовых случаев существуют, однако организации должны быть готовы проявлять гибкость ради сохранения доказательной и информационной ценности и для обеспечения целостности, аутентичности, пригодности к использованию и конфиденциальности отсканированных материалов.

Кроме того, не следует забывать о том, что постоянно меняются как технологии, так и нормативно-правовые требования. Те требования к сканированию, которые были оптимальны, скажем, в 2010 году (и до сих пор широко встречаются в консервативной по своей природе нормативно-правовой базе), в настоящее время могут оказаться нерациональными потому, что во многих случаях исчезли жесткие ограничения на объем файлов, изменился состав предпочтительных и удобных для оперативной деятельности форматов, стали другими параметры сканеров (например, диапазон поддерживаемого разрешения), значительно улучшились средства распознавания текста и интеллектуальной обработки и т.п.

Правовой статус скан-копий

В федеральной нормативно-правовой базе Российской Федерации существуют такие термины, как «Скан-копия» и «Электронный образ». Порой их используют некорректно в правовом плане, когда противопоставляют понятиям «Электронная копия документа» и «Электронный документ», не зная или забывая, что в российской документоведческой традиции копия документа также признается документом. При этом термины «Скан-копия» и «Электронный образ» действительно нежелательно употреблять в тех случаях, когда речь на самом деле идет об электронных копиях документов, поскольку возникает путаница между технологической и документационно-правовой терминологией.

В законах и указах Президента Российской Федерации эти термины не встречаются. Но вот Правительство Российской Федерации ими охотно пользуется (34 действующих документа на 01.05.2026). Иногда термин «Скан-копия» подается как синоним понятия «Электронная копия документа». Например:

Можно встретить и некорректное словоупотребление. Например:

Еще чаще термины «Скан-копия» и «Электронный образ» можно найти в нормативных актах министерств и ведомств. Таких документов многие сотни.

По этой причине важно начать с основ. С точки зрения делопроизводства и права сканирование – это способ (а также процесс) создания электронных копий неэлектронных документов (однако в некоторых случаях возможно сканирование, например, изображения на экране планшета). По ходу процесса первоначально создается полная или частичная незаверенная электронная копия, которая затем может пройти контроль качества и быть заверена для придания ей юридической значимости и доказательной силы, включая нотариальное заверение. Сканирование также является одним из видов конверсии документов. Соответственно, в его отношении отчасти применимы положения недавно опубликованного ГОСТ Р ИСО 13008-2025[4].

Скан-копия документа (электронный образ документа) – это электронная копия документа, создаваемая (в случае именно скан-копий) методом сканирования, которая сама имеет статус документа. Стоит отметить, что в отличие от бумажного делопроизводства, где создание копий с копий не приветствуется и нередко запрещается, создание электронных копий с бумажных копий является достаточно обыденным делом. В зависимости от обстоятельств, скан-копия может быть заверена и обладать юридической и доказательной силой.

При этом скан-копии не следует путать с полноценными электронными документами, в основу которых был положен отсканированный материал, но которые в дальнейшем были оформлены и подписаны в установленном порядке, поэтому и не являются копиями бумажных документов.