Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: оптимизация и улучшение проведения мероприятий

Мы продолжаем цикл статей о направлениях оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. Новый материал посвящен качеству работы коллегиальных органов и уровню сервиса при проведении совещаний, корпоративных и протокольных мероприятий.

Оптимизация и улучшение возможны благодаря следующим действиям:

• администрированию заседаний коллегиальных органов и проведения мероприятий в СЭД;
• автоматизированной рассылке поручений по результатам заседаний и контролю их исполнения;
• использованию искусственного интеллекта (далее – ИИ) в процессе подготовки и проведения мероприятий.

Рассмотрим подробнее суть каждого действия и разберем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.

Администрирование заседаний коллегиальных органов и проведения мероприятий в СЭД

Для подготовки, учета, организации и последующего анализа коллективных мероприятий, среди которых – заседания коллегиальных органов, совещания у руководителя и рабочих групп, собрания коллективов, встречи со сторонними организациями, конференции, выставки и пр., в СЭД есть специальный блок «Мероприятия». Жизненный цикл мероприятия в общем случае состоит из следующих этапов (Схема).

Использование блока работы с мероприятиями в СЭД позволяет сократить время на подготовку, упрощает процедуру подбора и оповещения участников, обеспечивает учет и контроль исполнения принятых решений.

В случае частого использования доступ к справочнику можно сделать с рабочего стола системы. Справочник всех мероприятий может быть выведен в виде списка, то есть в привычной для пользователей форме, которые работают с документами в СЭД (рис. 1).

Для руководителей, членов коллегиальных органов, секретарей рабочих групп более удобным будет представление мероприятий в виде календаря, где цветовые индикаторы сигнализируют о стадии проведения мероприятия (рис. 2).

Созданная карточка мероприятия заполняется данными о нем: важность, место проведения и пр. При подборе места проведения может быть выбрана подходящая переговорная исходя из количества участников, ее местоположения, доступности для бронирования (рис. 3).

---

[1] О качественных показателях см.: Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: информационная безопасность // Секретарь-референт. 2026. № 2. С. 17–25. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: качество управленческой деятельности в целом // Секретарь-референт. 2026. № 3. С. 21–27. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: оптимизация взаимодействия организаций в рамках группы компаний // Секретарь-референт. 2026. № 4. С. 27–31.