Хранение электронных документов: три проблемы и пути их решения

В статье разберем три ситуации, которые ставят в тупик архивистов, столкнувшихся с необходимостью обеспечить хранение электронных документов. Все перечисленные случаи – «болезни» роста и переходного периода от бумажного документооборота к электронному. Практика показывает, что чем сильнее сопротивляться этому переходному периоду, тем тяжелее корректно вести архив организации.

Для каждой ситуации мы предложим оперативное (что делать архивисту прямо сейчас с объемом уже готовых документов) и системное (какие шаги нужно предпринять компании, чтобы предотвратить повторение ситуаций в будущем) решения

Напомним: все архивные документы независимо от носителя должны храниться в течение установленных сроков по правилам архивного дела[1].

1. Гибридные документы

Суть проблемы 

Переход на электронный документооборот (далее – ЭДО) спровоцировал появление гибридных документов. Не гибридных дел, когда на разных носителях находятся самостоятельные документы одного дела, порядок обращения с которыми установлен Правилами 2023, а именно документов, когда одна часть на бумаге, а вторая – электронная. Пример гибридного документа – трудовой договор с работником, который заключен на бумаге, а дополнительные соглашения к нему – неотъемлемая часть трудового договора[2] – после перехода на электронный кадровый документооборот (далее – ЭКДО) стали электронными.

Или приказ по личному составу о привлечении работников цеха к сверхурочной работе, который, как и основание (служебная записка) к нему, является электронным, поскольку организация практикует ЭКДО, но ознакомление с ним происходит на бумаге, потому что в цехе нет компьютера, не все работники имеют электронную почту, некоторые пользуются кнопочными телефонами. И вопрос об ознакомлении работников с приказом решается его распечатыванием. В результате получается копия электронного приказа на бумажном носителе с подлинными подписями работников. Электронный приказ должен храниться 50 лет[3], как и распечатка с подписями работников об ознакомлении.

Порядок работы с гибридными документами – документами дела, отнесенного к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, которые представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, – описан в п. 159 Правил 2023. На этапе документирования требуется снимать электронную копию с бумажного документа, входящего в гибридное дело, и помещать ее в папку с электронными документами. Таким образом получается, что информация из документов целиком доступна в электронном виде. Электронная часть хранится как электронный документ. Бумажные подлинники сохраняются в порядке, предусмотренном для бумажных документов.

В официальной делопроизводственной терминологии такого понятия, как гибридный документ, нет. Более того, в п. 9 ГОСТ Р 7.0.8-2025[4] документ определен как зафиксированная на носителе[5] информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать. Как это часто бывает, термина нет, а явление есть, и разбираться с ним предстоит архивисту.

Обидно, что гибридные документы увеличивают количество бумаги, которая тратится на распечатку электронных версий документов. Задумка ЭДО была прямо противоположная. Да и затраты на архивное хранение одного документа увеличиваются как минимум вдвое.