Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: оптимизация взаимодействия организаций в рамках группы компаний

Мы продолжаем цикл статей, посвященный направлениям оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД)[1]. Новый материал посвящен такому критерию эффективности, как оптимизация взаимодействия организаций в рамках группы компаний.

Его достижение возможно благодаря следующим действиям:

• работе в единой информационной системе с распределенными узлами;
• работе по единой методологии;
• исключению дублирования документов «входящие/исходящие» при обмене документами между организациями группы компаний;
• организации сквозных процессов согласования проектов документов на уровне группы компаний;
• подписанию совместных документов руководителями разных организаций;
• использованию единых справочников информационной системы.

Рассмотрим подробнее суть каждого действия и разберем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.

Работа в единой информационной системе с распределенными узлами

Группам компаний, холдингам, корпорациям, а также организациям с разветвленной филиальной сетью критически важны быстрые и эффективные коммуникации, удобный механизм взаимодействия и единообразие в процессах и правилах коммуникаций. В таких случаях нужны информационные системы, обеспечивающие единый электронный документооборот и обмен данными между подразделениями и юридическими лицами группы компаний (холдинга, корпорации и др.). Они должны быть лишены издержек, связанных с большим объемом пользователей системы и особенностями их подключения к СЭД.

Ранее, если некая компания желала внедрить во всех своих филиалах единую систему документооборота, то вариант был только один: развернуть одну базу и предоставить к ней доступ всем требуемым сотрудникам.

В случае если компания насчитывает несколько тысяч работников, то одновременная работа такого числа пользователей в одной базе может потребовать значительных вычислительных мощностей: мощные сервера, «широкие» и стабильные каналы связи. При этом каждый подключающийся к базе пользователь со своей стороны также должен иметь стабильный канал связи, что иногда непросто обеспечить в отдаленных регионах.

В современных СЭД встречается наличие встроенного механизма обмена данными, что позволяет более гибко подходить к вопросу построения ИТ-ландшафта.

Так, для ряда территориально удаленных подразделений, которые не имеют возможности работать в режиме реального времени в единой базе компании по причине нестабильных каналов связи, могут быть созданы отдельные информационные базы (узлы), размещенные на вычислительных ресурсах территориально удаленных подразделений. Всю дальнейшую работу по синхронизации данных между базами удаленных филиалов и базой, в которой работают остальные сотрудники компании, возьмет на себя функционал обмена СЭД.

Или другой вариант: когда планируется, что в программе будет одновременно работать значительное число пользователей, можно использовать механизм обмена для распределения нагрузки на вычислительные мощности компании, разделив пользователей на группы и предоставив доступ пользователям групп в свой узел.

В многоузловой архитектуре предполагается, что узел – это отдельная информационная база. Узлы в единой информационной системе представлены на Схеме.

---

[1] О качественных показателях см.: Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: информационная безопасность // Секретарь-референт. 2026. № 2. С. 17–25. Иванова Л.А. Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: качество управленческой деятельности в целом // Секретарь-референт. 2026. № 3. С. 21–27.