Аппарат, администрация, приемная, канцелярия – в чем разница? Гид по структурам, которые правят компанией из-за кулис

Из статьи вы узнаете:

• какие бывают организационные формы приемных руководителей и как они работают;
• какова специфика администраций топ-менеджеров;
• как функции административных подразделений закрепляются в локальных нормативных актах;
• где работает каждый из административных профессионалов;
• что такое Книга процессов Офиса и как она помогает нам в работе.

Вы замечали, что в деловой среде слова «аппарат», «администрация», «канцелярия», «приемная» и схожие с ними часто используют как взаимозаменяемые? Парадокс современного бизнеса: ключевые механизмы, поддерживающие жизнедеятельность компании, остаются невидимыми не только для ее клиентов, но часто и для работников. А ведь именно секретарям, личным помощникам, т.е. административным профессионалам, очень важно понимать, как именно «закулисные» элементы обеспечивают функционирование организации, какова роль их профессий в этих структурах.

Разложим все по полочкам. Сначала заглянем в приемную – точку входа для всех внешних коммуникаций, где формируется первое впечатление о компании. Затем переместимся в канцелярию – сердце документооборота, где рождается и фиксируется информация. Далее окажемся в аппарате – административно-управленческом подразделении – ключевом узле координации: здесь обрабатываются стратегические поручения, организуются встречи руководства, контролируется исполнение решений. И наконец, поднимемся на уровень администрации – центра принятия решений, формирующего политику и долгосрочные цели бизнеса.

Приемная руководителя: центр коммуникации и стратегический актив компании

Традиционно приемная воспринимается как место ожидания посетителей или рабочий кабинет секретаря. Однако профессиональный стандарт и реальная практика показывают, что функционал этого подразделения намного шире.

В ЛНА организаций приемная описывается как структурная единица, обеспечивающая организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя.

За этим определением скрывается сложная и многогранная работа. Приемная – настоящий штаб по организации работы руководителя, фильтр информационных потоков и лицо компании в прямом смысле слова.

Хороший секретарь приемной – «второй человек в организации». Через это подразделение проходят все звонки, встречи, документы, почта.

Пять китов работы приемной 

Анализ профессиональных стандартов[1], должностных инструкций и вакансий компаний позволяет выделить пять базовых блоков работы приемной.

1. Организация коммуникаций и управление временем руководителя

Это, пожалуй, самая заметная часть работы. Сотрудник приемной:

• планирует рабочий день шефа, ведет его календарь и координирует встречи;
• организует телефонные переговоры, записывает информацию в отсутствие руководителя, фильтрует звонки;
• обеспечивает личные контакты шефа с сотрудниками, партнерами и посетителями;
• организует командировки (покупка билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка).

Обратите внимание! Очень важно создавать резервы времени для непредвиденных ситуаций при планировании рабочего дня руководителя. Опытный помощник всегда оставляет окна в графике, понимая, что форс-мажоры неизбежны и к ним нужно быть готовым.

2. Документационное обеспечение

Приемная – это эпицентр документооборота. Здесь выполняются следующие задачи:

• прием и первичная обработка входящей корреспонденции;
• подготовка документов на подпись руководителю;
• регистрация документов и ведение баз данных;
• контроль исполнения поручений и приказов;
• формирование дел и подготовка к сдаче в архив.

Интересно, что одна из важнейших функций – возврат документов на доработку, если они оформлены ненадлежащим образом. Это требует от сотрудника приемной не только знания документооборота, но и принципиальности, умения настоять на своем, взаимодействуя с руководителями подразделений.