Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: качество управленческой деятельности в целом

Мы продолжаем цикл статей, посвященный направлениям оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД). В новом материале рассмотрим, какие еще качественные критерии эффективности помогут оптимизировать работу с документами.

Статья посвящена такому критерию, как повышение качества управленческой деятельности в целом. Его достижение осуществимо благодаря следующим действиям:

• возможности мониторинга процессов работы с документами и контроля работы персонала;
• возможности сбора статистики работы над документами;
• возможности автоматической рассылки отчетов;
• бесшовной интеграции СЭД с учетными системами и встраиванию в нее необходимого для работы функционала;
• аккумулированию в СЭД корпоративных знаний, ускорению обучения новых сотрудников;
• использованию для рабочих коммуникаций системы взаимодействия (чат и видео).

Рассмотрим подробнее суть каждого действия и разберем, благодаря какому функционалу СЭД они реализуются.

Возможность мониторинга процессов работы с документами и контроля работы персонала

Конкретные результаты процесса обработки документа отображаются в СЭД. В любой момент можно получить информацию о состоянии обработки, узнать, какие этапы и когда пройдены, кто осуществил действия по этапам обработки, а также плановые сроки выполнения последующих операций (рис. 1).

Все данные по обработке документов и поручений аккумулируются в СЭД по мере прохождения документа. Они являются основой для формирования отчетов по процессам. Данные о сроках и качестве таких операций, как подготовка проекта документа, согласование документа, впоследствии могут быть проанализированы с целью принятия корректирующих мер для повышения эффективности работы с документами.

В случае наличия в СЭД функционала отчетов о работе сотрудников контроль работы персонала может осуществляться посредством СЭД. Привязка выполненных работ к проектам и задачам позволяет оценить трудозатраты на проект (рис. 2).

Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал в СЭД (например, письмо, документ, мероприятие, проект, проектная задача) (рис. 3). Эти записи используются для учета рабочего времени. Все введенные пользователем трудозатраты попадут в отчеты по трудозатратам и автоматически в ежедневный отчет за соответствующий день.