Как работать со штрихкодом – новым реквизитом ГОСТ Р 7.0.97-2025?

Вы узнаете:

• что такое штрихкод и для чего нужен;
• на каких документах его проставляют, как наносят и в каком месте листа размещают;
• является ли штрихкод обязательным реквизитом, а также
• в чем отличия реквизитов «Штрихкод (QR-код) документа» и «Отметка о поступлении документа». 

1. Что такое штрихкод?

Штрихкод – это графический рисунок из полосок и пробелов, который хранит в себе зашифрованную информацию о каком-либо объекте.

2. Зачем нужен штрихкод?

В соответствии с п. 3.25 Правил делопроизводства[1] в целях автоматизации присоединения электронной копии документа к электронной регистрационной карточке (далее – ЭРК), а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) может использоваться штриховое кодирование.

В практике в организациях, работающих с СЭД, штрихкоды используются уже давно.

В 2025 году штрихкод выделен как самостоятельный реквизит служебного документа. Согласно формулировке ГОСТ Р 7.0.97-2025[2] реквизит 31 «Штрихкод (QR-код[3]) документа» необходим для автоматизации поиска документа в информационной системе. Иными словами, штрихкод помогает быстро найти и открыть регистрационную карточку и электронный вариант документа.

На сегодняшний день мы работаем одновременно и с электронными документами, и с документами на бумажных носителях, и с электронными копиями документов. Регистрация документов при этом осуществляется в СЭД в рамках документопотоков и не зависит от носителя. Документы, созданные на бумажном носителе, сканируются, электронная копия присоединяется к ЭРК документа в СЭД. Штрихкод печатается и наклеивается на подлинник. Дальнейшая работа по документу осуществляется в СЭД. Там фиксируется вся основная информация – резолюции, отчеты об исполнении и пр. Быстро получить доступ к этой информации и отчасти упростить саму процедуру регистрации поможет штрихкод. Для считывания штрихкодов используют специальные устройства – сканеры.