Протокол: когда и кем составляется, как оформляется и сколько хранится

Термин «Протокол» имеет разные значения исходя из контекста. Изначально протоколом называли документ, фиксирующий какое-либо событие, факт или договоренность. В настоящее время значение этого слова зависит от сферы применения. В медицине протокол – это план лечения, в международных отношениях – один из видов договоров или регламент церемоний, в информатике – совокупность правил и соглашений, определяющая обмен сообщениями в сети. Существуют также протоколы осмотров мест происшествий, соревнований, судебных и общественных слушаний, которые фиксируют проведение таких мероприятий. Но в этой статье мы рассмотрим протокол как информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания коллегиального органа и принятые этим органом решения[1]. Расскажем, как правильно составлять и оформлять протоколы, каков срок их хранения.

Когда составляют протокол

Многие управленческие решения сначала проходят стадию выработки. Для этого собираются рабочие группы, комиссии, комитеты, советы, коллегии – то есть группы людей, которые совместно (коллегиально) эти решения обсуждают, предлагают или принимают. Состав постоянно действующего коллегиального органа в организации и порядок его работы, как правило, закрепляются в локальном нормативном акте или приказе. По закрепленному порядку работают, к примеру, комиссия по расследованию несчастного случая, аттестационная комиссия, комиссия по проверке требований охраны труда. А вот для созыва оперативных совещаний приказ не издают, да и локальные акты организации не всегда регламентируют правила проведения совещаний или заседаний рабочих групп.

Работа коллегиальных органов проходит в формате совещаний, заседаний или собраний. Но ход заседания (совещания) протоколируется только в том случае, если:

• Это требование:

– нормативного правового акта, например Правил обучения по охране труда[2] (п. 91 этого документа предписывает результаты проверки оформлять именно протоколом);

– Трудового кодекса Российской Федерации: в соответствии со ст. 229.2 кодекса в материалы расследования несчастного случая нужно включать протоколы опроса пострадавшего и свидетелей, а ст. 418 оговаривает, что протоколом оформляются действия, соглашения и решения, принимаемые в связи с рассмотрением и разрешением трудового спора;

– локального нормативного акта, например положения об аттестации.

• Важно, чтобы решения были закреплены документально. Такой протокол подписывают все участники либо председатель и секретарь собрания. В дальнейшем на него можно ссылаться, он приобретает силу распорядительного документа.
• Принятые решения подлежат исполнению. В таком протоколе, как правило, указывают конкретные поручения, ответственных лиц, сроки исполнения.
• В остальных случаях председатель коллегиального органа или руководитель совещания вправе самостоятельно решить, нужно ли составлять протокол заседания.

Кто составляет протокол

Протокол заседания постоянно действующего коллегиального органа ведет секретарь этого органа. В приказе или локальном нормативном акте закрепляется, кто именно выполняет роль секретаря (указывается должность или Ф.И.О.). Роль секретаря важна, поскольку он несет ответственность за недостоверное, неполное или искаженное содержание протокола.

Протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют их помощники (секретари, референты). Желательно в должностных инструкциях помощников эту обязанность зафиксировать. Если тема совещания узкопрофессиональная, то рационально поручить вести протокол специалисту, который разбирается в вопросе.

Если коллегиальный орган принимает решение по функции структурного подразделения, то секретарем назначают работника этого подразделения. Например, кадровик или архивист становится секретарем экспертной комиссии, а бухгалтер – секретарем инвентаризационной комиссии.

Работник, который составляет протокол, обеспечивает не только запись хода заседания, но и выполняет другую работу с ним: регистрацию, рассылку, контроль исполнения, хранение.