Как повысить эффективность работы с документами с помощью СЭД: информационная безопасность

Продолжаем тему оптимизации работы с документами с использованием систем электронного документооборота (далее – СЭД), начатую в прошлом году. В течение 2025 года на страницах журнала мы рассматривали количественные показатели эффективности в области управления документами. Но существуют еще и качественные показали, о которых пойдет речь в ближайших номерах.

В чем разница между ними? Количественные показатели измеримы в финансовых и временных затратах и всегда направлены на сокращение чего-либо. Качественные показали невозможно измерить, но они обеспечивают организации эффективность управления, информационную безопасность, репутацию в деловой среде и лояльность персонала (Таблица).

Рассмотрение качественных критериев эффективности начнем с повышения уровня информационной безопасности. Достижение этого критерия возможно благодаря следующим действиям:

• распределению прав доступа к документам согласно определенным правилам и полномочиям сотрудников в соответствии с зонами ответственности;
• исключению несанкционированного доступа к документам;
• шифрованию и подписанию документов с помощью усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной электронных подписей;
• обеспечению защищенности при хранении электронных документов;
• хранению всех версий документов, которые создаются в процессе обработки;
• ведению протокола работы пользователей и выявлению авторов преобразований документов;
• исключению рисков подмены документов за счет применения штрихкодирования.

Рассмотрим подробнее суть каждого действия и разберем, благодаря какому функционалу информационных систем они реализуются.

Распределение прав доступа к документам

Происходит согласно определенным правилам и полномочиям сотрудников в соответствии с зонами ответственности.

Определение роли (полномочий) 

В СЭД ведется справочник сотрудников. В нем содержится информация о каждом работнике, его помощниках и заместителях для работы в системе, контактные данные, а также фиксируются роли в рамках СЭД (рис. 1).